台風接近に伴う休業や在宅勤務の連絡メールは、安全第一を最優先に迅速に送ることが重要です。
- 送信のタイミング： 決定次第、できるだけ早く（計画運休発表時や前日が理想）
- 必須項目： 休業（在宅勤務）の期間、営業再開予定、緊急時の連絡先
- 心遣い： 相手の安全を気遣う一言を必ず添える
台風が接近していて急遽休業や在宅勤務が決まったけれど、取引先や社内にどう連絡すればいいか迷っていませんか？
焦っているときほど、言葉遣いや必要な連絡事項が抜け落ちてしまいがちですよね。
この記事では、以下の3つのポイントを解決します。
- そのままコピペできる状況別のメール例文
- 取引先、社内、上司向けの適切な伝え方
- 連絡をスムーズにするためのマナーと注意点
この記事のテンプレートを使えば、焦ることなく、失礼のない連絡をあっという間に完了できます。ぜひ活用してくださいね！
台風による休業・在宅勤務連絡メールを送る際の3つのポイント
台風の休業連絡メールを送る際の最重要ポイントは以下の3つです。
- ① 安全第一の姿勢を明確にする
- ② 休業期間と今後の対応（再開予定）を明記する
- ③ 決定次第、なるべく早く（前日までに）送信する
台風が接近してくると、「休むと迷惑をかけてしまうのでは……」と悩む方も多いかもしれません。しかし、現在のビジネスシーンにおいて、災害時に無理をして出社することは推奨されていません。大切なのは、関係各所に「迷惑をかけない」ことではなく、「いち早く正しい情報を伝え、被害を最小限に抑える」ことです。
何よりも「安全の確保」を最優先とする
台風による休業や在宅勤務への切り替えを連絡する際は、会社都合ではなく、従業員や顧客の安全を守るための措置であることを伝えるのがマナーです。
「交通機関が止まるから休みます」と事実だけを伝えるよりも、「お客様と従業員の安全確保を最優先とし……」と言葉を添えるだけで、企業としての責任感や誠実さが伝わりますよね。
コトクマ休業期間と緊急時の連絡先を必ず明記する
連絡の際は、いつからいつまで休みになり、その間の問い合わせはどうなるのかを明確にすることが必須です。
よくある失敗例：
「明日〇日は台風のため臨時休業といたします。よろしくお願いいたします。」
→ これでは、「明後日は営業するの？」「急ぎの要件はどうすればいいの？」と相手を不安にさせてしまいます。
必ず、「〇月〇日は休業し、翌〇日より通常営業の予定です」と再開の目安を書きましょう。また、「休業期間中のご連絡は〇〇宛てにお願いいたします」や「営業再開後に順次対応いたします」と、不在時の対応についても触れておくことが重要です。
連絡のタイミングは「決定次第すぐ（前日がベスト）」
台風による影響が予想される場合、交通機関の計画運休などが発表された段階で、前日中に連絡を入れるのが最も親切です。
「明日の朝、状況を見てから判断しよう……」と先延ばしにしてしまうと、取引先があなたの会社に向かって出発してしまったり、連絡がすれ違ったりするリスクがあります。
もし当日朝に急遽決まった場合は、メールだけでなく、電話などでもフォローを入れるとより丁寧です。
| 連絡対象 | 伝えるべき最重要事項 | 送信タイミングの目安 | 推奨される連絡ツール |
|---|---|---|---|
| 取引先・顧客 | 営業停止期間、代替の連絡手段 | 前日の営業時間内 | メール、HP掲示 |
| 社内・社員 | 出社可否の判断基準、業務指示 | 前日の夕方まで | 一斉メール、社内チャット |
| 上司（個人） | 現在の状況、業務の引き継ぎ事項 | 当日の始業時間前まで | メール、社内チャット |
【取引先・顧客向け】台風による休業連絡メールの例文
取引先やお客様向けの休業連絡メールは、丁寧なご案内が不可欠です。
全面休業する場合と、在宅勤務に切り替える場合の2つのパターンを用意しました。
ビジネスパートナーにお知らせする際は、メールの件名に【重要】や【臨時休業のお知らせ】といった言葉を入れ、一目で重要度が伝わるように工夫しましょう。
完全休業する場合のメール例文
オフィスや店舗を完全に閉鎖し、業務を停止する場合のテンプレートです。
件名：【重要】台風〇号接近に伴う臨時休業のお知らせ（〇月〇日）
本文：
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様（または「お取引先各位」）
平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
[自分の会社名]の[自分の名前]です。
この度、台風〇号の接近に伴い、お客様および従業員の安全確保を最優先といたしまして、誠に勝手ながら下記の日程にて臨時休業とさせていただきます。
■臨時休業日
202X年〇月〇日（曜）終日
※翌〇月〇日（曜）より通常営業の予定です。
※休業期間中にいただきましたメール等のお問い合わせにつきましては、営業再開日以降に順次対応させていただきます。
お客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解とご了承を賜りますようお願い申し上げます。
皆様におかれましても、被害などございませんよう、どうぞ安全にお過ごしくださいませ。
[署名]
原則在宅勤務（テレワーク）へ切り替える場合のメール例文
オフィスは閉鎖するものの、業務自体は在宅ワーク（リモート）で継続する場合のテンプレートです。会社の代表電話が繋がらなくなるため、直接メールや携帯電話へ連絡を促す一文を入れましょう。
件名：【重要】台風〇号接近に伴う原則在宅勤務（テレワーク）実施のお知らせ
本文：
〇〇株式会社
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
[自分の会社名]の[自分の名前]です。
台風〇号の接近に伴い、誠に勝手ながら弊社では、明日〇月〇日（曜）を原則在宅勤務（テレワーク）とさせていただくこととなりました。
業務自体は通常通り（または一部縮小して）行っておりますが、代表電話が繋がりにくい状況となります。
恐れ入りますが、お急ぎのご用件がございましたら、本メールへのご返信、または私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）まで直接ご連絡いただけますと幸いです。
■在宅勤務実施日：202X年〇月〇日（曜）
※翌〇月〇日（曜）より通常通りオフィスでの営業を再開する予定です。
ご不便をおかけして申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇様も、どうぞお気をつけてお過ごしください。
[署名]
お客様（BtoC店舗など）向けの案内メール例文
飲食店やサロン、小売店などの店舗が、一般のお客様へ臨時休業を知らせる場合のテンプレートです。この内容は、メールマガジンや公式LINE、SNS（XやInstagram）での発信にもそのまま応用できます。
件名：【重要】〇月〇日（曜）台風による臨時休業のお知らせ
本文：
いつも[店舗名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
台風〇号の接近に伴う悪天候が予想されるため、お客様とスタッフの安全を最優先に考慮し、明日〇月〇日（曜）は臨時休業とさせていただきます。
ご来店を予定されていたお客様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
なお、既にご予約をいただいているお客様へは、個別にご連絡の上、日程変更等のご案内をさせていただきます。
翌〇月〇日（曜）につきましては、通常通り営業を行う予定ですが、状況により変更となる場合がございます。最新情報は当店の公式サイトおよびSNSにてお知らせいたします。
皆様もどうぞ安全を第一にお過ごしください。
またのご来店をスタッフ一同、心よりお待ちしております。
[店舗名]
[連絡先]
【社内・社員向け】台風接近時の出退勤・休業連絡の例文
取引先への連絡の次は、社員に向けて発信する一斉連絡メールのテンプレートです。
休業の指示と、各自の判断に委ねる（自宅待機・在宅推奨）指示のパターン、そして社内チャット用の短縮版を紹介します。
会社から社員への連絡では、「どこまでが会社の指示で、どこからが個人の判断なのか」という基準を明確に示すことが大切です。曖昧な表現は混乱を招くため、ハッキリと伝えましょう。
会社として「臨時休業」を決定した場合の例文
会社全体としてオフィスへの出社を禁じ、休業とする場合の明確な指示メールです。
件名：【重要】台風〇号接近に伴う臨時休業の指示（〇月〇日）
本文：
社員各位
お疲れ様です。[部署名]の[自分の名前]です。
現在、非常に強い台風〇号が接近しており、暴風雨による公共交通機関の大規模な乱れや危険が予想されています。
つきましては、社員の皆さんの安全確保を第一と考え、明日〇月〇日（曜）は全社一斉に「臨時休業（出社禁止）」といたします。
■詳細
・対象日：202X年〇月〇日（曜）終日
・対応：原則として自宅待機とし、業務（在宅勤務を含む）は行わないでください。
なお、取引先や担当顧客へ急ぎの連絡が必要な場合は、各自で本日の営業時間内にメール等で「明日休業する旨」をお伝えください。
翌〇月〇日（曜）は通常出社の予定ですが、状況が変わる場合は改めて本メール（および社内チャット）にてお知らせします。
各自、身の安全を最優先に行動してください。
[署名]
「在宅勤務・自宅待機」を指示する場合の例文
出社は控え、可能な範囲で在宅勤務を指示する場合のテンプレートです。
件名：【重要】台風〇号接近に伴う原則在宅勤務への切り替えについて
本文：
社員各位
お疲れ様です。[部署名]の[自分の名前]です。
台風〇号の影響により、明日〇月〇日（曜）は交通機関の計画運休が発表されております。
社員の安全を考慮し、明日はオフィスへの出社を控え、「原則在宅勤務」へと切り替えます。
■詳細
・対象日：202X年〇月〇日（曜）終日
・対応：自宅でのリモートワークを基本とします。
ただし、停電や通信障害、ご家族の安全確保などにより在宅での業務継続が困難な場合は、無理をせず上長へ速やかに報告の上、業務を中断してください。
また、在宅勤務への切り替えに伴い、ご自身の担当顧客や取引先へは、事前に電話が繋がらない旨と代替の連絡手段をお伝えしておくようお願いします。
安全第一での行動をよろしくお願いいたします。
[署名]
Slackやチャットツールで連絡する場合の短縮フォーマット
社内連絡はSlackやTeams、LINE WORKSなどのチャットツールが主流な企業も多いでしょう。チャットの場合は、要点だけを短く箇条書きで伝えるフォーマットが適しています。
【@channel】【重要】明日の台風による在宅勤務切り替えの件
お疲れ様です！
台風の影響により、明日は原則「在宅勤務」とします。
■対象日：明日 〇月〇日(曜)
■対応：
・オフィスへの出社は原則禁止
・自宅でのリモートワークをお願いします
・停電などで業務継続が難しい場合は、早めに上長へ相談してください
各自、お客様への連絡（電話が繋がらない旨など）は本日のうちに済ませておきましょう。
身の安全を第一にお願いします！
【上司向け】台風で出社困難・遅延する場合の連絡メール例文
最後に、自分が台風の影響で出社できない場合に、上司へ送る連絡メールの例文です。
交通機関の運休による欠勤と、遅刻、そして在宅切り替えのパターンを紹介します。
個人の判断で休んだり遅れたりする場合、上司が一番気にするのは「今日やるはずだった業務はどうなるのか？」という点です。現在の状況と、業務の引き継ぎに関する報告を必ず入れましょう。
計画運休などで「欠勤」する場合の例文
電車が完全に止まっており、やむを得ず欠勤する場合のテンプレートです。
件名：悪天候（台風）による欠勤のご連絡／[自分の氏名]
本文：
[上司の役職名] [上司の氏名]
お疲れ様です。[自分の氏名]です。
現在、台風の影響により私が利用している〇〇線が終日運転見合わせとなっており、出社が困難な状況です。
誠に申し訳ございませんが、本日は欠勤とさせていただけますでしょうか。
本日予定しておりました〇〇の件につきましては、先ほど[同僚の名前]さんに引き継ぎの連絡を済ませております。
また、〇〇社との打ち合わせについては、先方へ連絡し明後日に延期していただきました。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
明日は通常通り出社する予定です。何か急ぎの確認事項がありましたら、携帯電話宛てにご連絡いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
遅延により「遅刻」する場合の例文
午前中は様子を見て午後から出社するなど、遅刻する場合のテンプレートです。
件名：台風による交通機関遅延に伴う出社遅れのご連絡／[自分の氏名]
本文：
[上司の役職名] [上司の氏名]
お疲れ様です。[自分の氏名]です。
現在、台風の影響で〇〇線が運転を見合わせており、駅で足止めとなっている状況です。
運行再開の見込みが〇時頃とのことですので、本日の出社は〇時頃になりそうです。
午前中に対応予定だった〇〇のデータ入力については、[同僚の名前]さんにお願いをしております。
状況が変わり、さらなる遅れが生じるようであれば再度ご連絡いたします。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
出社を取りやめ「在宅勤務」に切り替える場合の例文
出社は危険だが、自宅での業務は可能な場合のテンプレートです。
件名：台風に伴う在宅勤務への切り替えのご相談／[自分の氏名]
本文：
[上司の役職名] [上司の氏名]
お疲れ様です。[自分の氏名]です。
現在、台風による激しい雨風のため、安全を考慮し本日は出社を見合わせ、在宅勤務に切り替えさせていただきたいのですが、よろしいでしょうか。
業務に必要なPC環境は自宅に整っておりますので、本日の〇〇の業務は予定通り進行いたします。社内ミーティングにつきましても、オンラインで参加させていただきます。
急な変更でご迷惑をおかけしますが、ご承認のほどよろしくお願いいたします。
【Slackでの報告用 短縮例文】
お疲れ様です。〇〇です。
現在、台風の影響で〇〇線が運転見合わせとなっております。
出社が困難かつ危険な状況のため、本日は【在宅勤務 / 欠勤】とさせてください。
急ぎの〇〇案件については、〇〇さんに引き継ぎ済みです。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします！
よくある質問（FAQ）
台風時の休業連絡メールに関して、よく検索される疑問に答えるセクションです。
Q1: 臨時休業の連絡はいつまでに出すべきですか？
原則として、決定次第すぐに連絡するのがベストです。具体的には、前日の営業時間内に送信し、相手が確認できるようにしましょう。当日朝に急遽決まった場合は、メールに加えて電話でもフォローを入れると確実です。
Q2: お客様向けのメールの件名はどうすれば目立ちますか？
【重要】【臨時休業のお知らせ】など、隅付き括弧（【】）を使って緊急性をアピールしましょう。迷惑メールに紛れないよう、シンプルかつ目立つ工夫が大切です。
Q3: 電話とメール、どちらで連絡するのが正解ですか？
一斉周知にはメールが適していますが、直近（当日や翌日）の打ち合わせ予定がある相手や、急を要する重要な取引先には、メール送信後に電話でも一報を入れるのが最も丁寧で確実なマナーです。
Q4: 上司への欠勤連絡はLINEでもいいですか？
会社の規定によりますが、基本はメールか、会社が指定している公式の社内チャットツール（Slack、Teams、LINE WORKSなど）を使いましょう。個人のLINEは、上司から「LINEでもOK」と明確な許可が出ている場合のみに留めるのが無難です。
Q5: 台風で子供の学校が休校になり休む場合はどう伝えますか？
「台風の影響で子供の通う学校（保育園）が休校となったため」と理由を明確にし、欠勤するのか、あるいは在宅勤務で対応するのかを伝えましょう。この場合も、業務の引き継ぎを忘れずに行うことが重要です。
まとめ：台風のメール連絡は「安全確保」と「迅速さ」が第一
台風による休業や在宅勤務の連絡メールは、いざという時に焦らず送れるよう、事前に準備しておくことが大切です。
最後に、メールを送信する前のチェックリストを用意しました。
- 【台風の休業・連絡メール送信前チェックリスト】
- 〇 件名に【重要】や休業の日付が入っているか？
- 〇 何日から何日まで休業するか（期間）が明記されているか？
- 〇 営業再開予定の日時が書かれているか？
- 〇 休業期間中の緊急連絡先や対応方法が書かれているか？
- 〇 相手の安全を気遣う一言が添えられているか？
台風などの自然災害時は、誰もが不安を抱えています。
あなたからの迅速で温かみのあるメールひとつで、取引先や社内の仲間は安心できるはずです。
この記事のテンプレートをコピー＆ペーストして、安全を第一に乗り切ってくださいね！