資料を送るメールは「件名・中身・次アクション」が一目で伝わることが命。ここでは、目的別にそのままコピペで使えるテンプレを用意しました。{会社名}や{資料名}を差し替えるだけ。添付・リンク共有・郵送連絡・再送/差替・社内向け・英語まで、失礼なく、はやく送れます。
目次
まずはコピペ︱目的別テンプレ
いま必要な文面を30秒で完成。件名・本文・署名までセットで、{会社名}/{担当者名}/{資料名}/{版数}/{URL}/{DL期限}を置き換えるだけ。添付・大容量リンク・郵送連絡・再送/差替・機密・社内・カジュアル/かため・英語を網羅します。
※{ }は置き換え。署名は以下を共通使用：
{自社名}／{自部署名}／{自氏名}／{電話番号}／{メール}
初回送付（添付ファイルあり）
件名：【資料送付】{資料名}のご案内（{自社名}）
本文：
{会社名} {部署名} {担当者名}様
お世話になっております。{自社名}の{自氏名}です。
ご依頼の「{資料名}」を添付にてお送りします。
・概要：{一言要約}
・確認事項：{返信依頼/希望日}
お手すきの際にご確認いただけますと幸いです。
――
{自社名} {自部署名} {自氏名}
TEL: {電話番号} / Mail: {メール}大容量はリンク共有（DL期限・権限つき）
件名：【資料送付】{資料名}（リンク共有・{DL期限}まで）
本文：
{会社名} {担当者名}様
{資料名}は容量が大きいため、下記リンクよりダウンロードをお願いします。
URL：{URL}
期限：{DL期限}（期限後はアクセス不可）
権限：{閲覧のみ/社外限定/パス不要}
取得に問題があればお知らせください。
――
{署名}郵送した旨のご案内（追跡番号あり）
件名：{資料名} 郵送のご連絡（到着見込み：{到着予定日}）
本文：
{会社名} {担当者名}様
本日、{資料名}一式を{配送業者}にて発送しました。
追跡番号：{追跡番号}
到着見込み：{到着予定日}
同封物：{同封物/部数}
お受け取り後、ご確認のみお願いいたします。
――
{署名}再送（添付漏れ・未着対応）
件名：【再送】{資料名}の送付について（お詫び）
本文：
{会社名} {担当者名}様
先ほどのメールで添付漏れがございました。申し訳ございません。
改めて「{資料名}」を{添付/リンク}にてお送りします。
念のため受領の可否のみご一報いただけますと幸いです。
――
{署名}差替（最新版のご送付・版数明記）
件名：【差替】{資料名}（{版数}版）送付の件
本文：
{会社名} {担当者名}様
{資料名}の内容を更新しました（{変更点の要約}）。
旧版の破棄をお願いいたします。最新版（{版数}版）を{添付/URL}で送付します。
お手数ですが置き換えのほどお願いします。
――
{署名}機密・NDA下での送付（パス不要の安全運用）
件名：【機密】{資料名} 共有のご案内（閲覧限定）
本文：
{会社名} {担当者名}様
NDA対象のため、{サービス名}上で閲覧権限のみ付与しました。
URL：{URL}
有効期限：{DL期限}
注意：社外転送・ダウンロードは不可設定です。必要時はご連絡ください。
――
{署名}社内向け（上司・他部署・Cc/Bcc切替）
件名：{案件名}／{資料名} 共有（レビュー依頼：{期限}）
本文：
{部署名} 各位
{資料名}を{添付/URL}で共有します。レビュー観点：{観点1/2/3}
期限：{期限}
Cc：{関係者}／Bcc：外部なし
気づきがあればコメントお願いします。
――
{署名}カジュアル版（若手/スタートアップ向け）
件名：{資料名}お送りします！
本文：
{担当者名}さま
お待たせしました、{資料名}です。ざっと見てほしいポイントは{要点}。
不明点はチャットでもOKです。よろしくお願いします！
――
{署名}かため版（取引先・初回接点向け）
件名：{資料名}ご送付の件（{自社名}）
本文：
{会社名} {担当者名}様
平素よりお世話になっております。{自社名}の{自氏名}でございます。
「{資料名}」をお送りいたします。ご査収のうえ、{返信期限}までにご意見を賜れますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――
{署名}英語テンプレ（件名/本文/締め）
Subject: Documents enclosed – {Document Name}
Body:
Dear {Name},
As requested, please find {Document Name} via {attachment/link below}.
Link: {URL} (available until {Deadline})
Notes: {Key points}
Kindly review and let me know by {Reply Date}.
Best regards,
{Signature}件名カタログ30｜開封される型
開封率は件名で決まります。基本は「目的＋資料名＋アクション/期限」。以下は迷わず選べる30本。{ }内を差し替えるだけで、社外/社内/英語・再送/差替・郵送/リンク共有まで即対応できます。
件名は用件が一目で伝わることが最優先。迷ったら「【資料送付】＋{資料名}＋（ご確認のお願い）」の順で。期限や版数を入れると優先度が伝わり、開封・返信が促せます。英数/全角は社風に合わせ、冗長語は削るのがコツです。
［定番］
1.【資料送付】{資料名}のご案内（{自社名})
2.ご依頼の資料をお送りします（{資料名}）
3.{資料名} ご送付の件
4.資料送付のご連絡（{案件名}）
5.{資料名} 送付完了のお知らせ［行動促進］
6.{資料名} ご確認のお願い（{返信期限}まで）
7.受領可否のご連絡をお願いします（{資料名}）
8.{資料名}に関するご意見のお願い
9.承認依頼：{資料名}（{期限}）
10.レビュー依頼：{資料名}［期限明記］
11.【本日中】{資料名}の送付について
12.【{月}/{日}まで】{資料名}ご送付の件
13.【至急】{資料名}ご確認のお願い
14.{資料名} 送付（回答期限：{期限}）
15.{資料名} 受領確認のお願い（{期限}）［資料名入り］
16.{資料名}（{テーマ}）資料のご送付
17.{イベント名}向け {資料名} ご送付
18.{プロジェクト名} {資料名} 共有の件
19.提案書「{資料名}」送付のご連絡
20.仕様書「{資料名}」送付のご案内［日時・版数］
21.{資料名} {版数}版 送付のお知らせ
22.{本日}{時刻}送付：{資料名}
23.{資料名} 差替（{版数}版）のお知らせ
24.{資料名} 再送の件（{日付}）
25.{資料名} 郵送のご連絡（到着見込み：{到着予定日}）［社内連絡］
26.【共有】{資料名}（レビュー依頼：{期限}）
27.【社内】{案件名}/{資料名}の配布について
28.【議事】{会議名}資料の共有（{開催日}）［英語］
29.Documents enclosed – {Document Name}
30.Files via link – {Document Name} (until {Deadline})送る前の最終チェックリスト
誤送信・添付漏れ・再送を防ぐ7項目。宛名と敬称、Cc/Bcc、添付/リンク、ファイル名と版数、件名の目的適合、本文の要点、署名と連絡先を送信前10秒で確認すれば、事故は回避できます。
- 宛先：{会社名}/{担当者名}、敬称（様）・表記ブレなし
- Cc/Bcc：共有先は適切か／外部アドレスをBccにしていないか
- 添付/リンク：最新ファイルか／リンクは有効か（期限・権限）
- ファイル名：{資料名}{版数}{日付}.pdf（半角/スペースなし推奨）
- 件名：目的＋資料名＋アクション/期限が入っているか
- 本文：目的/中身/次アクション（いつまで/何を）を明記
- 署名：社名・部署・氏名・電話・メール／誤記なし
マナーQ&A（ご査収/ご確認/結びの言い換え）
「ご査収」は“受け取り確認”、内容レビューは「ご確認」。社外は丁寧・明確、社内は簡潔でOK。迷いやすい結びやクッション語をNG→推奨で示し、失礼なく素早く送れる表現に整えます。
まずは“目的と言い回し”を一致させるのがコツ。受領確認／内容確認／依頼／おわびのどれかを明確にし、語尾は「〜いただけますと幸いです」で柔らかく締めます。
「ご査収ください」はどんな場面で使う？
- 使い所：受領（到着）確認をお願いするとき。内容レビューを促す表現ではない。
- 例：
「{資料名}をお送りいたします。ご査収のほどお願い申し上げます。」
「本日郵送しました。到着後ご査収ください。」- 内容確認なら「ご確認をお願いいたします」を使う。
「ご確認お願いします」は失礼？ていねいな言い換えは？
- カジュアル寄り。社外の初回・目上には**「ご確認をお願いいたします」**。
- 例：
「お手すきの際にご確認をお願いいたします。」
「{期限}までにご確認いただけますと幸いです。」「取り急ぎ」の代替表現は？
- 場合により急かす印象。**「まずはご連絡まで」／「取り急ぎご報告申し上げます」**が無難。
- 例：
「まずは資料送付のご連絡まで。」
「先ほどの件、取り急ぎご報告申し上げます。」「送付」と「送付いたしました」の使い分けは？
- 未来：「お送りいたします／送付いたします」、過去：「お送りいたしました」。
- 避けたい：不要な二重敬語「送付させていただきます」（許諾性がない場合）。
- 例：
「資料をお送りいたします。」／「先ほど資料をお送りいたしました。」社外と社内で敬語はどこまで変える？
- 社外：会社名＋役職＋様／依頼は「〜いただけますと幸いです」。
- 社内：苗字のみ＋さん、要点を短く。「です／ます」で十分。
- 例：
社外：「{会社名} {役職} {氏名}様 {資料名}をお送りいたします。」
社内：「{資料名}共有します。レビュー{期限}までお願いします。」NG→推奨 早見表
・至急お願いします → 本日中にご確認いただけますと幸いです
・取り急ぎ送ります → まずは送付のご連絡まで
・確認お願いします → ご確認をお願いいたします
・どうぞよろしくお願いします → 何卒よろしくお願いいたします（社外）
セキュリティ最新｜PPAPは避ける・安全な送付
パス付きZIP＋別メール（PPAP）は非推奨。マルウェア検査をすり抜けやすく、誤送信対策にもならないため、リンク共有＋権限/期限へ移行を。政府・公的機関も注意喚起しています。
大容量ファイルはリンク共有＋期限/権限
- 原則：**URL共有＋DL期限＋アクセス権（閲覧のみ/社外限定）**を設定。必要に応じてDL通知・監査ログを有効化。
- ひな形（コピペ用）
件名：【資料送付】{資料名}（リンク・{DL期限}まで）
本文：
{会社名} {担当者名}様
{資料名}は下記よりDLください。
URL：{URL}
期限：{DL期限}（期限後はアクセス不可）
権限：{閲覧のみ/社外限定}
取得に問題があればご連絡ください。
――
{署名}誤送信時の初動とおわび文面
- すぐに：リンク無効化/権限剥奪 → 先方へ電話連絡 → 記録（日時/宛先/資料名）。 IPA
- ひな形
件名：【重要】先ほどの資料送付について（誤送信のお詫び）
本文：
{会社名} {担当者名}様
先ほどの{資料名}の共有に誤りがありました。リンク権限は直ちに停止済みです。
ご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございません。正しいリンクを別途お送りします。
――
{署名}機密/個人情報を含む場合の注意
- ダウンロード不可で閲覧のみを基本に、有効期限/社外転送禁止を明記。必要ならS/MIME等の署名でなりすまし対策。
- ひな形
件名：【機密/閲覧限定】{資料名} 共有のご案内
本文：
{サービス名}上で閲覧権限のみ付与しました（DL不可・社外転送不可）。
URL：{URL}／有効期限：{期限}
内容に個人情報を含むため、お取扱いにご留意ください。
――
{署名}パス別送を避ける理由と代替手段
- PPAPは検査を迂回しやすく、同経路でパス送付は無意味。代替はクラウド共有・認証付き転送・ビジネスチャットへ。公的機関もPPAP回避を示唆。
- メモ：Emotet等は添付/ZIPの悪用で拡散。受信側リスクも大。
郵送×送付状の最短テンプレ
紙資料を郵送するときは送付状＋案内メールのセットが安全。本文は「目的／同封物・部数／到着見込み／担当連絡先」を一目で。追跡番号と配送方法も書けば、先方の受け取り確認がスムーズになります。
送付状の基本構成と書き方
送付状
{送付日}
{会社名} {部署名} {担当者名}様
平素よりお世話になっております。{自社名}の{自氏名}です。
下記の通り資料をお送り申し上げます。ご査収ください。
■同封物
・{資料名} {部数}部
・{付属物（見積/申込書 など）}
■ご連絡事項
・{確認期限}/{要返信項目}
お問い合わせ：{自氏名}（TEL {電話番号}／Mail {メール}）
{自社名} {自部署名}
〒{郵便番号} {住所}同封物・部数・到着見込みの明記
件名：{資料名} 郵送のご連絡（到着見込み：{到着予定日}）
本文：
{会社名} {担当者名}様
本日、{資料名}一式を郵送しました。
同封物：{資料名} {部数}部／{付属物}
到着見込み：{到着予定日}
受領されましたら、ご確認のみお願いいたします。
――
{署名}追跡番号/配送方法の伝え方
件名：{資料名} 発送のご報告（{配送業者}/{追跡番号}）
本文：
{会社名} {担当者名}様
{配送業者}にて発送しました。
追跡番号：{追跡番号}
到着見込み：{到着予定日}（天候等で前後の可能性あり）
お受け取り後、受領可否のみご一報いただけますと幸いです。
――
{署名}到着確認・未着・再送のフォロー文例
要旨：送った後はひと言フォローが効きます。到着確認・未着確認・再送/差替の詫び・期限リマインドを状況別にコピペ可で用意。先方の手間を増やさず、確認→返信を促します。
到着確認のお願い（軽め/正式）
件名：{資料名} 受領確認のお願い
本文：
{会社名} {担当者名}様
先ほど「{資料名}」を{添付/URL}でお送りしました。
受領のみご一報いただけますと幸いです。
――
{署名}件名：{資料名} 送付のご連絡（受領確認のお願い）
本文：
{会社名} {担当者名}様
「{資料名}」を送付いたしました。お手数ですが、
受領の可否をご教示いただけますと幸いです。
――
{署名}未着時の問い合わせ（先方負担を抑える）
件名：{資料名}の受信状況について確認のお願い
本文：
{会社名} {担当者名}様
本日お送りした「{資料名}」が未着の可能性があり、ご連絡しました。
迷惑メール/受信容量の上限をご確認いただけますでしょうか。
必要であれば再送（分割/リンク共有）いたします。
――
{署名}
再送/差替時のわび＋更新点の明記
件名：【再送】{資料名}（お詫び）
本文：
{会社名} {担当者名}様
先ほどのメールに不備があり、再送いたします。申し訳ございません。
・再送理由：{添付漏れ/誤リンク 等}
・更新点：{変更点}
「{資料名}」を{添付/URL}にてお送りします。
――
{署名}
確認期限リマインド/リスケ依頼
件名：{資料名} ご確認のお願い（{期限}まで）
本文：
{会社名} {担当者名}様
先日お送りした「{資料名}」の件です。
恐れ入りますが{期限}までにご確認いただけますと幸いです。
難しい場合は、可能な日程をご提示ください。
――
{署名}FAQ（質問文そのまま）
検索の多い疑問を短く解決。件名の決め方、添付漏れの対処、大容量の扱い、「ご査収」の使い分け、郵送後の連絡、英語メールの締め方まで迷わず選べる答えを示します。
資料送付メールの件名はどう書けばいい？
- 形は「目的＋資料名＋アクション/期限」。
- 例：「【資料送付】{資料名} ご確認のお願い（{期限}まで）」。
添付し忘れたときの再送メールはどう書く？
- まずお詫び→再送理由→送付方法を明記。
- 例文は「再送/差替時のわび」テンプレを使用。
大容量ファイルはリンク共有で問題ない？
- 問題ありません。DL期限・権限を付け、本文に明記すれば実務的で安全。受領可否の一報を依頼すると確実。
「ご査収ください」はかたい？言い換えは？
- 受領確認の表現。内容レビューは「ご確認をお願いいたします」。カジュアルなら「お手すきでご確認ください」に置換。
郵送後の連絡は必要？いつ何を書く？
- 必須ではないが到着見込み・追跡番号・同封物を書くと親切。受領の一報のみ依頼すると丁寧。
英語で資料送付の案内はどう書く？
- 件名「Documents enclosed – {Document Name}」。
- 本文は、“Please find {Document Name} via {attachment/link}. Kindly review by {date}.”
でOK。署名は英語表記に。
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