【コピペ可】丁寧に断るメール例文33選｜上司・取引先・同僚

急な依頼や条件不一致でも、関係を損なわずに断れる“無難フレーズ”をまとめました。まずは短文で即コピペ→必要なら状況別テンプレへ。最後にNG→OKの言い換えと、相手別のコツ、FAQも用意しています。

クイックコピペ33選（トーン別）

丁寧バージョン

• 恐れ入りますが、今回は見送らせていただけますと幸いです。
• 大変心苦しいのですが、社内調整の結果、辞退の運びとなりました。
• せっかくのご提案ながら、事情によりお受けいたしかねます。
• 誠に恐縮ですが、現状の体制では対応が難しい状況です。
• 光栄なお話ではありますが、別件との調整がつかず辞退いたします。
• ご期待に添えず申し訳ございませんが、今回は見合わせます。
• ありがたいお申し出ですが、要件と合致せず辞退いたします。
• 勝手を申しますが、期日の都合により対応が叶いません。
• 今回は関係各所と協議のうえ、見送る判断となりました。
• ご検討いただいたところ恐れ入りますが、参画は難しい見込みです。
• 誠に残念ではございますが、要望にお応えできかねます。

標準バージョン

• せっかくですが、今回は見送ります。
• 条件が合わず、申し訳ありませんが辞退します。
• 期日が重なっており、対応が難しいです。
• ありがたいご依頼ですが、今回はお受けできません。
• 現在のリソースでは対応が困難です。
• 社内の方針により、今回は見合わせます。
• 目的との適合が難しく、辞退いたします。
• スケジュール調整がつかず、参加できません。
• ご提案は魅力的ですが、優先順位の都合で見送ります。
• 継続案件のため、リードタイムが確保できません。

カジュアルバージョン

• ごめんなさい、今回はパスさせてください。
• うれしいお話ですが、今は手が回らず見送ります。
• タイミングが合わず、参加できなさそうです。
• ありがたいのですが、別案件で手いっぱいです。
• 条件が合わないので、今回は遠慮します。
• せっかく声をかけていただいたのに、力になれずすみません。
• スケジュールが埋まっており難しいです。
• 内容的に今の方向性と合わず、見送ります。
• また機会があれば、ぜひお願いします。
• すてきな企画ですが、今回は見送りでお願いします。
• 今回は見合わせますが、情報共有は継続させてください。
• 興味はありますが、優先度の関係で別の機会にお願いします。

状況別テンプレ（件名・本文・結び）

1) 期日が合わない（候補提示あり）

• 件名：日程のご提案（◯◯の件）
• 本文：
  　いつもお世話になっております。◯◯の件ですが、当該期間は別件と重なっており参加が難しい状況です。
  　もし可能でしたら、○/○(火) 午前／○/○(木) 16時以降であれば対応検討できます。
• 結び：ご期待に添えず恐縮ですが、ご検討のほどお願い申し上げます。

2) 条件が合わない（代替範囲提示）

• 件名：ご提案の件（対応範囲について）
• 本文：
  　ご提案ありがとうございます。拝見したところ、現行体制ではご提示のボリューム全体への対応が難しい見込みです。
  　代替として、要件Aのみであれば前向きに検討できます。
• 結び：無理のない形でご一緒できれば幸いです。

3) 社内方針により難しい（理由簡潔）

• 件名：ご依頼の件／辞退のご連絡
• 本文：
  　平素よりお世話になっております。本件は社内方針の見直しにより、外部案件の新規受入を停止しております。
  　大変心苦しいのですが、今回は辞退いたします。
• 結び：貴重なお声がけに感謝申し上げます。今後ともよろしくお願いいたします。

4) 既存案件の優先（関係継続を明示）

• 件名：◯◯の件／対応可否について
• 本文：
  　ご連絡ありがとうございます。現在、既存案件の納期対応を優先しており、新規の着手が難しい状況です。
• 結び：落ち着き次第、改めて状況共有いたしますので、引き続き情報交換させてください。

5) 内容が適合しない（紹介・再提案の余地）

• 件名：ご提案拝受の御礼／見送りのご連絡
• 本文：
  　このたびのご提案、誠にありがとうございます。誠に残念ながら、当方の領域と主旨が合致しないため、今回は見送らせてください。
  　もし**◯◯分野向け**の案件がございましたら、改めてお声がけいただけますと幸いです。
• 結び：今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

NG→OK 書き換え（3例）

NG文	改善ポイント	OK文
取り急ぎお断りします。	唐突・高圧 → クッション語＋簡潔理由	恐れ入りますが、事情により今回は見送らせていただきます。
時間ないので無理です。	断定・素っ気ない → 期日都合＋代替提案	期日が重なっており難しいため、○/○なら検討可能です。
興味ありません。	否定表現 → 適合性で説明	方向性が合わず、今回は見送りますが、別テーマがあれば検討します。

相手別の言い回し Tips

• 取引先：結びに「引き続きよろしくお願いいたします」を置いて関係継続を明示。件名は用件が一目でわかる形に。
• 上司：結論→理由→代替案（または影響最小化策）の順で簡潔に。主観より“体制・優先度”を根拠に。
• 同僚：事実ベースで率直に。ただし「断る＋サポート範囲」をセットで伝えると摩擦が減る。
• 初対面：礼＋結論＋理由（汎用）＋今後の余地（別テーマ・別時期）の4点を短く。

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よくある質問（FAQ）

Q1. 断る理由はどこまで書くべき？
A. 1文で十分です（期日・体制・適合性など汎用理由）。詳細は求められたときに共有します。

Q2. 断った後に関係を悪くしないコツは？
A. クッション語→簡潔理由→関係継続の一言（「今後とも〜」）の3点セットを守ること。

Q3. 件名の付け方は？
A. 「◯◯の件／対応可否」など、開く前に意図が伝わる語を先頭に。謝意・お詫びは本文で。