【例文あり】会社を休む時の連絡マナー！電話・メールの伝え方

2026年3月18日

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「朝起きたら熱があって体が動かない…」「急に子どもが体調を崩してしまった…」

そんなふうに、急に会社を休まなければならなくなった朝。頭の中では「早く会社に連絡しなきゃ！」とわかっていても、いざ上司に伝えるとなると「怒られないかな」「迷惑をかけて申し訳ないな」と、とても気が重くなりますよね。

私も編集者として働き始めたばかりの頃、熱でフラフラになりながら「どうやって連絡するのが正解なんだろう…」とスマホを握りしめて30分以上悩んだ経験があります。

でも、安心してください。会社を休むことは、誰にでも起こり得る「お互い様」のことです。大切なのは、「周りの人が困らないように、基本的なマナーを守って連絡すること」。これさえできれば、全く問題ありません。

この記事では、急なお休みのときに迷わず使える、以下の3つのポイントをわかりやすく解説します。

誰に・いつ・どうやって連絡するのが正解か（基本のルール）
電話・メール・チャット別！そのままコピペして使える連絡テンプレート
上司が安心する「理由の伝え方」と「引き継ぎ」のコツ

この記事を読めば、焦らずスムーズに連絡を済ませて、心置きなく体を休めることができるようになりますよ。それでは、一緒に正しい連絡マナーを確認していきましょう！

【結論ファースト】会社を休む時の連絡ルール・基本の3箇条

会社を休む連絡を入れるとき、頭に入れておきたい大原則は「いつまでに」「誰に」「どの手段で」伝えるか、という3つのポイントです。まずは、この基本ルールをしっかり押さえておきましょう。

1. いつまでに？（始業15〜30分前がベストな理由）

急なお休み（欠勤）の連絡は、「会社の始業時間の15分〜30分前」に入れるのがベストなタイミングです。

たとえば、朝9時が始業時間なら、8時30分〜8時45分の間ですね。なぜこの時間が良いのかというと、次のような理由があるからです。

早すぎるのはNG： 朝7時など早すぎる時間に電話をしても、まだ上司が出社していなかったり、朝礼の準備でバタバタしていたりする可能性があります。
ギリギリもNG： 始業時間ギリギリや過ぎてからの連絡は、「無断欠勤かもしれない」と会社側を心配させてしまいますし、その日の業務の割り振りに大きな影響が出てしまいます。

もし、どうしても始業時間を過ぎてから気づいてしまった場合（寝坊など）は、気づいた時点ですぐに、必ず「電話」で連絡して謝罪しましょう。

【編集者のワンポイント】 「上司がいつも何時くらいに出社しているか」を普段から何となく把握しておくと、連絡するベストなタイミングが掴みやすくなりますよ。

2. 誰に？（まずは「直属の上司」へ第一報を）

休む連絡は、必ず「直属の上司（自分の業務を直接管理している人）」に一番に伝えてください。

ここでよくやってしまいがちな失敗が、話しやすい同僚や先輩に「今日休むって、〇〇課長に伝えておいて〜」とLINEなどで伝言をお願いしてしまうことです。これはビジネスマナーとして絶対にNGです。

上司は、チーム全体の仕事の進み具合や、誰が何をしているかを把握・管理する責任があります。休む本人の口から直接状況を聞かないと、「今日の〇〇さんの仕事はどうするんだ？」と困ってしまいます。

直属の上司が不在・つかまらない場合： まずは上司のさらに上の上司（部長など）、または同じ部署の先輩など、代わりに対応してくれそうな人に連絡を入れましょう。「〇〇課長にご連絡したのですが、ご不在のようでしたので、取り急ぎお電話いたしました」と伝えると丁寧です。

3. どの手段で？（電話・メール・チャットの選び方）

「電話とメール、どっちで連絡すればいいの？」と迷う方も多いですよね。結論から言うと、「あなたの会社の普段のルールに従う」のが大前提です。

ただ、特にルールが明記されていない場合は、以下の基準で選んでみてください。

基本は「電話」が最も確実 声で直接状況を伝えられるため、上司も安心しやすく、細かい引き継ぎもその場でできます。
メールやチャットは「会社の許可がある場合」のみ 最近は「休みの連絡はSlackやTeamsでOK」「まずはメールで」という会社も増えています。その場合は、会社のルールに甘えてチャットやメールを活用しましょう。
声が出ないほど体調が悪い場合 どうしても電話で話すのが辛い場合は、まずはメールやチャットで「声が出ないため、取り急ぎメールで失礼いたします」と一言添えて連絡して大丈夫です。

【ツール別】そのまま使える！会社を休む時の連絡テンプレート

「いざ連絡しようと思っても、なんて言えばいいか言葉が出てこない…」そんな時のために、電話・メール・ビジネスチャット（SlackやTeamsなど）のツール別に、そのまま使えるテンプレートをご用意しました。

自分の状況に合わせて、カッコの中を埋めて使ってくださいね。

電話で伝える場合（会話のスクリプト）

電話は相手の顔が見えない分、緊張してしまいがちです。「伝え漏れ」を防ぐために、あらかじめ話す内容をメモに書いてから電話をかけると安心ですよ。

【電話連絡の基本構成】

挨拶と謝罪
休む理由と現在の状況
業務の引き継ぎについて
明日の出社予定（見込み）
結びの言葉

▼そのまま読める！電話の会話例

あなた：「おはようございます。〇〇（自分の名前）です。お忙しいところ申し訳ありません。今、お時間よろしいでしょうか？」

上司：「おはよう。どうしたの？」

あなた：「実は昨夜から熱が下がらず、今朝も38度あります。大変申し訳ありませんが、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。」

上司：「それは大変だね。休んで大丈夫だよ。」

あなた：「ご迷惑をおかけして申し訳ありません。今日の業務についてですが、急ぎで対応が必要な〇〇株式会社の件は、先ほど△△さん（同僚）にメールで引き継ぎをお願いしました。その他の業務は明日対応いたします。」

上司：「わかった、△△さんに確認しておくよ。」

あなた：「ありがとうございます。本日は病院に行き、様子を見て、また夕方ごろに明日の出社についてご連絡いたします。ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。それでは、失礼いたします。」

メールで伝える場合（件名の工夫と例文）

メールで連絡する場合は、「上司がたくさんのメールの中からすぐに見つけられる件名」にすることが一番のポイントです。本文は、結論（休むこと）を最初に書き、簡潔にまとめましょう。

▼そのままコピペOK！メールのテンプレート

件名：【勤怠連絡】本日お休みをいただきます（自分の氏名）

〇〇課長（上司の役職と名前）

おはようございます。〇〇（自分の氏名）です。

大変申し訳ありませんが、昨夜から発熱があり、今朝も体調が回復しないため、
本日はお休みをいただきたくご連絡いたしました。

急なお休みでご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
本日は病院を受診し、静養いたします。

【本日の業務について】
・急ぎの〇〇の件につきましては、△△さんにチャットで引き継ぎを行いました。
・その他の業務につきましては、明日出社後に対応予定です。
・もし緊急のご連絡が必要な場合は、私の携帯電話（090-XXXX-XXXX）までお願いいたします。

明日の出社につきましては、改めて夕方ごろにご連絡いたします。
ご多忙の折、大変ご迷惑をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

--------------------------------------------------
氏名：〇〇 〇〇
部署：〇〇部 〇〇課
電話番号：090-XXXX-XXXX
--------------------------------------------------

【編集者のワンポイント】 メールの場合、上司がいつ読んでくれるかわかりません。「送信したからOK」ではなく、始業時間になっても返信がなければ、念のため電話で「メールはお読みいただけましたでしょうか？」と確認を入れると完璧です！

チャット（Slack・Teams・LINE等）で伝える場合

最近では、Slack、Microsoft Teams、Chatwork、あるいはLINEなどのビジネスチャットツールで勤怠連絡を行う会社も増えています。手軽なチャットですが、だからこそ「砕けすぎない」ように注意が必要です。

【チャット連絡で気をつけるべき3つのマナー】

必ず「@メンション（宛先指定）」をつける： 上司が通知を見落とさないよう、必ず「@〇〇課長」とメンションをつけましょう。
スタンプだけで済ませない： 「了解しました」などの返信にスタンプを使うのはOKな職場もありますが、自分からの「休む」という重要な連絡をスタンプだけで済ませるのはNGです。
簡潔に、でも丁寧に： チャットはメールよりも短くまとめるのが基本ですが、謝罪と引き継ぎの言葉はしっかり入れましょう。

▼そのまま使える！チャットのテンプレート

@〇〇課長（直属の上司へメンション）

おはようございます、〇〇（自分の名前）です。

大変申し訳ありませんが、今朝から体調不良（発熱）のため、本日はお休みをいただいてもよろしいでしょうか。
急なご連絡となり、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

本日の急ぎの業務（〇〇のデータ提出）については、先ほど@△△さん に引き継ぎのメッセージをお送りしました。

今日は病院に行き静養いたします。明日の出社については、夕方また改めて状況をご報告いたします。
よろしくお願いいたします。

チャットの場合、チーム全員が見えるチャンネル（グループ）で連絡するルールになっていることもあります。その場合は、上司へのメンションに加え、チームメンバーにも「皆様、ご迷惑をおかけします」と一言添えると、とても印象が良いですよ。

【理由別】角が立たない・上司が安心する伝え方

会社を休む理由は、体調不良だけでなく、家族の事情や私用など様々です。上司が状況を把握しやすく、かつ角が立たない伝え方のコツを理由別に解説します。

体調不良（風邪・発熱など）の場合

ただ「体調が悪いです」と伝えるよりも、「どのような症状か」「どうする予定か（病院に行くなど）」「明日はどうなりそうか」の3つをセットで伝えると、上司は安心します。

良い例： 「昨夜から38度の熱があり、腹痛もひどいためお休みをいただきます。午前中に近所の内科を受診し、夕方には明日の出社見込みをご連絡いたします。」
悪い例： 「体調が悪いので休みます。」（どう悪いのか、明日は来られるのかがわからず、上司が困ってしまいます）

家族の事情（子どもの発熱・介護など）の場合

お子さんの急な発熱など、自分以外の事情で休む場合は、「自分が対応（看病）しなければならないこと」を端的に伝えます。また、急な不在でチームに負担をかけることへの配慮を添えると丁寧です。

良い例： 「今朝、保育園から子どもが発熱したと連絡があり、急遽お迎えと看病が必要になったため、本日はお休みをいただきます。急なことでチームの皆様にはご迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。」

私用・リフレッシュ休暇（事前申請）の場合

有給休暇を使って私用で休む場合は、当日の連絡ではなく、「遅くとも1週間前〜1ヶ月前」には上司に申請しておくのが基本マナーです。

理由については、詳しく話す必要はありません。

伝え方： 「私用のため、〇月〇日にお休みをいただきたく存じます。」

休む日が決まったら、自分がいない間に業務が滞らないよう、関係各所への引き継ぎを徹底しましょう。

【番外編】理由を詳しく言いたくない時は？

「生理痛がひどい」「精神的に少し辛い」など、具体的な理由を上司に詳しく言いにくいこともありますよね。そんな時は、無理にすべてを話す必要はありません。

基本的には「体調不良のため」「私用のため」とだけ伝えれば大丈夫です。もし上司から「どうしたの？風邪？」と少し深掘りされた場合は、「少し熱っぽくて…」「家庭の事情がありまして…」と濁してもマナー違反にはなりません。ご自身の心と体を守ることを最優先にしてくださいね。

上司が一番知りたい！「業務の引き継ぎ」の書き方

急な休みの連絡で、上司が一番気にするのは「今日どうしてもやらなければいけない仕事（穴が空くとマズい仕事）があるかどうか」です。ここをしっかり伝えられると、「責任感のある人だな」と信頼度がグッと上がります。

NGな引き継ぎと、OKな引き継ぎの違い

「今日の仕事は同僚にお願いしました」というだけでは、実は引き継ぎとしては不十分です。

❌ NGな引き継ぎ（丸投げ） 「今日の業務は△△さんにお願いしました。よろしくお願いします。」（→上司は「何を？どれくらい？」と不安になります）
⭕️ OKな引き継ぎ（誰が・何を・どうするかが明確） 「本日15時締め切りの〇〇社への見積書提出は、△△さんに引き継ぎました。データは共有フォルダの『見積書』フォルダに入っています。その他の急ぎでない業務は、明日私が対応いたします。」

【引き継ぎの黄金テンプレート】

本日の業務につきましては、以下の通り対応しております。・【急ぎの案件】：〇〇の件は、△△さんに（メール/チャットで）引き継ぎ済みです。（データは〇〇に保存しています）・【急ぎでない案件】：その他の業務につきましては、明日出社後に私が対応いたします。・【関係者への連絡】：本日お約束のあった〇〇様には、日程変更の連絡を入れました。

このように、「急ぎのもの」と「明日でもいいもの」を分けて伝えるのがコツです。

これはNG！会社を休む時にやってはいけないマナー違反

「休むのはお互い様」とはいえ、これだけはやってはいけない！というNG行動が3つあります。信頼を大きく損ねてしまうので注意しましょう。

1. 無断欠勤・事後報告は絶対にNG

一番やってはいけないのが「連絡をしない」ことです。会社はあなたの安否を心配しますし、業務の調整もできません。「気づいたらお昼だった…」という場合でも、気づいた瞬間に必ず電話を入れましょう。

2. バレる嘘（仮病など）をつくリスク

遊びに行くために「熱が出た」と嘘をつくのは危険です。休んだ翌日に「病院はどうだった？診断書はある？」と聞かれて答えに窮したり、外出先で同僚に見られたりして嘘がバレると、取り返しのつかない信用問題に発展します。

3. 連絡後にSNSを更新してしまう

【編集者のワンポイント】 これ、意外と落とし穴なんです！

「体調不良で休みます」と連絡した数時間後に、InstagramやX（旧Twitter）で「カフェに来た〜」「推しのゲーム最高！」などと投稿してしまうケースです。上司や同僚とアカウントが繋がっていなくても、どこから話が漏れるかわかりません。「休むと言った日は、SNSの更新もお休みする」のが社会人の鉄則です。

休んだ翌日が肝心！出社時のマナーと挨拶フレーズ

無事に休んで体調が回復したら、「翌日の出社時の振る舞い」であなたの評価が決まります。気まずそうにコソコソ席に着くのではなく、堂々と、かつ感謝の気持ちを伝えるのが正解です。

朝一番に上司・チームへ直接お礼を伝える

出社したら、自分の席に座る前に、まずは直属の上司のところへ行きましょう。この時、何度も「すみませんでした」と謝罪するよりも、「ご迷惑をおかけしました」の後に「フォローしていただき、ありがとうございました」と感謝（お礼）を伝えるのがコツです。感謝を伝えられて嫌な気持ちになる人はいません。

社内・社外に向けた挨拶フレーズ例

▼社内（上司やチームメンバー）へ

「おはようございます。昨日は急にお休みをいただき、ご迷惑をおかけしました。〇〇の件など、フォローしていただき本当にありがとうございました。本日からまたよろしくお願いいたします！」

▼社外（取引先・お客様）へメールで

「昨日は急な体調不良によりお休みをいただいており、ご連絡が遅くなり大変申し訳ございませんでした。本日から復帰しておりますので、〇〇の件につきましてご回答申し上げます。」

【Q&A】会社を休む連絡についての「よくある質問」

最後に、会社を休むときの連絡について、よくある疑問にQ&A形式でお答えします。

Q1. 始業時間ギリギリ（または過ぎてから）になってしまったら？ A. メールやチャットではなく、必ず「電話」で連絡してください。「申し訳ありません、体調が悪く連絡が遅くなってしまいました」と、まずは連絡が遅れたことを謝罪するのがマナーです。

Q2. 直属の上司がお休み・不在の場合は誰に連絡する？ A. 上司の「さらに上の役職の人（部長など）」か、チームの「リーダー・先輩」に連絡しましょう。「〇〇課長がお休みのようでしたので、〇〇部長にご連絡いたしました」と伝えれば完璧です。

Q3. 翌日も続けて休むことになったらどうする？ A. その日の夕方（終業の少し前）か、翌日の朝（始業前）に、再度上司へ連絡を入れましょう。「熱が下がらないため、申し訳ありませんが明日もお休みをいただきたいです」と状況を報告します。

Q4. 急な休みを「有給休暇（有休）」扱いにしてもらえる？ A. 多くの会社では、事後申請でも有休扱いに切り替えてもらえます。ただし、会社の就業規則によりますので、出社した翌日や、給与計算のタイミングの前に「昨日の欠勤は、有給休暇として申請することは可能でしょうか？」と上司や総務担当に確認してみましょう。

Q5. 会社から「LINEで連絡して」と言われているけど、気を付けることは？ A. LINEは既読がつくため便利ですが、以下の点に注意しましょう。