MENU
  1. ホーム
  2. ビジネスメール
  3. 日程調整メールの書き方｜今すぐ使える例文・テンプレ

日程調整メールの書き方｜今すぐ使える例文・テンプレ

ビジネスメール
日程調整メール

日程調整メールは、相手の手間を減らす設計が9割です。
用件→候補→所要時間→返信期限→場所/URLの順で並べ、スマホでも一目で読める形にします。
この記事は、今すぐ使えるテンプレと件名辞典、NG表現まで収録。新入社員や学生でもそのまま送れます。

目次

日程調整メールの基本

相手が選びやすく、ミスなく確定できる型を整理。件名・宛名・本文の順に、目的→候補（3〜5）→所要時間→返信期限→場所/URL→署名を簡潔に。社外/社内での言い回しの違いも押さえます。

日程調整は「情報の欠け」をなくすと一往復で決まります。
目的は1行、候補は幅をもたせて3〜5案、所要時間と希望の優先度を添えます。
返信期限は柔らかく期限日を入れ、確定後はカレンダー招待を同封します。

件名の型（20字以内・Reの扱い）

  • 基本：案件名＋用件＋氏名（短く、先頭に用件）
  • 返信時：原則そのまま返信。用件が変わるときのみ先頭に「再調整」などを追加。
  • コピペ可（例）
    • 打合せ日程のご相談（山田）
    • 面接日程のご相談／○○大学 山田
    • 日程再調整のお願い（山田・ABC）
    • 日程確定のご連絡（山田）
    • 【リマインド】明日10:00打合せ

宛名・敬称／Cc・Bccの基本ルール

  • 宛名：社外は「会社名＋部署＋役職＋氏名様」。社内は「氏名さん/さま」。
  • 敬語：依頼は「恐れ入りますが」／断りは「誠に申し訳ございません」。
  • Cc：関係者の共有。Toは主担当1名。Bccは大量配信や紹介時のみ。
  • 代理返信：冒頭に**「○○様より共有いただき、△△が代理でご連絡」**と明記。

本文の型：目的→候補→所要時間→返信期限→署名

  • 書き方チェック
    • 目的1行／背景は最小限
    • 候補3〜5案（曜日・時間帯つき）
    • 所要時間（例：30分）
    • 返信期限（例：○/○(水)まで）
    • 場所/URL・参加者・署名
  • 最小テンプレ（社外・依頼）※コピペ可
○○株式会社 △△様

お世話になっております。ABC社の山田です。
打合せ日程のご相談です。下記いずれかでご都合はいかがでしょうか。

・○/○(火) 10:00–10:30
・○/○(水) 14:00–14:30
・○/○(木) 16:00–16:30
※所要30分／オンライン(Zoom)予定

恐れ入りますが、○/○(金)までにご都合をお知らせください。
ご希望があれば他候補もご提示します。

ABC株式会社 山田太郎
TEL: 090-xxxx-xxxx / Mail: yyyy@abc.co.jp

候補日の出し方と所要時間・返信期限

候補は3〜5件、曜日と時間帯を併記。**所要時間（15/30/60分）**を明示し、**返信期限（例：○/○(金)まで）**を添えると一往復で決まりやすい。相手の選びやすさを最優先に、幅のある提示が基本です。

まず平日昼帯を主に幅の異なる時間を混ぜて3〜5案。
迷ったら30分枠を基準に、オンラインは短め・対面は移動を考慮。
返信期限は柔らかい依頼で明記し、代替案の受け口も書きます。

早見表：3〜5候補・曜日併記・時間帯

  • コツ
    • 連続した時間だけに固めない（午前・午後・夕方を混在）
    • 「〇時前後」は避け、開始–終了で記載
    • 同週内＋翌週頭までをミックス
候補日時所要備考
第1○/○(火) 10:00–10:3030分オンライン(Zoom)
第2○/○(水) 14:00–14:3030分対面・御社に伺います
第3○/○(木) 16:00–17:0060分議題多めの場合
第4○/○(金) 12:30–13:0030分昼休み枠可
第5○/○(月) 9:30–10:0030分翌週予備

コピペ：候補提示一式

下記いずれかでご都合はいかがでしょうか。
・○/○(火) 10:00–10:30（オンライン）
・○/○(水) 14:00–14:30（対面・御社）
・○/○(木) 16:00–17:00
※所要30–60分／議題に応じて調整可

対面／オンライン別の所要時間目安

  • オンライン：15–30分（初回挨拶や確認中心）、45–60分（要議論）
  • 対面：30–60分＋移動余白。訪問時は入館手続き5–10分も考慮
  • 面接：書類確認あり30–45分、最終は60分目安
  • 迷ったら30分をデフォルトにし、議題多めは60分案も併記

コピペ：所要時間の添え方

※所要30分を予定しております（議題により前後いたします）

返信期限の設定と文言の型

  • 設定の目安：
    • 社外初回：提示日から2–3営業日後
    • 社内・至急：当日または翌営業日
    • 面接・選考：企業指定＞自社都合を優先
  • 文言の型（やわらかい依頼）
恐れ入りますが、○/○(金)までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。
  • 代替案の受け口
上記で難しい場合は、差し支えない範囲で候補日をお知らせください。
  • 忙しい相手向け（ワンクリック可）
可能でしたら第一希望のみご返信ください。こちらで調整いたします。

ケース別テンプレ（コピペ可）

用途別に“そのまま貼れる”文面を収録。依頼・承諾・不都合→再提案・再調整依頼・催促・御礼/当日案内・社内/上司向け・就活まで網羅。各テンプレは件名つきで、日時だけ差し替えれば即送信できます。

依頼（社外・取引先）／相談

件名：打合せ日程のご相談（{貴社名}・{自社名/氏名}）

{会社名} {部署} {役職} {姓}様
お世話になっております。{自社名}の{氏名}です。
{目的：例「新機能のご説明」}につき、下記いずれかでご都合いかがでしょうか。

・{M/D(曜)} {HH:MM}–{HH:MM}
・{M/D(曜)} {HH:MM}–{HH:MM}
・{M/D(曜)} {HH:MM}–{HH:MM}
※所要{30}分／{オンライン(Zoom) or 対面・御社に伺います}

恐れ入りますが、{M/D(曜)}までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。
{自社名} {氏名}／TEL {電話}／Mail {メール}

承諾・確定（カレンダー招待同封）

件名：{M/D}打合せのご参加確認とご案内（{氏名}）

{姓}様
ご提案の{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}で承知しました。カレンダー招待をお送りします。
当日は{オンラインURL}よりご参加ください。議題は下記を想定しています。
・{議題1}
・{議題2}

どうぞよろしくお願いいたします。

不都合→代替案提示（相手案に合わないとき）

件名：日程の再提案のお願い（{氏名}）

{姓}様
ご提案の{M/D HH:MM}は都合つかず恐縮ですが、下記はいかがでしょうか。
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
※所要{30}分／形式は{オンライン/対面}どちらでも調整可能です。
ご検討のほどお願いいたします。

再調整依頼（こちら都合で変更したい）

件名：日程再調整のお願い（{M/D打合せ}）

{姓}様
大変恐れ入りますが、{理由：社内会議の都合など}により
{M/D HH:MM}の予定を再調整させていただけますでしょうか。
代替案：
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。可能な範囲でご教示ください。

催促：未返信（2–3営業日後の目安）

件名：日程調整の件（リマインド／{氏名}）

{姓}様
お忙しいところ恐れ入ります。{送信日}にお送りした日程の件、いかがでしょうか。
差し支えなければ、{M/D(曜)}までに第一希望だけでもご返信いただけますと助かります。
難しい場合は候補日を頂ければ、こちらで再提案いたします。

催促：前日リマインド

件名：【明日】{M/D HH:MM}打合せのご案内（{氏名}）

{姓}様
明日{HH:MM}開始の打合せのご案内です。
参加URL：{オンラインURL}
議題：{議題1／議題2}
直前のご連絡先：{電話}
どうぞよろしくお願いいたします。

御礼・当日案内（場所・URL・参加者）

件名：本日の打合せのご案内（{M/D HH:MM}／{氏名}）

{姓}様
本日{HH:MM}より{オンライン/対面}でお待ちしております。
URL/場所：{URL or 住所・会議室名}
参加者：{自社A}、{自社B}／{先方C}
終了後に議事メモを共有いたします。どうぞよろしくお願いいたします。

社内・上司向けの簡潔フォーマット

件名：{案件}打合せ日程のご相談（{氏名}）

{上司名}さん
下記でご都合いかがでしょうか。所要{30}分です。
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
難しければ候補いただければ合わせます。よろしくお願いします。

就活：面接調整（応募者→企業）

件名：面接日程のご相談（{大学/氏名}）

{会社名} 人事ご担当者様
お世話になっております。{大学名}{学部}の{氏名}です。
一次面接につき、下記いずれかで参加可能です。
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
※所要{30–45}分／オンライン希望（対面も可）
ご確認のほどよろしくお願いいたします。

就活：辞退

件名：選考辞退のご連絡（{氏名}）

{会社名} 人事ご担当者様
このたびは選考の機会をいただきありがとうございました。
熟考の結果、誠に勝手ながら選考を辞退いたします。
貴重なお時間を頂戴し恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

就活：再調整（体調不良・学校行事など）

件名：面接日程の再調整のお願い（{氏名}）

{会社名} 人事ご担当者様
{M/D HH:MM}の面接について、{理由：体調不良/大学行事}により
再調整をお願いできますでしょうか。代替案は下記です。
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご検討いただけますと幸いです。

件名テンプレ辞典（20字以内）

モバイルで切れにくい20字以内を基準に、案件名＋用件＋氏名を短く配置。返信時は件名を崩さず、内容が変わるときのみ「再調整」「確定」などを先頭に付けます。以下はコピペで使える短文例です。

件名は用件が先・固有名詞は後ろが基本。氏名は（山田）のように丸括弧で短縮。迷ったら「日程のご相談／再調整のお願い／確定のご連絡」で統一します。数字は半角で詰め、【】は強調にのみ使用しましょう。

依頼・相談

日程のご相談（山田）
打合せのご相談（山田）
候補日ご提案（山田）
面談日程のご相談（山田）
面接日程のご相談（山田）
選考日程のご相談（山田）

承諾・確定

日程承知いたしました（山田）
日程確定のご連絡（山田）
参加確認のお願い（山田）
{M/D}打合せのご案内（山田）
ご参加の御礼（山田）

再調整・変更

日程再調整のお願い（山田）
打合せ変更のご連絡（山田）
面接再設定のお願い（山田）
予定変更のご相談（山田）
会議時間変更の件（山田）

催促・リマインド

日程の件（リマインド）
【確認】日程のご返信
【再送】日程のご相談
前日リマインド（山田）
明日10:00打合せ（山田）

面接・選考（学生向け）

面接日程のご相談（○○大山田）
選考日程のご相談（山田）
面接再調整のお願い（山田）
面接辞退のご連絡（山田）
最終面接のご案内受領（山田）

NG表現・送信タイミング・マナー

曖昧・強すぎる表現は誤解のもと。避けたい言い回し→言い換えを一覧化し、送信時間は原則営業時間内・土日夜は予約送信で配慮。Cc/Bccや代理返信の基本を押さえ、気持ちよく確定まで進めます。

NG表現は具体性と丁寧さで置き換えます。
送信は先方の稼働時間帯を優先し、土日夜は既読を急がせない運用が安全。
Cc/Bccは情報最小・関係者のみ。代理返信は誰の依頼かを最初に明示します。

避けたい言い回し＆言い換え

  • いつでも大丈夫 → ご都合の良い時間帯をお知らせください
  • 至急お願いします → 可能でしたら本日中にご返信いただけますと幸いです
  • 了解しました → 承知しました／かしこまりました
  • すみません → 恐れ入りますが／申し訳ございません
  • どこでもOKです → 御社／オンラインいずれも対応可能です
  • 〇時前後 → 〇:〇〇–〇:〇〇
  • URLだけ貼る → 参加方法・議題・所要時間も併記

コピペ：丁寧な依頼の型

恐れ入りますが、〇/〇(曜)までにご都合をお知らせいただけますと幸いです。

送信時間の基準（営業時間内／土日夜）

  • 原則：平日9:00–18:00に送信（先方の就業時間を優先）
  • 早朝/深夜・土日：予約送信が無難（受信側の通知配慮）
  • リマインド：前日午前または当日朝に短く再送
  • 期限設定：営業日基準で2–3日後を目安にやわらかく依頼

コピペ：予約送信の断り（必要時）

※本メールは予約送信にてお送りしております。お手すきの際にご確認ください。

Cc／Bcc・代理返信の注意点

  • To：主担当1名／Cc：関係者のみ（入れすぎない）
  • 宛名の順：先方＞自社（敬意の順）
  • 一斉送信：外部同報はBccを使用（アドレス露出防止）
  • 返信全員：不要な“全員に返信”は控える（情報最小）
  • 代理返信：最初に経緯と役割を明記

コピペ：代理返信の書き出し

○○様より共有を受け、△△が代理でご連絡いたします。

ツール併用の文面とカレンダー招待

予約リンク（Calendly/Jicoo等）は相手がワンクリックで選べるのが利点。メール本文ではリンクの目的と所要時間を明記し、確定後はGoogleカレンダー／.ics招待で抜け漏れを防ぎます。URL・参加者・アジェンダを最小情報で添えましょう。

ツールは「相手主導で選んでもらう」時に有効。自分主導で候補提示する場合も、別候補の受け口としてリンクを併記すると往復が減ります。確定後は招待送付→前日リマインドの2段構えでミスを防止します。

予約リンク提示（相手に選んでもらう型）

件名：日程のご相談（{案件名}／{氏名}）

{姓}様
{案件名}につき日程の候補を下記リンクからご選択ください。
所要：{30}分／形式：{オンライン or 対面}
予約リンク：{URL}

候補が合わない場合は、差し支えない範囲で日時をお知らせください。
どうぞよろしくお願いいたします。
  • ひと言ポイント：リンクの用途／所要時間／形式を1行で明記

こちら主導で候補提示＋リンク併用

件名：打合せ日程のご提案（{氏名}）

{姓}様
下記いずれかでいかがでしょうか（所要{30}分）。
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
・{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}
※上記以外は下記より選択可能です：{予約リンクURL}
  • 使い分け：第一希望をメール、その他はリンクで取りこぼし防止

カレンダー招待（Google／.ics）の添付文言

件名：{M/D HH:MM} {案件名}のご案内（{氏名}）

{姓}様
{M/D(曜) HH:MM–HH:MM}の予定でカレンダー招待をお送りしました（JST）。
当日は下記よりご参加ください。
URL：{オンラインURL}
アジェンダ：{議題1／議題2}
参加者：{自社A}、{先方B}

※.icsを添付しております。Google/Microsoft等いずれのカレンダーでも追加いただけます。
  • 作成のコツ
    • タイトル：「案件名｜会社名/氏名」
    • 場所：URL or 住所＋会議室名
    • 説明欄：目的・アジェンダ・連絡先
    • タイムゾーン：JSTを明記（海外相手は相手TZも追記）

手順（HowTo）

  1. 候補提示メール送信（または予約リンク案内）
  2. 時間確定→即カレンダー招待送付
  3. 前日午前に短いリマインド
  4. 直前にURL/会場を再確認
  5. 終了後、議事メモを共有

口語→敬語置換・署名テンプレ

新入社員・学生が迷いやすい口語を自然な敬語に置換できる早見表を用意。語尾は「です・ます」で統一し、承知/かしこまりましたなど定番を使います。あわせて学生/新社会人の署名テンプレと英語ひとことも掲載。

強すぎる断定やカジュアル語は避け、依頼＝やわらかく／謝罪＝明確にが基本。
語尾は「〜いたします」「〜でございます」で統一し、二重敬語（お伺いさせていただく等）は避けます。
署名は氏名・所属・連絡先を最小に、学生は大学・学部・卒年を明記しましょう。

口語→敬語 置換リスト

  • すみません → 恐れ入りますが／申し訳ございません
  • 了解です → 承知しました／かしこまりました
  • とりあえず → まずは取り急ぎご連絡まで
  • 〜してもらえますか → 〜していただけますでしょうか
  • どこでもOK → 御社／オンラインいずれも可能です
  • 急ぎで！ → 可能でしたら本日中にご確認いただけますと幸いです
  • すぐ返します → 至急対応いたします／先に要点のみご連絡いたします

署名テンプレ（学生／新入社員）

学生向け

――――――――――
○○大学 △△学部 △年
山田 太郎（やまだ たろう）
Mail: taro.yamada@example.com
Tel : 080-xxxx-xxxx

新入社員向け

――――――――――
ABC株式会社 営業部
山田 太郎
Mail: yamada@abc.co.jp / Tel: 03-xxxx-xxxx
〒100-0000 東京都千代田区○○1-2-3

英語併記の最小フレーズ

  • ご都合伺い：Please let me know your availability.
  • 了承：Noted with thanks. / I understand.
  • 依頼：Could you kindly confirm by {M/D}?
  • 結び：Best regards, / Thank you in advance.

FAQ（よくある質問）

よくある疑問に即答できる短文Q&A集です。件名の長さ、返信期限の目安、土日・夜間送信の扱い、未返信時の催促タイミング、オンラインURLと所要時間の置き場所、学生/新入社員の署名まで、実務で迷うポイントをすべて網羅します。

日程調整メールの件名は何文字が適切ですか？

モバイルで切れにくい15〜20字が目安。「用件＋案件名＋氏名」が基本です。返信時は件名を変えず、内容が変わる場合のみ「再調整／確定」などを先頭に付けます。

返信はいつまでに求めるのがマナーですか？

社外は2〜3営業日後、社内や至急案件は当日〜翌営業日を目安に、やわらかい依頼で明記します（例：「○/○(金)までにご返信いただけますと幸いです」）。

土日や夜に送っても失礼になりませんか？

原則は先方の営業時間に到着するよう予約送信が無難。緊急時は冒頭に断り書きを入れます（例：「時間外のご連絡失礼いたします」）。

未返信のときは何日後に催促すべきですか？

前回送信から2〜3営業日後に一次リマインド。件名は「日程の件（リマインド）」など簡潔にし、「第一希望だけでもご返信ください」とハードルを下げます。

オンライン会議のURLや所要時間はどこに書きますか？

本文末に「URL・所要時間・形式（Zoom/Teams）・参加者」を最小情報で明記し、確定後はカレンダー招待にも同内容を記載します。前日リマインドで再掲すると安心です。

学生・新入社員の署名は何を書けば十分ですか？

氏名／所属（大学・学部・学年 or 会社・部署）／電話／メールで十分。就活では大学名＋卒年も入れましょう。ふりがなは任意ですが読みが難しい場合は付けます。

ビジネスメール
よかったらシェアしてね！
  • URLをコピーしました！
  • URLをコピーしました！

この記事を書いた人

kotobanomoriのアバター kotobanomori

関連記事

コメント

コメントする

目次