「今度の送別会、幹事お願いできる？」
そう頼まれた瞬間、頭の中に「どうしよう…」という不安がよぎりませんでしたか？
- 「失礼があったらどうしよう…」
- 「みんな忙しいのに、面倒だと思われないかな？」
- 「どんな文章なら、気持ちよく参加してもらえるんだろう？」
初めての幹事なら、そう思うのは当然です。でも、大丈夫です！
送別会の案内メールは、単なる「業務連絡」ではありません。主賓への感謝と、送り出す仲間たちの気持ちをつなぐ「最初の演出」なんです。
この記事では、コトバノモリ専属の編集者が、以下の3つのポイントを徹底解説します。
- そのままコピペOK！ シーン別の気の利いた例文集
- スマホでパッと見た瞬間に内容が伝わる「見やすいレイアウト」
- 「この幹事、できるな」と思われるマナーと心遣い
読み終わる頃には、自信を持って送信ボタンを押せるようになっているはずです。さあ、一緒に最高の送別会の準備を始めましょう！
まず確認！送別会案内メールの「3つの鉄則」
具体的なメール文面を作る前に、絶対に押さえておきたい「3つの鉄則」があります。これさえ守れば、大きな失敗は防げますよ。
1. 送信タイミングは「開催の2〜3週間前」がベスト
案内メールを送るタイミングは、早すぎても遅すぎてもいけません。
- 早すぎる（1ヶ月以上前）： まだ予定が分からない人が多く、忘れられてしまうリスクがあります。
- 遅すぎる（1週間前）： すでに予定が埋まっている人が多く、参加率が下がってしまいます。
ベストなのは「開催日の2〜3週間前」です。
例えば、月末の金曜日に開催するなら、その月の初旬〜中旬の火曜日〜木曜日（週の半ば）に送ると、メールを見落とされにくく、スムーズに返信をもらいやすいですよ。
2. 件名は「【重要】送別会のお知らせ（〇〇さん）」で一目瞭然に
皆さんも経験があると思いますが、仕事中はたくさんのメールが届きます。その中で埋もれないようにするためには、件名だけで中身がすべて伝わることが重要です。
スマホの通知画面で見たとき、以下のように見えるのが理想的です。
- 悪い例： 送別会について
- （誰の？ いつ？ 重要なの？ と開くまで分からない）
- 良い例： 【重要】送別会のお知らせ（営業部・佐藤さん）｜〇月〇日開催
- （重要度、内容、主役、日程が一目でわかる！）
特に 【】 （隅付き括弧）を使うと、視覚的に目立つのでおすすめです。
3. 一斉送信のマナー！BCCとCCの使い分け
複数の人にメールを送る際、宛先の設定には注意が必要です。
- 社内メンバーのみの場合：
- 基本的には 「TO（宛先）」 または 「CC」 で全員のアドレスが見えるように送ります。「誰が招待されているか」が共有できるためです。
- 社外の人（OB・OG、取引先など）が混ざる場合：
- 必ず 「BCC」 を使いましょう。お互いのメールアドレス（個人情報）が見えないようにする配慮が必須です。
💡 編集者からのワンポイントアドバイス
意外と忘れがちなのが、「主賓（送られる人）」への配慮です。
サプライズでない限り、主賓にも同じタイミングで（あるいは事前に）詳細を伝えておく必要があります。
ただし、一斉送信のメールに主賓を「TO」で入れると、会費の記述（「会費4,000円」など）を見て気まずい思いをさせてしまうことも。
主賓には別途、「招待メール」を送るのがスマートです。
一斉送信メールには主賓を含めず、「※なお、佐藤さんには別途ご案内しております」と書き添えると完璧ですよ！
【コピペOK】社内向け送別会案内メール例文集
それでは、すぐに使える例文をご紹介します。
基本の構成は以下の通りです。この「型」に当てはめていけば、迷うことはありません。
- 挨拶・趣旨: 「お疲れ様です。幹事の〇〇です。」
- 主賓の紹介: 誰の、どんな送別会か。
- 日時・場所: 最も重要な情報。
- 会費: 明確に。
- 出欠確認: 締切日を設定。
基本の型：異動・転勤する上司・同僚へ
最も一般的なパターンです。シンプルかつ丁寧にまとめましょう。
件名： 【送別会】佐藤課長（大阪支社へご栄転）のお見送り会について
本文：
社員の皆様
（または「〇〇部各位」）
お疲れ様です。〇〇部の[あなたの名前]です。
このたび、長年にわたり私たちのチームを支えてくださった佐藤課長が、
4月1日付で大阪支社へ栄転されることとなりました。
つきましては、佐藤課長のこれまでのご功労に感謝し、
新天地でのさらなるご活躍を祈念して、送別会を開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、ぜひ皆様ご参加くださいますようお願い申し上げます。
佐藤課長とゆっくりお話しできる最後の機会ですので、
楽しい時間を共有できればと思っております。
【送別会 詳細】
- 日時： 〇月〇日（金） 18:30〜20:30（18:15受付開始）
- 場所： 居酒屋「コトバノモリ亭」 新宿店
- 住所：東京都新宿区〇〇1-2-3
- 地図：[GoogleマップのURL]
- アクセス：新宿駅東口から徒歩5分、〇〇ビルの3階です。
- 会費： 4,000円
- ※当日集金いたします。お釣りのないようご協力をお願いします。
- コース： 飲み放題付き 旬の和食コース
【出欠確認】
予約の都合上、〇月〇日（水）までに、以下のフォームより出欠をお知らせください。
[出欠調整ツールのURL]
※または「本メールへの返信にてお知らせください」
お名前： 出欠： 参加 ・ 不参加 一言メッセージ：
ご不明な点がございましたら、幹事（内線：1234）までご連絡ください。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
署名
〇〇部 幹事：[あなたの名前]
定年退職される方へ（敬意と感謝を強調）
長年会社に貢献された方へは、いつもより少し改まった、敬意のこもった表現を使います。
変更ポイント：
- 「ご栄転」→「ご定年」
- 「ご活躍を祈念して」→「長年のご功労に敬意を表し、感謝の気持ちを込めて」
例文の一部（導入）
このたび、経理部の田中部長が、3月末日をもちまして定年退職を迎えられます。
40年の長きにわたり会社を支えてこられた田中部長に、心からの感謝をお伝えしたく、
ささやかではございますが送別会を企画いたしました。
寿退社・転職など（前向きな送り出し）
結婚やキャリアアップでの退職は、しんみりしすぎず、「おめでとう」「応援している」という明るいニュアンスを含めます。
変更ポイント：
- 「退職」→「新たな道へ進まれます」「卒業されます」などの表現もOK（社風に合わせて）。
- 「明るく送り出しましょう！」という一文を添える。
例文の一部（導入）
このたび、営業部の鈴木さんが、ご結婚（または新たなキャリアへの挑戦）に伴い、
今月末で退職されることとなりました。
いつも笑顔で職場を明るくしてくれた鈴木さんの、新たな門出をお祝いし、
笑顔で送り出す会を開催したいと思います！
【コトバノモリ流】「参加したい！」と思わせる温かい一言テクニック
事務的なメールだと、「忙しいからパスしようかな…」と思われてしまうことも。
そこで、詳細欄の直前に「人間味のある一言」を添えてみましょう。これだけで、参加率はグッと上がります。
- エピソードを添える：
- 「佐藤課長のあの『伝説のプレゼン』の裏話が聞けるかもしれません！」
- 感情を入れる：
- 「寂しくなりますが、湿っぽくならず、いつものように賑やかに送り出したいです！」
- メリット（？）を提示する：
- 「当日は、田中さんが大好きな〇〇（美味しい日本酒など）を用意してお待ちしています！」
💡 編集者からのワンポイントアドバイス
「コピペ＋1行のオリジナル」が最強です。
例文をそのまま使うのは全く問題ありませんが、どこか1箇所だけ、
「その人らしいエピソード」や「あなたの素直な気持ち」を付け加えてみてください。
完璧な敬語よりも、たった一行の「寂しくなりますね」という本音の方が、
読み手の心を動かし、「よし、参加して盛り上げよう！」という気にさせるものですよ。
社外・取引先も招く場合の案内メール
社外の方（取引先やOB・OGなど）をお招きする場合、社内向けのようにフランクにはいきません。
失礼のない「フォーマルな型」を使いましょう。
取引先向けフォーマル例文
件名： 【ご招待】〇〇株式会社 佐藤（営業部）送別会のご案内
本文：
株式会社〇〇
営業部 山田 太郎 様
拝啓
[時候の挨拶]（例：新緑の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。）
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、弊社の佐藤一郎（営業部課長）が、このたび4月1日付で大阪支社へ転勤することとなりました。
在勤中は、山田様をはじめ皆様に多大なるご指導ご鞭撻を賜り、深く感謝申し上げます。
つきましては、佐藤の新たな門出を祝い、またこれまでの感謝をお伝えしたく、
ささやかながら送別会を催したく存じます。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、
何卒ご光臨賜りますようご案内申し上げます。
敬具
【記】
- 日時： 〇月〇日（金） 18:30〜（受付開始 18:15）
- 会場： 日本料理「コトバノモリ亭」
- 住所：東京都新宿区〇〇1-2-3
- 電話：03-1234-5678
- 地図：[GoogleマップのURL]
- 会費： 5,000円（当日受付にて申し受けます）
【出欠のご連絡】
恐れ入りますが、〇月〇日（水）までに、
本メールへのご返信にて出欠をお知らせいただけますと幸いです。
担当幹事：〇〇株式会社 [あなたの名前]
電話：03-0000-0000
メール：kanji@example.com
主賓（送られる側）本人へ送る招待メール
一斉送信メールとは別に、主賓へは個別に招待状を送るのがマナーです。
（※会費の有無については、社内の慣習に従ってください。主賓は無料とするのが一般的です。）
件名： 【招待状】佐藤課長 送別会のご案内
本文：
佐藤課長
お疲れ様です、〇〇部の[あなたの名前]です。
このたびの大阪支社へのご栄転、誠におめでとうございます。
佐藤課長への感謝を込めて、部員一同で送別会を企画いたしました。
ご多忙中とは存じますが、ぜひご出席いただけますでしょうか。
当日は、積もる話もたくさんあるかと思います。
課長に喜んでいただけるよう準備しておりますので、楽しみにしていてください！
詳細
- 日時： 〇月〇日（金） 18:30〜
- 場所： 居酒屋「コトバノモリ亭」 新宿店
- [地図URL]
- 会費： 佐藤課長からはいただきません。
- （※もし寸志をいただく慣習がある場合は何も書かなくてOK、あるいは「当日は手ぶらでお越しください」など）
幹事の腕の見せ所！スマホで見やすい「詳細欄」の作り方
案内メールの中で一番見られるのは、本文よりも「詳細欄」です。
ここが分かりにくいと、当日になって「場所どこだっけ？」「何時からだっけ？」という問い合わせが幹事に殺到します。
これを防ぐための、スマホ特化型の最強詳細欄の作り方を伝授します。
これで質問が来ない！必須項目チェックリスト
以下の項目が網羅されているか、送信前に必ずチェックしましょう。
- [ ] 日時： 日付だけでなく「曜日」も必須。24時間表記（18:30）がベター。
- [ ] 受付開始時間： 「18:30開始」だと、その時間に到着する人がいます。「18:15受付開始」と書くことで、スムーズな開始を促せます。
- [ ] 店名： 正式名称で。チェーン店の場合は「〇〇店」まで正確に。
- [ ] 住所・地図URL： 必須。
- [ ] 会費： 税込か税抜か、お釣りの有無など。
- [ ] キャンセル規定： 「前日以降はキャンセル料が発生します」と書いておくと、ドタキャン防止になります。
- [ ] 緊急連絡先： 当日の幹事の携帯番号。
地図はURLだけでなく「駅からの道順」も添える
GoogleマップのURLを貼るのは基本ですが、実はそれだけでは不親切です。
雨の日や、方向音痴な人のために、テキストでの補足を1行加えましょう。
悪い例：
地図：https://www.google.com/search?q=https://goo.gl/maps/xxxxx
良い例：
地図：https://www.google.com/search?q=https://goo.gl/maps/xxxxx
（アクセス補足：JR新宿駅「東口」を出て、アルタ左側の道を直進3分。1階にファミリーマートがあるビルの3階です）
この1行があるだけで、迷う人が激減し、遅刻も減ります。
今どきの配慮（アレルギー、禁煙、キャッシュレス）
時代に合わせて、以下の配慮を一言添えると「気が利く！」と評価されます。
- アレルギー対応：
- 「苦手な食材やアレルギーをお持ちの方は、出欠フォームの備考欄（または返信）にてお知らせください。」
- 喫煙・禁煙情報：
- 「※店内は完全禁煙です（入り口に喫煙スペースあり）」
- キャッシュレス決済：
- 「※会費は当日現金のほか、PayPayでの送金も受け付けます。」
- （最近は現金を持ち歩かない若手も多いので、これは非常に喜ばれます！）
メールを送った「その後」が肝心！リマインドと変更対応
案内メールを送って終わりではありません。当日まで気を抜かないのがプロの幹事です。
開催3日前の「リマインドメール」でドタキャン防止
人間は忘れる生き物です。悪気なく日時を勘違いしている人もいます。
開催の2〜3日前に、リマインド（再確認）メールを全員に送りましょう。
件名： 【いよいよ明後日！】佐藤課長送別会のお知らせ（〇月〇日）
本文：
社員の皆様
お疲れ様です、幹事の[あなたの名前]です。
佐藤課長の送別会がいよいよ明後日（金曜日）に迫ってまいりました！
皆様とお会いできるのを楽しみにしております。
改めて日時と場所をご案内いたします。
- 日時： 〇月〇日（金） 18:30〜
- 場所： [店名]（地図URL）
- ※予約名の「〇〇」とお伝えください。
- 緊急連絡先： 090-xxxx-xxxx（幹事携帯）
なお、万が一急な欠席となる場合は、前日の〇時までにご連絡ください。
それ以降はキャンセル料が発生いたしますのでご注意ください。
まだ返信がない人への催促メール（角が立たない書き方）
締切を過ぎても返信がない人には、個別に連絡を入れます。
責めるのではなく、「メール届いてますか？」というスタンスで送ると角が立ちません。
件名： 【再送】送別会の出欠確認のお願い（〇〇部 [あなたの名前]）
本文：
〇〇さん
お疲れ様です、幹事の[あなたの名前]です。
先日ご案内いたしました佐藤課長の送別会につきまして、
ご多忙中とは存じますが、出欠のご予定はいかがでしょうか？
お店の予約確定の都合上、明日〇時までにお知らせいただけますと幸いです。
もし本メールと行き違いでご連絡いただいておりましたらご容赦ください。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
【緊急時】台風や急病での変更・中止連絡
台風の直撃や、主賓の急な体調不良など、やむを得ず中止・延期にする場合のテンプレートです。
決定次第、早急に送ります（電話やチャットツールとの併用推奨）。
件名： 【重要】本日の送別会の延期について
本文：
社員の皆様
お疲れ様です、幹事の[あなたの名前]です。
本日予定しておりました佐藤課長の送別会ですが、
[理由：大型台風の接近に伴う交通機関への影響]を考慮し、
安全第一と考え、本日の開催を見送り「延期」とさせていただきます。
楽しみにしてくださっていた皆様には大変申し訳ございませんが、
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
改めての日程につきましては、状況が落ち着き次第、再度ご案内させていただきます。
取り急ぎ、ご連絡まで。
よくある疑問を解決！幹事のためのお悩みQ&A
最後に、幹事さんからよく寄せられる疑問にお答えします。
Q1. 案内メールに「寸志」や「餞別」のことは書くべき？
A. 基本的には書きません。
寸志（主賓からのお金）はあくまで主賓の好意であり、期待するものではないからです。
また、餞別（プレゼント代）を会費に上乗せして集める場合は、「会費 4,500円（記念品代を含む）」と記載し、内訳を明確にするとトラブルになりません。
Q2. 2次会の案内はいつ送るのがスマート？
A. 1次会の出欠が確定した後、または当日でもOKです。
最初から「2次会ありき」で案内すると、拘束時間が長いと感じられることも。
1次会のリマインドメールの際に、「なお、2次会も予定しております（自由参加）」と軽く添える程度がスマートです。
Q3. 欠席者からメッセージを集める良い方法は？
A. オンラインの寄せ書きツールが便利です。
色紙を回すのはテレワーク時代には大変です。「yosetti（ヨセッティ）」などのオンライン寄せ書きサービスのURLを案内メールに貼り、「欠席される方も、ぜひ一言メッセージをお願いします！」と添えれば、全員の気持ちを主賓に届けられます。
まとめ：あなたのメールが「最高の送別会」の幕開けになる
たかがメール、されどメール。
一通の案内メールには、幹事であるあなたの「主賓への敬意」と「参加者への配慮」が詰まっています。
- わかりやすい件名
- スマホで見やすい詳細欄
- 温かみのある一言
これらを意識して作ったメールは、受け取った人に「お、今度の幹事はしっかりしてるな」「なんだか良い会になりそうだ」という期待感を抱かせます。
その期待感こそが、当日の温かい雰囲気を作り出す一番のスパイスになるのです。
この記事の例文をコピーして、あなたなりの「温かい一言」を一つだけ加えてみてください。
きっと、素晴らしい送別会になりますよ。応援しています！