【コピペOK】歓迎会メールの書き方と例文集！案内・返信マナー

2026年3月13日

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春の異動シーズンや、新しい仲間が加わったとき。初めて歓迎会の幹事を任されたり、逆に自分が主役として招待されたりすると、「どんなメールを送ればいいのだろう？」と迷ってしまいますよね。

特にビジネスの場では、失礼のない言葉遣いはもちろんのこと、参加者がスムーズに出欠を返信できるような「幹事としての気遣い」も求められます。

「忙しい先輩たちに、どうやって案内を出せばいいの？」「主役の方には、別のメールを送るべき？」「もし欠席する場合は、どう断れば角が立たない？」

そんな不安を抱えているあなたのために、この記事では、そのままコピー＆ペーストして使えるシチュエーション別の例文をたっぷりご用意しました。

この記事を読むと、以下の3つがわかります。

誰に出しても恥ずかしくない、歓迎会メールの「基本の型」
案内・返信・お礼など、場面ごとに使える「コピペ用例文集」
ちょっとした一言で相手を笑顔にする、コトバノモリ流の「温かいマナー」

初めての幹事でも、この記事を読みながら準備を進めれば大丈夫です。新しい仲間の門出を祝う素敵な歓迎会になるよう、まずは心を込めたメール作りから一緒に始めていきましょう！

【幹事必見】歓迎会の案内メール・基本の書き方と3つのマナー

歓迎会の案内メールは、いわば「イベントの招待状」です。参加してほしいという歓迎の気持ちを伝えることはもちろんですが、最も重要なのは「必要な情報が、誰が読んでも正確に伝わること」です。

毎日たくさんの業務メールを処理しているビジネスパーソンにとって、パッと見て内容が把握できるメールはそれだけで好印象を与えます。

まずは、案内メールを作成する上で絶対に外せない基本事項と、幹事として覚えておきたい3つのマナーを確認しましょう。

絶対に漏らしてはいけない「5つの基本情報」

歓迎会の案内メールには、参加者が「行くか、行かないか」を判断するために必要な情報がすべて揃っている必要があります。以下の5つの項目は、箇条書きにしてわかりやすく記載しましょう。

日時（開始時間と終了予定時間） 「〇月〇日（金）19:00スタート」だけでなく、「21:00終了予定」など終わりの目安も書いておくと、参加者はその後の予定が立てやすくなります。
場所（お店の名前、住所、URL） お店の名前だけでなく、必ずお店のWebサイトや地図アプリのURLを添えましょう。初めて行く人でも迷わずたどり着けるための必須の気遣いです。
会費と集金方法 金額を明記するのはもちろん、「当日の受付で集めます」「〇日までに幹事のデスクまでお願いします」など、集金の方法も書いておくと、当日のバタバタを防ぐことができます。また、「お釣りが出ないようご協力をお願いします」と一言添えるのも幹事のテクニックです。
出欠の返信期限 「〇月〇日（水）の17時まで」というように、日付だけでなく時間まで明確に区切るのがポイントです。
幹事の連絡先 当日の急な遅刻やキャンセル、お店の場所がわからないといったトラブルに備えて、幹事の携帯電話番号やメールアドレスを記載しておきましょう。

マナー1：件名は「ひと目で内容と期限がわかる」ように

ビジネスメールにおいて、件名は命です。受信トレイに並んだたくさんのメールの中で埋もれてしまわないよう、件名だけで「何についてのメールか」「いつまでに何をすればいいのか」がわかるように工夫しましょう。

悪い例と良い例を見比べてみてください。

【悪い例】

歓迎会のお知らせ
お疲れ様です、〇〇です。

これでは、緊急性が伝わらず、後回しにされてしまう可能性があります。

【良い例】

【出欠ご返信：4/10〆】営業部・〇〇さん歓迎会のご案内（幹事：山田）
【要返信】新入社員歓迎会のお知らせ（〇月〇日開催）

このように、件名の冒頭に「【出欠ご返信：〇/〇〆】」や「【要返信】」といった記号付きの言葉を入れると、パッと目を引きやすくなります。また、誰の歓迎会なのか、誰が幹事なのかも件名に入れておくと親切です。

マナー2：主役（主賓）への配慮を忘れない

歓迎会の主役は、新しく入社された方や異動してきた方です。案内メールの中には、主役の方への温かい歓迎の言葉を必ず添えましょう。

ただ「〇〇さんの歓迎会をします」と書くよりも、簡単なプロフィールや紹介文を添えると、参加者の「会ってみたい！」「お話ししてみたい！」という気持ちを高めることができます。

例えば、「前職では〇〇の業務を担当されていたそうです」「ご出身は北海道で、趣味はキャンプとのことです」といった一言があるだけで、当日の会話のきっかけにもなります。

また、会費の扱いについても注意が必要です。一般的に、歓迎会の主役は会費を無料（招待）にするケースが多いです。その場合、案内メールには主役の会費については触れず、参加者で等分した金額を記載します。会社の規定で補助が出る場合もありますので、会費の設定については、事前に部署の先輩や上司に確認しておくと安心です。

マナー3：返信期限は「お店の予約期限」の3日前〜1週間前に

幹事にとって最も頭が痛いのが、出欠の集計とお店の予約変更です。

「返信期限をいつに設定すればいいかわからない」という声をよく聞きますが、鉄則は「お店の人数変更の締め切り日から逆算して、余裕を持たせること」です。

例えば、お店のキャンセル・人数変更の期限が「開催日の3日前」だとします。その場合、参加者への返信期限を同じ「3日前」にしてしまうと、返信が遅れている人への催促や、急な欠席者の対応に追われ、最悪の場合キャンセル料を幹事が自腹で払うことになりかねません。

そのため、返信期限は「お店の予約期限のさらに3日前〜1週間前」に設定しましょう。

そして、案内メールの中に「お店の予約の都合上、期限までのご返信をお願いいたします」と一言書き添えておくと、「早く返信しないと幹事さんに迷惑がかかるな」と理解してもらいやすくなります。

💡 編集者からのワンポイントアドバイス：幹事の失敗談から学ぶ

私が若手の頃、初めて歓迎会の幹事をしたときのことです。良かれと思って「まだお店は決まっていませんが、まずは日程だけ確保をお願いします！」とメールを送ったところ、「会費はいくら？」「場所はどのあたり？」と質問の返信が殺到してしまい、パニックになった苦い経験があります。

案内メールは「情報が小出しになる」のが一番のNGです。日時、場所、会費がすべて確定してから、一斉に送信するようにしましょう。「すべて決まってから動く」のが、スマートな幹事への第一歩です！

【コピペOK】歓迎会の「案内メール」シチュエーション別・例文集

ここからは、そのままコピーして使えるシチュエーション別の案内メール例文をご紹介します。送る相手や職場の雰囲気に合わせて、ご自身の状況に合うものをアレンジして使ってくださいね。

新入社員・中途入社向け（一般的な丁寧さ）

部署全体や会社全体に送る、誰に出しても恥ずかしくないスタンダードなテンプレートです。

件名：【出欠ご返信：〇/〇〆】〇〇さん歓迎会のご案内（幹事：山田）

営業部の皆様
お疲れ様です。〇〇チームの山田です。

この度、〇月より新しく営業部に配属されました〇〇さんの歓迎会を、
以下の通り開催することとなりました。

〇〇さんは前職でIT業界のご経験があり、趣味は映画鑑賞とのことです。
皆様と親睦を深める良い機会にできればと存じます。

ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせの上、
ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。

記

・日時：〇月〇日（金）19:00〜21:00予定
・場所：居酒屋「〇〇」
　　　　[お店のURL]
・会費：〇,〇〇〇円（当日の受付でお預かりします）
・備考：お釣りが出ないようご協力をお願いいたします。

【出欠のご返信について】
お店の予約の都合上、大変恐縮ですが
【〇月〇日（水）17時まで】に本メールへの返信にて
出欠をお知らせくださいますようお願いいたします。

--------------------------------------------------
山田宛てにご返信ください
・ご氏名：
・ご出欠：　出席　・　欠席
・一言（アレルギー等があればお知らせください）：
--------------------------------------------------

ご不明な点がございましたら、幹事の山田（内線〇〇／携帯〇〇〇-〇〇〇〇）まで
お気軽にお問い合わせください。

よろしくお願いいたします。

上司・役員の就任向け（フォーマル）

部長や役員クラスの方を迎える場合は、少し表現をかしこまったものにします。「ささやかではございますが」「ご就任」といった言葉を選びましょう。

件名：【ご返信のお願い：〇/〇〆】〇〇部長ご就任 歓迎会のご案内

関係者の皆様
お疲れ様です。〇〇部の山田です。

〇月〇日付で、新たに〇〇様が〇〇部長としてご就任されました。
つきましては、ささやかではございますが、〇〇部長の歓迎会を
下記の通り開催いたしたく存じます。

ご多用中のこととは存じますが、皆様ぜひご出席くださいますよう
ご案内申し上げます。

記

・日時：〇月〇日（金）19:00〜21:00予定
・場所：和食「〇〇」
　　　　[お店のURL]
・会費：〇,〇〇〇円（〇月〇日までに山田のデスクまでお持ちください）

【出欠のご返信について】
恐れ入りますが、人数確定のため
【〇月〇日（水）17時まで】に本メールへの返信にて
出欠をお知らせいただきますようお願い申し上げます。

--------------------------------------------------
山田宛てにご返信ください
・お名前：
・ご出欠：　ご出席　・　ご欠席
--------------------------------------------------

何卒よろしくお願い申し上げます。

親しい部署内・チーム内向け（ややカジュアル）

日頃からよく会話をする親しいチーム内の場合、堅苦しすぎるとかえって不自然です。参加を促すような、明るく柔らかいトーンを意識しましょう。

件名：【出欠確認：〇/〇〆】〇〇さん歓迎会のお知らせ！🍺

チームの皆様
お疲れ様です、山田です。

今月からチームにジョインした〇〇さんの歓迎会を企画しました！
美味しいご飯を食べながら、みんなでワイワイ親睦を深めましょう。

お店は、前回も好評だった駅前のイタリアン「〇〇」を予約予定です。

記

・日時：〇月〇日（金）19:00〜21:00予定
・場所：イタリアン「〇〇」
　　　　[お店のURL]
・会費：〇,〇〇〇円（当日集めます）

【出欠のご返信】
お店の予約枠を確保するため、
【〇月〇日（水）の定時まで】に山田まで返信をお願いします！

--------------------------------------------------
・名前：
・出欠：　参加　・　不参加
--------------------------------------------------

皆さんのご参加をお待ちしております！

主役（主賓）に直接送る「ご案内メール」

歓迎会の主役には、部署全体に送る案内メールのほかに、事前に個別で案内メールを送るのがマナーです。主役の都合を確認し、当日の簡単な流れを伝えておくと安心してもらえます。

件名：歓迎会開催のお知らせと日程のご相談（〇〇部 山田）

〇〇さん
お疲れ様です。〇〇部の山田です。
この度はご入社（ご着任）、誠におめでとうございます。

さて、〇〇部では〇〇さんの歓迎会を開催したいと考えております。
ささやかな会ではございますが、皆様と親睦を深めていただく機会になれば幸いです。

まずは日程の調整をさせていただきたく、
〇〇さんのご都合の良い日を、いくつかお伺いできますでしょうか。

【候補日】
・〇月〇日（金）19:00〜
・〇月〇日（水）19:00〜
・〇月〇日（金）19:00〜

もし上記でご都合が合わない場合は、別の日程で調整いたしますので、
遠慮なくおっしゃってください。

また、食べ物のアレルギーや苦手なものがございましたら、
事前にお知らせいただけますと幸いです。

日程が決まり次第、改めて部内の皆様にもご案内をいたします。
ご多忙の折に恐縮ですが、ご返信をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。

💡 コトバノモリ流・温かみが伝わる「魔法の一言」アレンジ

テンプレートをそのまま使うだけでも十分ですが、最後に「相手を思いやる一言」を添えると、グッと温かみのあるメールになります。読んだ人が「気が利く幹事さんだな」と笑顔になるアレンジ例をご紹介します。

お酒が苦手な方への配慮 「お酒が飲めない方でも楽しめるよう、ノンアルコールメニューやデザートが豊富なお店を選びました！」
子育て中や介護中の方への配慮 「遅れての参加や、途中での退室ももちろん大歓迎です！ご都合の良い時間帯だけでもぜひお立ち寄りください」
場所についての気遣い 「お店の入り口が少しわかりにくいので、迷った際はお気軽に私の携帯（090-XXXX-XXXX）までご連絡くださいね」

こうした一言があるだけで、参加へのハードルが下がり、思いやりのある会になるはずです。

【参加者・主役向け】歓迎会への「返信メール」基本と例文

自分が歓迎会に招待された側の場合、どう返信すればいいのでしょうか？幹事は出欠の集計で忙しくしているため、「なるべく早く」「結論（出欠）を明確に」返信するのが鉄則です。

「参加」する場合の返信マナーと例文

ただ「参加します」とだけ返すのではなく、幹事への労いや、歓迎会を楽しみにしている気持ちを添えると好印象です。

件名：Re: 【出欠ご返信：〇/〇〆】〇〇さん歓迎会のご案内（幹事：山田）

山田さん
お疲れ様です、〇〇です。

歓迎会のご案内、ありがとうございます。
幹事のお気遣い感謝いたします。

ぜひ【出席】でお願いいたします。
〇〇さんとお話しできるのを楽しみにしております。

当日お手伝いできることがあれば、お気軽にお声がけください。
よろしくお願いいたします。

「欠席」する場合の角が立たない断り方（クッション言葉）

どうしても都合がつかず欠席する場合は、「行けません」とストレートに伝えるのではなく、クッション言葉を使って柔らかく断りましょう。

クッション言葉の例：「あいにくですが」「大変心苦しいのですが」「残念ですが」
理由の伝え方： プライベートな理由（家族の用事など）の場合は、具体的に書かず「外せない所用があり」「先約がございまして」とぼかすのがビジネスマナーです。

件名：Re: 【出欠ご返信：〇/〇〆】〇〇さん歓迎会のご案内（幹事：山田）

山田さん
お疲れ様です、〇〇です。

歓迎会のご案内と幹事のご調整、ありがとうございます。
大変心苦しいのですが、あいにく当日は外せない所用（先約）があり、
今回は【欠席】とさせてください。

〇〇さんによろしくお伝えください。
皆様でぜひ楽しいお時間をお過ごしください。

予定が「未定・保留」の場合の伝え方

期限までに予定がわからない場合、無視したままにするのが一番NGです。まずは状況を伝え、「いつまでに回答できるか」を約束しましょう。

件名：Re: 【出欠ご返信：〇/〇〆】〇〇さん歓迎会のご案内（幹事：山田）

山田さん
お疲れ様です、〇〇です。

歓迎会のご案内ありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、現在出張の予定が未確定のため、
すぐにお返事ができない状況です。

〇月〇日（月）の午前中には予定が確定いたしますので、
それまでお待ちいただくことは可能でしょうか？

幹事をお任せしているところお手数をおかけし、申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

💡 編集者からのワンポイントアドバイス：主役が送る返信メール

あなた自身が歓迎される主役の場合、幹事からメールをもらったら「私のために企画していただき、本当にありがとうございます。ぜひ参加させてください。皆様にお会いできるのを楽しみにしております」と、感謝の気持ちを少し多めに表現しましょう！

歓迎会が終わった後の「お礼メール」はどうする？

歓迎会は「終わった後」のフォローも大切です。幹事と主役は、翌日の午前中（遅くとも翌日中）にお礼のメールを送りましょう。

幹事から参加者への「無事終了」のお礼（会計報告）

幹事は、参加してくれたことへのお礼と合わせて、会計報告を行うと非常に丁寧で信頼されます。（集金済みの場合は「無事に清算が完了したこと」を伝えます）。

件名：〇〇さん歓迎会のお礼と会計ご報告（幹事：山田）

営業部の皆様
お疲れ様です、山田です。

昨日は〇〇さんの歓迎会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
皆様のおかげで、無事に楽しい会にすることができました。
至らぬ点もあったかと存じますが、ご協力に感謝申し上げます。

また、昨日の会計報告を以下の通りまとめましたので、ご確認をお願いいたします。

【会計報告】
・集金合計：〇〇,〇〇〇円（〇名参加）
・支払合計：〇〇,〇〇〇円（領収書は別途保管しております）
・残金：〇円

今後とも、新しく加わった〇〇さんと共に、
より一層チームを盛り上げていければと存じます。

引き続き、よろしくお願いいたします。

主役（歓迎された側）からのお礼メール

歓迎された側（主役）は、自分のために時間と費用を割いてくれたことへの感謝と、「これから頑張ります」という前向きな姿勢を伝えましょう。

件名：昨日の歓迎会のお礼（〇〇）

営業部の皆様
お疲れ様です、新しく配属されました〇〇です。

昨日はお忙しい中、私のために素敵な歓迎会を開いていただき、
本当にありがとうございました。

皆様と直接お話しすることができ、大変楽しく、
また心強い時間を過ごすことができました。
幹事を務めてくださった山田さんにも、改めて御礼申し上げます。

まだまだ不慣れな点も多く、ご迷惑をおかけすることもあるかと思いますが、
一日も早くチームの戦力となれるよう、精一杯頑張ります。

今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。

幹事の「困った！」を解決するQ&A

最後に、幹事を任された人が必ずといっていいほど直面する「よくある疑問とトラブル」にお答えします。

Q1：出欠の返信が来ない人への「催促メール」はどう書く？

A：「行き違いでしたら申し訳ありません」をクッションにしましょう。 返信がないからといって「早く返信してください！」と怒ってはいけません。相手がメールを見落としているか、忙しくて後回しになっている可能性が高いです。

「〇〇さん、お疲れ様です。先日お送りした歓迎会の件ですが、お店の予約人数の確定が迫っており、〇日〇時までにお返事をいただけますと幸いです。行き違いでご返信いただいておりましたら、大変申し訳ございません」

と、相手を責めないトーンで送るのがマナーです。

Q2：メールではなく、ビジネスチャット（SlackやTeams）で案内してもいい？

A：社風によりますが、最近はチャットでの案内も増えています。 チャットツールが主流の職場であれば、まったく問題ありません。ただし、長い文章は読まれにくいため、メールよりも要点を簡潔にまとめましょう。また、「参加・不参加をスタンプ（リアクション機能）で教えてください」とすると、出欠確認が圧倒的にラクになりますよ。

Q3：当日の急なキャンセル（ドタキャン）の費用はどう案内する？

A：案内メールの段階で「事前告知」しておくのが一番の自衛策です。 当日の体調不良や急な仕事など、ドタキャンは避けられない場合があります。幹事が自腹を切るのを防ぐため、案内メールの備考欄に「〇月〇日以降のキャンセルにつきましては、お店の規定により全額を頂戴する場合がございますので、ご了承ください」と明記しておきましょう。

Q4：主役（主賓）の会費はどう扱うのが正解？

A：基本は「主役は無料（参加者で割り勘）」ですが、必ず事前に確認を！ 多くの場合、歓迎される主役からは会費をもらいません。しかし、会社から「懇親会費」として一定の補助が出る場合や、部署独自の暗黙のルール（役職者は多めに出す等）が存在することもあります。勝手に判断せず、必ず「部署の先輩や上司」に相談して決めるのが一番安全です。