急に「行けない」が発生しても、連絡の仕方で印象は変わります。この記事は会議欠席の正しい手順とそのまま使えるテンプレを、メール・チャット・電話別に整理。スマホでも長押しコピペしやすい短文で、今この瞬間を乗り切れます。
会議欠席の基本ルール
欠席が決まったらすぐ連絡。前日まではメール、当日は電話＋チャット/メール併用が無難。社外には代替案を添える。必須は〔会議名・日時・理由・代替案・謝意〕の5点。長文より結論先行＆短文が基本。
連絡は「早さ＞丁寧さ」。まず主催者へ、その後に関係者へ短く周知します。理由は端的に、体調や私事は詳細を書き過ぎないこと。代替案は①代理出席②オンライン切替③再調整候補（3案）④資料共有/議事録依頼のいずれかを必ず添えると、後工程がスムーズです。
いつ・どの手段で？（前日/当日/直前）
原則は前日＝メール、当日＝電話先行。
- 前日：メールで確定＋必要ならチャットで予告。
- 当日朝：主催者に電話→要点確認→メールで確定。
- 直前：まず電話、続けてチャットで全体周知。
- 緊急（事故/発熱など）：安全最優先、無理な参加はしない。
社内/社外の書き分け
- 社内：結論先行で短く。「欠席します／代理は{氏名}」など具体に。
- 社外：冒頭でお詫び＋配慮表現。理由は最小限、代替案（代理・再調整・資料共有）を必ず提示。
- 個人情報や体調の詳細は書き過ぎない。判断根拠は日付/時間で示す。
必須5要素と宛先・CCの考え方
送信前チェック
□ {会議名} □ {日時} □ {欠席理由（端的）}
□ {代替案（代理/再調整/資料）} □ {お詫び・署名}
宛先/CC：宛先は主催者、CCは必要最小限（上長/関係者）。全員CCや私用アドレスは避ける。
すぐ使えるテンプレ【メール/チャット/電話】
メール・Slack/Teams・電話の3経路で、社内/社外にそのまま使える欠席連絡テンプレを用意。{会議名}{日時}{理由}{代替案}を差し替えるだけ。当日は電話→文面で確定が基本。
用途別に最短文で作りました。まず主催者へ→関係者周知の順。
{会議名}{日時}{理由}{代替案}{署名}を差し替えればOKです。
当日は電話で要点共有→同内容をメール/チャットで確定。
社外には冒頭でお詫び、再調整/代理/資料共有の代替案を必ず添えます。
社内向け（上司/同僚）メール・チャット
上司へ（前日・メール）
件名：〔{会議名}〕欠席のご連絡（{氏名}）
{上司名}様
{日時}の{会議名}ですが、{理由（端的）}のため欠席いたします。
代替案：{代理出席者}/{オンライン参加}/{再調整候補：{A}/{B}/{C}}
急なお願いで恐縮ですが、ご確認お願いいたします。
{署名}上司へ（当日・電話後フォローメール）
件名：本日{時刻} {会議名} 欠席の件（{氏名}）
{上司名}様
先ほどお電話でもお伝えしましたが、{理由}により本日は欠席いたします。
資料は共有済みで、{代理者名}が要点を引き継ぎます。終了後の議事録共有をお願いできますと幸いです。
{署名}同僚へ（周知・チャット）
【周知】本日{時刻} {会議名}
体調不良のため{氏名}は欠席します。資料は↓に置きました。
担当は{代理者名}が引き継ぎます。よろしくお願いします。主催者へ（直前・チャット一報）
至急：{会議名} 直前で恐れ入ります。{理由}のため欠席いたします。
代理：{代理者名}／必要あればオンライン参加に切替可。ご指示ください。社外向け（取引先/主催者）メール・チャット
取引先へ（前日・メール）
件名：〔{日付} {会議名}〕欠席のご連絡（{会社名} {氏名}）
{相手社名} {相手名}様
平素よりお世話になっております。{会社名}の{氏名}です。
誠に恐れ入りますが、{理由（最小限）}により{日時}の{会議名}を欠席いたします。
代替案として①{代理者名}の出席 ②{再調整候補：{A}/{B}/{C}} を提案いたします。
直前のご連絡となり申し訳ございません。ご検討のほどお願い申し上げます。
{署名}主催者へ（当日朝・電話後フォロー）
件名：本日{時刻} {会議名} 欠席の件と代替案（{会社名} {氏名}）
{主催者名}様
先ほどお電話にてお伝えした通り、{理由}により本日は欠席いたします。
資料は本メール添付/{URL}に格納済みです。{代理者名}が参加し、決定事項は共有いただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
{署名}外部チャット招待がある場合（簡潔一報）
本日の{会議名}、{理由}により欠席いたします。
代理：{代理者名}／資料：{URL}／再調整候補：{A},{B},{C}
ご不便をおかけします。電話トークスクリプト（最初の一言→要点→締め）
構成：あいさつ → 欠席の結論 → 理由（短く） → 代替案 → お詫び/確認
例（社内/主催者宛）
お忙しいところ失礼します、{部署}{氏名}です。
本日の{時刻}の{会議名}、欠席いたします。
理由は{理由（10秒以内）}です。
代替として{代理者名}が参加します／オンライン参加に切替可能です／{再調整候補A,B,C}を提案します。
直前のご連絡となり申し訳ありません。対応のご指示をいただけますか。メモ
- 30秒以内で結論→代替案まで。
- 終話後、同内容を文面で確定させる。
理由別テンプレ（体調不良・交通遅延・家庭都合・弔事・突発案件・災害）
事情は端的に。体調や私事は詳細を伏せ、安全/機密/配慮を優先。各理由ごとに入れて良い情報/避ける表現を示し、社内/社外どちらでも使える最短テンプレを用意しました。{会議名}{日時}{代理者}を差し替えて使えます。
体調不良（発熱・感染症配慮の書き方）
ポイント
- 入れて良い：体調不良/発熱など一般表現、受診予定/安静にする旨
- NG：病名の断定、詳細な症状、写真添付
テンプレ（社内・前日）
件名：〔{会議名}〕欠席のご連絡（{氏名}）
{上司名}様
発熱のため、{日時}の{会議名}は欠席いたします。
{代理者名}が引き継ぎ、資料は共有済みです。ご迷惑をおかけします。
{署名}テンプレ（社外・当日フォロー）
件名：本日{時刻} {会議名} 欠席の件（{会社名} {氏名}）
{相手名}様
体調不良により本日は欠席いたします。資料は{URL}に格納済みで、{代理者名}が参加します。
直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。
{署名}交通トラブル（遅延証明の扱い）
ポイント
- 入れて良い：路線名/遅延・運休の事実、到着見込みの有無
- NG：駅員や他者への非難
テンプレ（社内・直前）
至急：{路線名}の遅延により{会議名}は欠席します。
代理：{代理者名}／資料：{URL}／議事録共有をお願いします。（{氏名}）テンプレ（社外・当日）
件名：{会議名} 欠席のご連絡（交通遅延）
{相手名}様
{路線名}の大幅遅延により、本日の{会議名}は欠席いたします。
代替として{代理者名}が参加、または{再調整候補A,B,C}をご提案いたします。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。{署名}家庭・介護（子ども・家族の事情）
ポイント
- 入れて良い：家庭の事情により／看護が必要 など抽象表現
- NG：家族の詳細、センシティブ情報
テンプレ（社内・前日）
件名：〔{会議名}〕欠席の件（{氏名}）
家庭の事情により、{日時}の{会議名}を欠席します。
{代理者名}へ共有済みです。必要あればオンライン参加に切替可能です。（{氏名}）テンプレ（社外・当日）
件名：本日{会議名} 欠席のお願い（{会社名} {氏名}）
急な家庭の事情により本日は欠席いたします。
{代理者名}が参加し、決定事項は共有いただけますと幸いです。{再調整候補A,B,C}も可能です。
{署名}弔事（忌引き/急な葬儀連絡）
ポイント
- 入れて良い：忌引きのため／葬儀参列のため
- NG：続柄以外の詳細、原因・場所など
テンプレ（社内）
件名：忌引きによる{会議名}欠席（{氏名}）
親族の葬儀参列のため、{日時}の{会議名}は欠席します。
{代理者名}へ引き継ぎ済みです。ご迷惑をおかけします。（{氏名}）テンプレ（社外）
件名：{会議名} 欠席のご連絡（忌引き）
{相手名}様
忌引きのため、本日の{会議名}は欠席いたします。
{代理者名}が参加、または{再調整候補A,B,C}にて再設定が可能です。何卒ご容赦ください。
{署名}突発案件・上長指示（優先業務の説明）
ポイント
- 入れて良い：緊急案件対応／上長指示のため
- NG：機密名、取引先名、価格など具体情報
テンプレ（社内）
件名：{会議名} 欠席（緊急案件対応）
上長指示により緊急案件を優先するため、{日時}の{会議名}は欠席します。
{代理者名}が参加し、決定事項は後追いで対応します。（{氏名}）テンプレ（社外）
件名：{会議名} 欠席のお願い（業務都合）
業務都合により本日は欠席いたします。{代理者名}が参加/もしくは{再調整候補A,B,C}をご提案いたします。
直前のお願いとなり恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
{署名}災害・悪天候（安全確保と判断）
ポイント
- 入れて良い：警報/自治体の指示/交通遮断の事実、安全確保を優先
- NG：無理な出社・危険行動を示唆する文言
テンプレ（社内・全体周知）
【周知】悪天候のため{会議名}欠席（{氏名}）
警報発令・交通遮断により参加できません。資料は{URL}に共有済み。
代理：{代理者名}／議事録共有をお願いします。テンプレ（社外）
件名：{会議名} 欠席のご連絡（天候・交通事情）
{相手名}様
警報発令と交通遮断のため、本日の{会議名}は欠席いたします。
安全を最優先しつつ、{代理者名}の参加または{再調整候補A,B,C}での設定を提案いたします。
{署名}件名の型・NG早見表
件名は開封判断を左右します。〔会議名＋欠席のご連絡＋日付＋氏名〕を基本形に、当日・直前は「本日／至急」を先頭へ。絵文字や曖昧語は避け、判別語を先頭寄せ。すぐ使える型とNG→OKの修正例をまとめました。
受信箱で「誰の／何の件」か一目で伝えるのが目的。社外は会社名も記載、社内は部署名や氏名で十分。当日は「本日」「至急」で緊急度を示します。長さは全角20〜35字を目安に。
判別しやすい件名フォーマット15選
1. 〔{会議名}〕欠席のご連絡（{氏名}）
2. 本日{時刻} {会議名} 欠席の件（{氏名}）
3. {日付} {会議名} 欠席／代替案のご提案（{氏名}）
4. {会議名} 欠席（代理：{代理者名}が出席）
5. {会社名} {会議名} 欠席のお願い（{氏名}）
6. {会議名} 欠席＋資料共有済（{氏名}）
7. {会議名} 欠席／再調整のお願い（{氏名}）
8. 交通遅延のため {会議名} 欠席（{氏名}）
9. 体調不良により {会議名} 欠席（{氏名}）
10. 忌引きのため {会議名} 欠席（{氏名}）
11. 悪天候のため {会議名} 欠席（{氏名}）
12. オンライン参加切替のご相談（{会議名}/{氏名}）
13. 本日 {会議名} 欠席／議事録共有のお願い（{氏名}）
14. {会議名} 欠席／代理{代理者名}へ引継ぎ済（{氏名}）
15. {会議名} 欠席と再設定候補（{A}/{B}/{C}）（{氏名}）NG例と修正例（ぼかし/過度な記号/機種依存）
- NG: 「すみませんが…」→ OK: 「〔会議名〕欠席のご連絡（氏名）」
- NG: 「連絡です」「確認お願いします」→ OK: 「本日{時刻} {会議名} 欠席の件」
- NG: 絵文字・「！！」「【超重要】」→ OK: 「至急 {会議名} 欠席の件」
- NG: 機種依存（㈱/①）→ OK: 「（株）/1」など一般表記に統一
- NG: 「都合により」だけ→ OK: 「都合により欠席のご連絡」
- NG: 50字超の長文→ OK: 20〜35字＋必要情報は本文へ
当日・直前のベストプラクティス（手順1–5）
当日・直前は即断即報が最優先。①主催者へ電話②関係者へ周知③代替案提示④資料共有・議事録依頼⑤終了後フォロー。30分以内に文面で確定し、通話/チャット/メールの記録を残す。
手順（1–5）
- 決定：欠席と判断した瞬間に上長へ一報。
- 主催者へ電話：結論→理由（10秒）→代替案→指示確認。
- 文面で確定：同内容をメール/チャットで送付（件名は「本日/至急」）。
- 周知と手配：関係者へ短文周知、**代理者/オンライン/再調整候補{A,B,C}**を提示。
- 資料・議事録：資料URLを添付、議事録共有依頼。終了後にお礼＋次対応を返信。
優先順位の決め方（電話→チャット→メール）
- 主催者へ電話が最優先。出ない場合は留守電＋チャット→メールの順で三段打ち。
- 社内はチャット即時性＞メール網羅性。両方で抜け漏れ防止。
- 全体周知は**#会議チャンネル**に固定メッセージ＋資料URL。
代替案の出し方（代理指名・リスケ候補・資料手配）
- 代理出席：{代理者名/役割}を先に確定し、決裁可否も明記。
- リスケ：{A：MM/DD hh:mm}{B}{C}の3候補を提示（所要{xx}分）。
- オンライン切替：回線可否、議題の優先順を共有。
- 資料手配：リンク/添付の二重化、更新時は「最新版は上書き済」と追記。
英語テンプレ＆件名（社内/社外）
海外拠点や外資でもそのまま使える英文テンプレを用意。社内は簡潔・社外は丁寧に、理由は短く＋代替案を必ず添えるのが基本。件名は「Unable to attend / Absence / Reschedule」で即判別。
短い英語でも結論→理由（短く）→代替案→資料の順は同じ。
{meeting}{date/time}{reason}{delegate}{URL}{A/B/C}{signature}を差し替えて使えます。
社内向け英語（カジュアル～丁寧）
メール/チャット（カジュアル）
Hi {Name}, I can’t join {meeting} at {date/time} due to {reason}.
{delegate} will attend instead. Slides here: {URL}.
Thanks,
{signature}メール（丁寧）
Hello {Name},
I’m sorry but I will be unable to attend {meeting} at {date/time} due to {reason}.
{delegate} will join, and materials are available here: {URL}.
Appreciate your understanding.
{signature}社外向け英語（フォーマル）
欠席＋代理/再調整提案
Dear {Title} {Last name},
I regret that I will be unable to attend {meeting} at {date/time} due to {reason}.
As alternatives, {delegate} will attend, or I can propose rescheduling to {A}, {B}, or {C}.
Materials are attached/available here: {URL}.
Sincerely,
{signature}当日・直前（電話後フォロー）
Dear {Title} {Last name},
Further to our call, I’m afraid I cannot attend {meeting} today due to {reason}.
{delegate} will participate and share updates. I’d appreciate receiving the minutes.
Best regards,
{signature}件名の英語表現（Subject例）
• Unable to attend {meeting} today – {Your Name}
• Absence from {meeting} on {date} – {Your Name}
• {meeting} – Request to reschedule ({A}/{B}/{C})
• {meeting}: Delegate {delegate} will attend
• Switching to online participation – {meeting}よくあるNGと言い換えリスト
曖昧・ぶっきらぼう・責任回避に見える文は、結論を明確化し、お詫び＋代替案で置き換えます。ここではNG→OKの即置換リストを提示。そのまま差し替えるだけで、丁寧かつ実務的な連絡に整います。
即置換（NG→OK）
- 行けないかも → 欠席いたします（確定）
- 都合により参加できません → {理由（端的）}のため欠席いたします
- すみません、欠席です → 直前のご連絡となり申し訳ございません。欠席いたします
- とりあえず代理で → {代理者名}が参加します（権限：決裁可/不可）
- また連絡します → {A/B/C}で再設定可能です。ご都合をお知らせください
- 資料見てください → 資料は{URL}に格納済／添付。要点は{箇条書き1–2}です
「行けないかも」→確定表現に直す
- 未確定語（かも・予定）を削除し、欠席いたしますで結論先行。
- 参加の可能性が少しでもある場合はオンライン切替提案を添える。
「都合が悪いので」→配慮ある理由提示
- 抽象＋一言の客観が安全：「家庭の事情のため」「体調不良のため」。
- 機密や私事の詳細は書かない。日付・時刻で具体性を補う。
クッション言葉・敬語の整え方
- 冒頭にお詫び、末尾に依頼/感謝を置く。
- 依頼は「いただけますと幸いです」「お願いできますか」。
- 断りは「何卒ご容赦ください」で角を立てない。
FAQ（よくある質問）
当日の手段の優先順位、理由の深さ、代理の頼み方、オンライン切替、議事録依頼、件名の長さなど、迷いやすいポイントを即決できる目安で回答。短時間でも失礼なく実務が回る判断基準です。
当日は電話とメールどっちが先？
電話→（出なければ留守電＋）チャット→メールの順。30分以内に文面で確定し、履歴を残す。
理由はどこまで書けばいい？
一般表現で短く（体調不良／家庭の事情／交通遅延）。個人情報や詳細は書かない。社外は最小限＋代替案提示。
代理出席は誰に・どう頼む？
権限（決裁可否）と役割を確認して事前合意。主催者へ「代理者名・連絡先・決裁可否」を明記して連絡。
オンライン参加に切り替えてもいい？
可能なら切替提案は有効。接続方法、発言が必要な議題の優先順を共有。体調不良時は無理をしない。
議事録や資料はお願いできる？
依頼可。誰に／いつまでに／用途を添える。資料URLは自分から共有し、版管理も明記。
件名はどれくらいの長さが適切？
全角20〜35字目安。先頭に会議名／本日・至急などの判別語。社外は会社名も。絵文字・過度な記号はNG。
チェックリスト（最低限入れる5要素）
送信前の抜け漏れゼロを狙うチェックリスト。〔会議名・日時・理由（端的）・代替案（代理/再調整/資料）・お詫び/署名〕の5点を確認。宛先/CCや件名の緊急度も最後にワンタップで見直せます。
送信前1分チェック
- 目的は「欠席の確定＋代替案」になっているか
- 主催者がTo、関係者は必要最小限をCCに入れたか
- 件名の先頭に「本日/至急」や会議名を置いたか
- 資料URL/添付が入っているか、リンクは開けるか
- 議事録共有依頼や次のアクションが明確か
コピペ用チェックボックス（貼り付け→☑で置換）
□ {会議名} を書いた
□ {日時} を書いた（本日/日付/時刻）
□ {理由（端的）} を書いた（個人情報を避けた）
□ {代替案：代理/再調整{A,B,C}/オンライン/資料URL} を入れた
□ お詫びと署名を入れた
□ To/CC/件名を最終確認した
ミスりがちなNG最終確認
- 「都合により参加できません」→欠席いたします（確定表現）
- 代理者の決裁可否を書き忘れていないか
- 全員CCや私用アドレスを入れていないか
コピペ用テンプレまとめ（保存版）
記事内の主要テンプレを用途別に再掲。スマホで長押しコピーしやすい短文・要点型です。{会議名}{日時}{理由}{代理者}{A/B/C}{URL}{署名}を差し替えるだけで即送信できます。
社内・前日（メール）
件名：〔{会議名}〕欠席のご連絡（{氏名}）
{上司名}様
{理由（端的）}のため、{日時}の{会議名}は欠席いたします。
{代理者名}が参加し、資料は{URL}に共有済みです。ご確認お願いいたします。
{署名}社外・当日（電話後フォロー）
件名：本日{時刻} {会議名} 欠席の件と代替案（{会社名} {氏名}）
{相手名}様
先ほどお電話の通り、{理由}により本日は欠席いたします。
代替：{代理者名}が参加／再調整候補：{A}/{B}/{C}
資料：{URL} ご不便をおかけし申し訳ございません。
{署名}全体周知（社内チャット）
【周知】本日{時刻} {会議名}
{理由}のため{氏名}は欠席します。資料：{URL}
担当は{代理者名}が引き継ぎます。よろしくお願いします。主催者・直前（チャット一報）
至急：{会議名} 欠席のご連絡
{理由}のため、直前で恐縮ですが欠席いたします。
代理：{代理者名}／オンライン切替可／再調整：{A},{B},{C}電話後フォロー（社内メール最短）
件名：本日{会議名} 欠席の件（{氏名}）
{上司名}様
電話の通り、本日は欠席いたします。代理{代理者名}が参加します。
資料{URL}／議事録共有をお願いします。
{署名}変数ガイド（置換表）
{会議名} {日時} {時刻} {理由} {代理者名} {A/B/C} {URL} {会社名} {氏名} {上司名} {相手名} {署名}
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