「〇〇さん、今年の新年会の幹事よろしくね！」
上司からの突然の指名、本当にお疲れ様です！ 一年のスタートを飾る新年会。みんなに楽しんでもらいたいけれど、まず最初の難関として立ちはだかるのが「案内メール」ですよね。
- 「失礼な表現になっていないかな？」
- 「いつまでに送ればいいんだろう？」
- 「全員の日程調整、どうやるのがスムーズ？」
そんな不安を抱えている幹事さんのために、この記事では「コピペでそのまま使える」だけでなく、「気が利くね！」と褒められる案内メールの作り方を徹底解説します。
この記事で約束することは以下の3つです。
- 全パターン網羅： 社内・社外・友人など、相手別の「そのまま使える例文」をご用意しました。
- マナーの正解： 「いつ送る？」「件名は？」など、迷いやすい基本ルールを明確にします。
- トラブル回避： 返信が来ない時の「催促」や「リマインド」の正解もわかります。
さあ、サクッと案内メールを作成して、幸先の良い一年のスタートを切りましょう！
まずは基本を攻略！ 新年会案内メールの「必須5要素」と「ベストな送信時期」
いきなりメールを書き始める前に、少しだけ「作戦タイム」を取りましょう。 案内メールは、単なるお知らせではありません。「参加率」を左右する重要なプレゼン資料でもあります。
まずは、失敗しないための「タイミング」と「中身」のルールを押さえておきましょう。
いつ送るのが正解？ カレンダーで見る送信タイミング
「新年会なんだから、年が明けてからでいいや」と思っていませんか？ 実は、それが一番の落とし穴なんです！
12月は年末の忙しさでバタバタしますが、みなさん1月の予定は意外と早く埋まり始めます。 参加率を上げたいなら、以下のスケジュールを目安に動くのがベストです。
- 理想のタイミング：【12月中旬 〜 仕事納めまで】
- 「年明け早々に開催しますよ」という予告として、年内に案内を出してしまうのが最も親切で、参加率も高くなります。
- ギリギリのタイミング：【仕事始め 〜 開催日の2週間前まで】
- 年内に間に合わなかった場合は、年明けの出社初日〜第1週目には必ず送りましょう。
💡 編集部からのワンポイント もし案内が遅れて1月下旬〜2月の開催になってしまった場合は、名目を「新年会」から「決起集会」や「懇親会」に変えるのも手です。「今さら新年会？」という違和感を消し、「今年一年頑張ろう！」という前向きな会に再定義できますよ。
抜け漏れ厳禁！ メールに書くべき「構成要素」チェックリスト
案内メールを受け取った人が、「いちいち質問しなくても詳細がわかる」状態にするのが親切な幹事の鉄則です。 以下の6つは必ず盛り込みましょう。
- 日時（Date）： 24時間表記にし、必ず（曜日）を入れる。
- 例：1月20日（金） 18:30〜20:30（受付開始 18:15）
- 場所（Place）： 店名だけでなく、地図URL（Googleマップ等）を必ず貼る。
- 今の時代、住所をコピーして検索させるのは不親切です。ワンタップで地図が開くようにしましょう！
- 会費（Price）： 税込か、飲み放題込みか明確に。集金方法（当日現金、事前PayPayなど）も書くと親切。
- 会社から補助が出る場合は「※会社補助適用後の金額です」と添えましょう。
- 形式（Style）： コース料理か、立食ビュッフェか、座敷か。
- 「靴を脱ぐのかどうか」は、特に女性参加者にとって重要な情報です。
- 出欠締切日： 開催日の1週間〜10日前を目安に設定。
- 緊急連絡先： 当日の遅刻や欠席連絡先（幹事の携帯番号など）。
【盲点】開封率が変わる！ 「件名」の付け方のコツ
毎日大量のメールを受け取るビジネスマンにとって、件名は「開封するかどうか」を決める生命線です。 悪い例と良い例を見比べてみましょう。
- ❌ 悪い例：
- 「お疲れ様です」
- 「新年会について」
- （いつの？ 誰の？ 何をすればいいの？ が全くわかりません）
- ⭕️ 良い例：
- 「【1/20開催】営業部新年会のご案内（要返信）」
- 「【重要】全社新年会のお知らせ（出欠締切：1/10）」
ポイントは、隅付き括弧【 】を使って目立たせることと、日付を入れること。 これだけで、「あ、この日の予定を確認しなきゃ」と相手に行動を促せます。
【そのまま使える】シチュエーション別・決定版例文集
お待たせしました！ ここからは、コピー＆ペーストして（ ）の中身を変えるだけで使える例文集です。 相手との関係性に合わせて、最適なトーンのものを選んでください。
パターン1：【社内・全体】フォーマルかつ温かみのある標準定型文
上司や他部署の方も含まれる場合、もっとも汎用性が高い「失敗のない」パターンです。礼儀正しさを保ちつつ、堅苦しくなりすぎないバランスを目指しました。
件名： 【1/24開催】〇〇部 新年会のお知らせ（要返信）
本文：
社員の皆様 （または 〇〇部各位）
お疲れ様です。幹事の〇〇（自分の名前）です。
新しい年を迎え、皆様いかがお過ごしでしょうか。 このたび、心機一転、本年のさらなる飛躍を祈願して「新年会」を開催いたします。
普段なかなか話せない方とも親睦を深め、英気を養う楽しい会にしたいと考えております。 ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加いただけますようお願い申し上げます。
記
■日時 2024年1月24日（金） 18:30〜20:30 （受付開始：18:15〜）
■場所 居酒屋「コトバノ森」 新宿店 住所：東京都新宿区〇〇1-2-3 地図URL：[GoogleマップのURLをここに貼る] ※個室・座敷席となります。
■会費 5,000円（税込・飲み放題付） ※当日、受付にて集金いたします。お釣りのないようご協力をお願いします。
■出欠確認 予約の都合上、【1月15日（水）まで】に、以下のフォームより出欠をお知らせください。 URL：[調整さん等のURL] ※あるいは「本メールへの返信にてお知らせください」
■備考 アレルギー等で食べられない食材がある方は、出欠回答時にお書き添えください。
幹事：営業部 〇〇太郎 内線：1234 携帯：090-xxxx-xxxx
💡 編集部からのワンポイント この例文のポイントは、冒頭の「英気を養う」「親睦を深める」というポジティブな目的提示と、末尾の「アレルギー対応」です。この一文があるだけで、「配慮ができる幹事だな」と株が上がりますよ！
パターン2：【社内・部署/チーム】親近感重視！「楽しそう」と思わせる文面
気心の知れたチームメンバーや、若手中心の会なら、少し砕けた表現で「なんだか楽しそう」と思わせるのがコツです。
件名： 【1/20(金)】〇〇チーム新年会！ 美味しいお肉を食べに行きましょう🍖
本文： チームの皆様
お疲れ様です！ 幹事の〇〇です。
年末の繁忙期、本当にお疲れ様でした。 年明け早々ではありますが、チームの結束をさらに固めるべく（というのは建前で、単に皆さんと美味しいお酒が飲みたいので！）新年会を企画しました。
今回は、以前からリクエストの多かった「〇〇（店名）」の焼肉コースを予約しました！ 美味しいお肉を食べて、日頃の疲れを吹き飛ばしましょう。
途中参加や早退もOKですので、ぜひ気軽にご参加ください！
記
■日時 1月20日（金） 18:30 スタート （※仕事のキリが良いタイミングで合流してください！）
■場所 焼肉「コトバ苑」 地図URL：[GoogleマップのURL]
■会費 4,500円（飲み放題付）
■出欠登録 以下のURLから【1月13日（金）まで】に入力をお願いします。 URL：[調整さん等のURL]
■その他 苦手な食材がある方は、フォームの備考欄にご記入ください。
皆さんのご参加、心よりお待ちしています！
幹事：〇〇
パターン3：【社外・取引先】格調高く！ ビジネスチャンスにつなげる招待メール
取引先やパートナー企業を招く場合は、日頃の感謝を伝え、相手を立てる丁寧な表現が必要です。「招待状」のような格調高さを意識しましょう。
件名： 新年会のご案内（株式会社〇〇 幹事名）
本文： 株式会社〇〇 営業部 部長 〇〇 〇〇 様
拝啓
新春の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、日頃より大変お世話になっている皆様をお招きし、ささやかながら新年会を催したく存じます。 ご多忙の折とは存じますが、新年のご挨拶と情報交換の場として、ぜひご光臨賜りますようご案内申し上げます。
当日は、心ばかりの料理とお酒をご用意してお待ちしております。
敬具
記
■日時 2024年1月25日（木） 18:00〜20:00（受付開始 17:30）
■会場 ホテル〇〇「△△の間」 住所：東京都港区〇〇 地図URL：[GoogleマップのURL]
■会費 5,000円 （当日受付にて申し受けます）
■お申し込み 誠に恐縮ながら、準備の都合上、1月15日（月）までに、本メールへの返信にてご出欠をお知らせください。
【返信フォーマット】 ・御社名： ・ご芳名： ・ご出欠： 出席 ・ 欠席
ご不明な点がございましたら、幹事〇〇までお気軽にご連絡ください。 皆様にお目にかかれますことを、社員一同楽しみにしております。
株式会社〇〇 総務部 幹事：〇〇 〇〇 電話：03-xxxx-xxxx Email：xxx@example.com
パターン4：【友人・サークル】LINEでもOK！ ワクワク感を伝える文面
友人の場合はメールよりもLINEグループで送ることが多いはず。堅苦しい挨拶は抜きにして、要点とワクワク感を伝えましょう。「ノート」機能を使うと情報が流れずに便利です。
件名（LINEなら1行目）： 🎍あけおめ！ 新年会やろうぜ🍻
本文： みんな久しぶり！ 元気してる？ 2024年もみんなで集まって、パーッと新年会やりましょう！
今回は「カニ食べ放題」のお店を見つけたので予約しました🦀 積もる話もあると思うし、たくさん食べて飲んで盛り上がろう！
📅 日時 1月21日（土） 18:00〜20:00
📍 場所 海鮮居酒屋「コトバ水産」 渋谷店 [地図URL]
💰 会費 4,000円くらい（コース＋飲み放題）
📝 出欠 予約の関係があるから、【1/14(土)】までにこのノートのコメント欄か、「イベント機能」で回答よろしく！
アレルギーとか食べられないものあったら教えてね〜。 みんなに会えるの楽しみにしてる！
参加率がグッと上がる！ 「気の利いたひとこと」＆「安心フレーズ」集
ただの業務連絡で終わらせないために、案内メールにそっと添えたい「魔法のフレーズ」をご紹介します。この一言があるだけで、受け取った人の「行こうかな」という気持ちが大きく動きます。
「行きたい！」と思わせるポジティブな締めくくり
事務的なメールの最後に、あなたの温度感をプラスしましょう。
- 「皆様と新年の抱負を語り合えるのを楽しみにしております。」
- 「美味しいお酒をご用意してお待ちしております。」
- 「久しぶりに皆様の笑顔にお会いできるのを心待ちにしております。」
今の時代に必須！ 「アレルギー」「途中参加」「ノンアル」への配慮文
多様性の時代です。「お酒が苦手」「アレルギーがある」という人が、肩身の狭い思いをしないよう先回りしてケアしましょう。
- お酒が苦手な人へ: 「ノンアルコールドリンクも豊富なお店ですので、お酒が飲めない方もご安心ください。」
- アレルギー対応: 「アレルギーや苦手な食材がございましたら、遠慮なくお知らせください。可能な限り対応させていただきます。」
- 途中参加・早退: 「業務の都合による遅れての参加や、中座も構いません。短時間でもお顔を見せていただければ嬉しいです。」
幹事の腕の見せ所！ 「催促」「変更」「リマインド」のスマートな送り方
案内を出して終わりではありません。むしろ、ここからが幹事の正念場。 返信が来ない人への対応や、前日のリマインドなど、シーン別の対処法を伝授します。
返信が来ない…！ 角を立てずに返事を促す「催促メール」の技術
締切を過ぎても返信がない人へのメールは、気を使いますよね。ポイントは「責めずに、事務的に、期限を切る」ことです。
件名： 【再送】新年会の出欠確認のお願い（1/24開催）
本文： お疲れ様です。幹事の〇〇です。
先日ご案内いたしました新年会の出欠につきまして、まだ回答をいただいていない方に再送しております。 （すでにご回答済みで行き違いになってしまった場合はご容赦ください）
お店の予約人数の最終確定を行うため、大変恐縮ですが、【明日 1月17日（水）午前中】までにお知らせいただけますでしょうか。
もし回答がない場合は、誠に勝手ながら今回は「欠席」として手配させていただきます。 ご多忙中お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
ドタキャンを防ぐ！ 前日の「リマインドメール」例文
「うっかり忘れてた！」を防ぐため、前日（または当日の朝）には必ずリマインドを送りましょう。
件名： 【明日開催】新年会のお知らせ（開始18:30〜）
本文： お疲れ様です。幹事の〇〇です。 いよいよ明日、1月24日（金）は新年会です！
皆様と楽しい時間を過ごせるのを楽しみにしております。 当日はお気をつけてお越しください。
■日時： 1月24日（金） 18:30〜 ■場所： 居酒屋「コトバノ森」 [地図URL] ■緊急連絡先： 090-xxxx-xxxx（〇〇携帯）
※もし急な業務等で欠席・遅刻される場合は、上記携帯までご連絡ください。
まさかのトラブル！ 日時変更・中止のお詫びメール
インフルエンザの流行や天候不良など、やむを得ず中止にする場合の例文です。
件名： 【重要・お詫び】1/24 新年会の中止のお知らせ
本文： 社員の皆様
お疲れ様です。幹事の〇〇です。
1月24日（金）に予定しておりました新年会ですが、社内でのインフルエンザ流行の状況を鑑み、皆様の健康を第一に考え、誠に残念ながら【中止（または延期）】することといたしました。
予定を空けてくださっていた皆様には、多大なるご迷惑をおかけし深くお詫び申し上げます。
延期開催の日程につきましては、状況が落ち着き次第、改めてご案内させていただきます。 何卒ご理解ご了承のほど、よろしくお願い申し上げます。
送信ボタンを押す前に！ 最終安全確認チェックリスト
最後に、このリストで指差し確認をしてから送信ボタンを押しましょう。
- [ ] 曜日は合っていますか？ （日付と曜日がズレているミスが一番多いです！）
- [ ] 地図URLは開けますか？ （リンク切れになっていませんか？）
- [ ] 「〇〇さん」の敬称は抜け落ちていませんか？
- [ ] 宛先（To, CC, BCC）は正しいですか？ （社外の人への一斉送信は必ずBCCで！）
- [ ] 自分の連絡先（内線・携帯）は書きましたか？
まとめ： 良い案内メールは、良い新年会の第一歩
たかがメール、されどメール。 丁寧で温かみのある案内メールは、受け取った人に「この幹事なら安心だな」「なんだか楽しそうだな」という予感を与えます。
この記事の例文をうまく活用して、準備の8割をサクッと終わらせてしまいましょう。 そうすれば当日は、幹事であるあなた自身も、美味しいお酒と料理を心から楽しめるはずです。
あなたの新年会が大成功することを、心より応援しています！
よくある質問（FAQ）
Q. 上司になかなか出欠を確認できません。どうすればいいですか？ A. メールを送った後、「先ほど新年のご案内をお送りしましたので、お手すきの際にご確認ください」と口頭で一言添えるのが最強です。それでも返信がなければ、締切前日に「部長、お店の予約の関係がありまして…」と直接聞きに行っちゃいましょう！
Q. 会社の新年会、会費の相場は？ A. 一般的には4,000円〜5,000円程度が多いです。若手社員の負担を減らすために、上司や会社が多めに負担する「傾斜配分」を行うケースもあります。事前に上司に相談しておくと安心です。
Q. 案内メールは一斉送信でいいの？ A. 社内の場合は、メーリングリストや一斉送信（ToやCC）で問題ありません。ただし、社外の取引先を複数招く場合は、個人情報保護の観点から必ず「BCC」を使うか、1件ずつ送るのがマナーです。
Q. 締切後に「やっぱり行きたい」と言われたら？ A. お店に確認し、席が増やせそうなら快く受け入れましょう。「なんとか席を確保しました！」と伝えれば、相手も感謝してくれます。どうしても無理な場合は、「申し訳ありません、今回は満席で…次回ぜひ！」と丁重にお断りしましょう。