初めて忘年会の幹事を任されると、「何から書き始めればよいのか」「日程が決まっていない段階でどう案内すればいいのか」「取引先にも同じ文面で送ってよいのか」と手が止まってしまうことがあります。
忘年会の案内文で最も大切なのは、案内を送る相手（社内か社外か）と現在の連絡段階（日程調整／開催確定／未回答の確認）に合わせて、伝える情報と集める回答を分けることです。
基本の形はシンプルです。決まっている事項（日時・場所・会費など）を箇条書きで整理し、回答方法を1つ指定した上で、回答期限と幹事の連絡先を明記します。なお、参加者として欠席連絡や返信メールを作成する書き方は、幹事の案内文とは役割が異なります。
まずは社内向けの基本文面を使い、状況が違う場合は後の早見表や2つの質問から文例を選んでください。
まずはこの形で｜社内向け忘年会の案内メール
社内向けで日程と会場がすでに決まっている場合は、以下の基本文面を使いましょう。件名から署名まで必要な項目がすべて揃っています。
件名には「催し名」「開催日」「出欠回答の期限」を含めることで、メール一覧の中でも一目で用件と締切が伝わります。本文の冒頭では1年間の労いを簡潔に述べ、詳細は箇条書きで整理します。出欠連絡が必要な案内では、項目を分けて記載し、締切日時と回答先を明記することがわかりやすい案内の基本です（一般社団法人日本ビジネスメール協会「取締役会議の招集をお知らせするメールの文例」参照）。
文例中の【】で囲まれた部分は、ご自身の会社の条件に合わせて差し替えてください。
件名：【忘年会のご案内】【開催月日・曜日】開催／出欠回答は【回答期限】まで
【社員各位または部署名各位】
お疲れ様です。幹事の【幹事氏名】です。
本年も残すところあとわずかとなりました。日頃の業務への尽力に感謝し、一年の労をねぎらうとともに、社員同士の親睦を深めるため、忘年会を下記の通り開催いたします。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
記
1. 日時：【開催年】年【◯月◯日（◯）】 【◯:◯〜◯:◯】（受付開始 【◯:◯】）
2. 場所：【店名・会場名】
– 住所：【住所】
– 電話番号：【電話番号】
– アクセス：【◯◯線「◯◯駅」◯番出口より徒歩◯分】
– URL：【会場の案内URL】
3. 会費：【◯,◯◯円】
– 集金方法：【当日受付にて集金いたします（お釣りのないようご準備をお願いします）】
4. 出欠回答について：
– 回答方法：【本メールへの返信にて、以下の出欠連絡票をお送りください】
– 回答期限：【◯月◯日（◯） 17:00まで】以上
————————————————–
【出欠連絡票】
・ご氏名：【 】
・出欠：【 ご参加 / ご欠席 / 現時点で未定 】
※現時点でご都合が未定の方や、業務都合で遅れて参加される見込みの方は、その旨と状況がわかる予定日を簡単にご記入ください。
————————————————–予約人数の確定が必要となりますので、期日までのご回答にご協力をお願いいたします。
ご不明な点や現時点でのご相談がございましたら、幹事の【幹事氏名】までお気軽にご連絡ください。————————————————–
【署名】
【部署名・役職】
【幹事氏名】
メールアドレス：【幹事のメールアドレス】
内線番号：【内線番号】 / 携帯番号：【幹事の携帯番号】
————————————————–
回答方法は文例では「メール返信」を指定していますが、社内で調整用フォームやアンケートツールを利用している場合は、その回答URLへ差し替えてください。回答方法を1つに絞って明記することで、集計漏れを防ぎやすくなります。
なお、日程や会場がまだ決まっていない段階の場合は、この確定案内ではなく、後述する「社内の日程調整メール」を使って候補日の都合を確認しましょう。
あなたに合う案内文を選ぶ｜相手と連絡段階の早見表
幹事の状況によって、送るべき文面は異なります。相手（社内／社外）と連絡段階（日程調整／開催確定／未回答確認）の組み合わせから、最適な文例を選んでください。
| 相手 | 現在の連絡段階 | 文例の特徴と主な連絡内容 | 文例リンク |
|---|---|---|---|
| 社内 | 日程調整（候補日確認） | 複数の候補日時を挙げ、都合の良い日を確認する。費用や場所は予定・未定として記載 | 社内の日程調整文例へ |
| 社内 | 開催確定（出欠案内） | 日時・会場・会費と集金方法・回答期限を明記し、正式な出欠を募る | 社内の開催確定文例へ |
| 社内 | 未回答者への確認 | 前回の案内を再掲し、集計のために返信をお願いする。行き違いへの配慮を添える | 社内の未回答確認文例へ |
| 社外 | 日程調整（日程相談） | 忘年会開催の打診とともに候補日時を提示し、ご都合を伺う。費用の有無も予定として記載 | 社外の日程相談文例へ |
| 社外 | 開催確定（正式案内） | 日頃の感謝を添え、確定した日時・場所・費用負担（招待または会費）を丁寧に案内 | 社外の開催確定文例へ |
| 社外 | 未回答者への確認 | 前回の連絡に触れ、人数確定のため出欠を再度確認する。丁寧な行き違いの配慮を入れる | 社外の未回答確認文例へ |
以下では、2つの質問を選ぶだけで状況に合った文例と確認事項を絞り込めるツールを用意しました。早見表と合わせてご活用ください。選択機能が使えない場合も、上の早見表と以下の6文例から選べます。
状況に合う文例が見つかったら、以下の各章から実際の文面を確認し、実情に合わせて編集を進めましょう。
社内の日程調整と未回答者への連絡
社内向けの連絡では、「日程候補の都合確認」と「未回答者へのリマインド」で書くべき内容が大きく異なります。
日程が未定なら候補日の都合を確認する
忘年会を開催することは決まっていても、具体的な日程が決まっていない段階では、まず候補日を複数提示して都合を確認します。
ビジネスでの日程調整では、自分の予定候補をいくつか伝え、全候補が難しい場合にも知らせてもらう構造にすることが親切です（一般社団法人日本ビジネスメール協会「打ち合わせの日程調整をご相談するメールの文例」参照）。
ここでの回答は「候補日の都合」であり、「参加確定」ではないことを本文に明記します。また、会場や会費についても確定事項として書かず、「予定」や「未定」と明記しておきましょう。
件名：【日程調整】忘年会の開催日程について（【回答期限】までにご回答をお願いします）
【部署名各位または社員各位】
お疲れ様です。幹事の【幹事氏名】です。
本年も残すところわずかとなりました。一年間の労をねぎらい、皆様と楽しい時間を過ごせるよう、忘年会の開催を企画しております。
つきましては、皆様のご都合を伺った上で開催日を決定したく存じます。お手数をおかけしますが、下記の日程候補の中でご都合の良い日時を【◯月◯日（◯） 17:00】までにお知らせいただけますでしょうか。
記
1. 開催候補日時：
– 第1候補：【開催年】年【◯月◯日（◯） 19:00〜21:00頃】
– 第2候補：【開催年】年【◯月◯日（◯） 19:00〜21:00頃】
– 第3候補：【開催年】年【◯月◯日（◯） 19:00〜21:00頃】2. 会場および会費について：
– 会場：【◯◯駅周辺の飲食店】を予定しております（決定後に改めてご案内します）。
– 会費：【◯,◯◯円程度】を想定しております。3. 回答方法：
– 【本メールへの返信にて、以下の日程回答票をお送りください】以上
————————————————–
【日程回答票】
・ご氏名：【 】
・第1候補（【候補月日】）：【 ◯（参加可能） / △（遅れて参加可能） / ×（都合がつかない） 】
・第2候補（【候補月日】）：【 ◯（参加可能） / △（遅れて参加可能） / ×（都合がつかない） 】
・第3候補（【候補月日】）：【 ◯（参加可能） / △（遅れて参加可能） / ×（都合がつかない） 】
※すべての候補日でご都合がつかない場合は、その旨をお知らせください。
————————————————–※今回の回答は候補日の都合確認であり、最終的な出欠の確定ではありません。
日程および会場が正式に決定いたしましたら、改めて出欠確認のご案内をお送りいたします。ご不明な点がございましたら、幹事の【幹事氏名】までお気軽にお尋ねください。
何卒よろしくお願いいたします。————————————————–
【署名】
【部署名・役職】
【幹事氏名】
メールアドレス：【幹事のメールアドレス】
内線番号：【内線番号】
————————————————–
返信がまだの人へ行き違いに配慮して確認する
案内メールを送った後、回答期限が近づいている場合や、期限を過ぎても返信がない場合に送る確認メールです。
再送メールを送る際は、相手を責めるのではなく、メールの未到達や行き違いに配慮した表現を添えることが大切です（一般社団法人日本ビジネスメール協会「再送メールの文例（メールの返信がない場合）」参照）。送信前に必ず未集計の回答がないか確認し、すでに回答済みの人へ届いてしまう可能性を考えて「行き違いのご容赦」を一言添えます。
また、未回答だからといって「不参加とみなす」と一方的に処理せず、参加可否がまだわからない人向けに相談窓口を提示しておきましょう。
件名：【出欠ご確認】忘年会の出欠回答のお願い（【開催月日】開催分）
【対象者のご氏名】様
お疲れ様です。幹事の【幹事氏名】です。
先般【◯月◯日（◯）】にご案内いたしました忘年会の出欠につきまして、人数の取りまとめを行っております。
まだご回答をいただいていない方におかれましては、お忙しいところ恐縮ですが、【◯月◯日（◯） 17:00】までにご回答いただけますと幸いです。
（※本メールと行き違いにすでにご回答をいただいている場合は、何卒ご容赦ください。）開催概要は以下の通りです。
記
1. 日時：【開催年】年【◯月◯日（◯）】 【◯:◯〜◯:◯】
2. 場所：【店名・会場名】（【◯◯線「◯◯駅」◯番出口徒歩◯分】）
3. 会費：【◯,◯◯円】
4. 回答方法：【本メールへの返信にて、以下の出欠連絡票をお送りください】以上
————————————————–
【出欠連絡票】
・ご氏名：【 】
・出欠：【 ご参加 / ご欠席 / 現時点で未定 】
※業務都合等で参加可否が未定の方は、その旨と状況がわかる予定日をご記入ください。個別にご相談を承ります。
————————————————–店舗への人数確定期限がございますため、ご協力をよろしくお願いいたします。
何かご不明な点やお困りごとがございましたら、幹事の【幹事氏名】までご連絡ください。————————————————–
【署名】
【部署名・役職】
【幹事氏名】
メールアドレス：【幹事のメールアドレス】
内線番号：【内線番号】
————————————————–
なお、忘年会に限らず一般的な業務メール全般での丁寧な催促や再確認の言い回しについては、当サイトの業務メールでの催促・確認の言葉遣いでも詳しく解説しています。
取引先・社外向けの忘年会案内メール
取引先やパートナー企業を招く忘年会では、日頃のお礼を丁寧に述べた上で、会の趣旨や費用負担について誤解が生じないよう明確に記載します。
日程候補をご相談する文例
社外の方を招待するにあたり、まずは先方のご都合を伺うためのメールです。複数の候補日時を提示し、回答期限を設けて伺います。
費用負担についても、自社で全額負担（招待）する予定なのか、会費制を想定しているのか、現段階の見込みや未定である旨を曖昧にせず触れておくことで、先方も参加条件を確認しやすくなります。
件名：忘年会開催のご相談と日程のお伺い【自社名・幹事名】
【相手先企業名】
【相手先部署名・お役職】
【相手先ご氏名】様いつも大変お世話になっております。【自社名】の【幹事氏名】でございます。
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、心より御礼申し上げます。さて、本年も残すところわずかとなりました。
日頃の感謝をお伝えするとともに、親睦を深める機会といたしまして、ささやかながら忘年会を催したいと存じます。つきましては、皆様のご都合を伺い日程を調整させていただきたく存じます。
ご多忙の折に大変恐縮ではございますが、以下の候補日時の中でご都合のよろしい日程を【◯月◯日（◯）】までにお知らせいただけますでしょうか。記
1. 開催候補日時：
– 第1候補：【開催年】年【◯月◯日（◯） ◯:◯〜◯:◯頃】
– 第2候補：【開催年】年【◯月◯日（◯） ◯:◯〜◯:◯頃】
– 第3候補：【開催年】年【◯月◯日（◯） ◯:◯〜◯:◯頃】2. 場所：
– 【◯◯駅周辺の飲食店】を予定しております。3. 費用について：
– 【社内で確認した費用負担の予定・または未定の旨】4. 回答方法：
– 【本メールへのご返信にて、ご都合のよろしい日時をお知らせください】以上
※上記候補日程の中でご都合がつかない場合は、別の日程をご提案させていただきますので、ご遠慮なくお申し付けください。
日程が確定いたしましたら、改めて正式なご案内をお送り申し上げます。年末に向けご多忙のことと存じますが、何卒ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
————————————————–
【署名】
【自社名・部署名・役職】
【幹事氏名】
住所：【住所】
電話番号：【電話番号】
メールアドレス：【幹事のメールアドレス】
————————————————–
開催が決まったときのご案内
日時と会場が確定し、取引先へ正式な出席をお願いする案内メールです。日頃の感謝とともに、開催日時、会場のアクセス、費用負担、出欠回答方法と期日、窓口担当者を項目別に整理して伝えます。
社外向けの場合、自社で全額負担（招待）するケースと、会費制とするケースがあります。「社外向けなら必ず無料」という一律の決まりはないため、自社の方針を確認した上で文面を選択してください。
件名：忘年会のご案内【自社名・幹事名】
【相手先企業名】
【相手先部署名・お役職】
【相手先ご氏名】様いつも大変お世話になっております。【自社名】の【幹事氏名】でございます。
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。さて、本年も残すところあとわずかとなりました。
日頃の感謝の気持ちを込めまして、下記のとおり忘年会を開催いたしたく存じます。ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、ぜひご出席を賜りたくご案内申し上げます。
記
1. 日時：【開催年】年【◯月◯日（◯）】 【◯:◯〜◯:◯】（受付開始 【◯:◯】）
2. 場所：【店名・会場名】
– 住所：【住所】
– 電話番号：【電話番号】
– アクセス：【◯◯線「◯◯駅」◯番出口より徒歩◯分】
– 店舗URL：【会場の案内URL】
3. 会費：【社内で確定した費用負担のご案内】
4. 出欠回答について：
– 回答方法：【本メールへのご返信にて、ご出欠をお知らせください】
– 回答期限：【◯月◯日（◯）まで】以上
会場準備の都合上、恐れ入りますが【◯月◯日（◯）】までにご出欠をお知らせいただけますと幸いに存じます。
ご不明な点やご要望などがございましたら、本状窓口の【幹事氏名】までお気軽にお申し付けください。皆様のご参加を心よりお待ち申し上げております。
————————————————–
【署名】
【自社名・部署名・役職】
【幹事氏名】
住所：【住所】
電話番号：【電話番号】
メールアドレス：【幹事のメールアドレス】
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費用負担の差し替え例
自社負担と確認できた場合は「当日は弊社にてご招待申し上げます」と記載できます。日程相談の段階で未定なら「費用負担については調整中のため、決まり次第ご案内いたします」と伝えてください。 自社の方針で会費制とする場合は、上記文例の「3. 会費」および結びの文章を以下のように差し替えます。
3. 会費：【お一人様 ◯,◯◯円】（【確認済みの集金方法】）
※誠に恐縮ではございますが、当日は会費制とさせていただきますので、あらかじめご了承いただけますと幸いです。
ご回答をもう一度お願いする文例
取引先へ案内を送ったものの、期日近くになっても回答が届いていない場合に送る確認メールです。
前回の連絡日に触れつつ、会場の人数取りまとめのために再度伺いたい旨を丁寧に伝えます。行き違いへの配慮を冒頭に入れ、先方の事情を尊重して返信を過度に急かさない姿勢を示します。
件名：【出欠ご確認】忘年会のご案内について【自社名・幹事名】
【相手先企業名】
【相手先部署名・お役職】
【相手先ご氏名】様いつも大変お世話になっております。【自社名】の【幹事氏名】でございます。
平素は格別の温かいお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。
先般【◯月◯日（◯）】付のメールにてご案内いたしました忘年会につきまして、出欠のご意向を伺いたくご連絡を差し上げました。
（※本メールと行き違いにご連絡をいただいておりましたら、大変失礼いたしました。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。）
現在、会場の人数取りまとめを進めておりまして、ご多忙のところ誠に恐れ入りますが、【◯月◯日（◯）】までにご都合をお知らせいただけますと幸いに存じます。
記
【忘年会 開催概要】
1. 日時：【開催年】年【◯月◯日（◯）】 【◯:◯〜◯:◯】
2. 場所：【店名・会場名】（【◯◯線「◯◯駅」徒歩◯分】）
3. 回答方法：【本メールへのご返信にて、ご出欠をお知らせいただけますと幸いです】以上
年末に向けご多忙を極めていらっしゃる時期に、重ねてのご連絡となり恐縮でございます。
もしご出席のご調整が難しく返信が遅れている場合や、出席者のご変更等がございましたら、窓口の【幹事氏名】までお気兼ねなくご相談ください。何卒よろしくお願い申し上げます。
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【署名】
【自社名・部署名・役職】
【幹事氏名】
住所：【住所】
電話番号：【電話番号】
メールアドレス：【幹事のメールアドレス】
————————————————–
会費・返信期限・変更の連絡先を決める
案内文を作成する際、多くの幹事が悩むのが「会費」「返信期限」「変更・キャンセル規定」の決め方です。これらは全国一律の正解があるわけではなく、自社の運用と予約店舗の規約に合わせて設定する必要があります。
| 項目 | 確認すること・案内に書くこと |
|---|---|
| 会費・費用負担 | ・社内：会社からの補助の有無、自己負担額、集金方法（当日受付での現金集金、事前回収、電子決済など）を確認して記載する。 ・社外：会社負担（招待）か会費制かの方針を確認する。未定の段階では「会費：◯,◯◯円程度を予定」と見込みを記載する。 |
| 返信期限 | ・店舗側の「最終人数確定期限」「キャンセル料発生期日」を確認する。 ・幹事側の集計や連絡にかかる日数（集計・未回答者への確認に必要な時間）を逆算して設定する。 ※「必ず◯週間前」という固定のルールはありません。店舗の確定期限から逆算して現実的な日程を設定しましょう。 |
| 変更・キャンセルの連絡先 | ・参加・不参加の変更が出た場合の連絡窓口（幹事の氏名・電話・メール）を明記する。 ・直前の変更でキャンセル料が発生する可能性がある場合は、お店と事前に確認した規定（期日・条件）を正確に記載する（根拠のない一律全額負担ルールなどを独自に作らない）。 |
案内文の中に、「現時点で業務の都合上、出欠が確定できない方は、その旨と状況がわかる予定日を幹事までご相談ください」といった一文を添えておくと、未確定の人が返信を後回しにしてそのまま期限を過ぎてしまう事態を防ぎやすくなります。
社内チャット・掲示、新年会の案内に直すには
メール以外の媒体でお知らせする場合や、忘年会ではなく新年会として案内する場合の調整ポイントを解説します。
短いお知らせも回答方法と担当を残す
SlackやMicrosoft Teamsなどの社内チャットツールや、オフィスの掲示板でお知らせする場合は、時候の挨拶を省いて要点に絞った文面にします。
紙の掲示では、回答方法を「【期限】までに【幹事氏名・部署・連絡先】へ出欠をお知らせください」など、実際に回答できる方法へ差し替えます。
ただし、短くする場合でも「日時・場所」「会費」「回答方法と期限」「幹事の連絡先」は必ず残してください。また、掲示板に貼り出す文面に「このメールにご返信ください」と残したままにしないよう注意し、チャットの場合は回答フォームのURLやスタンプでの回答ルールを明記します。
【忘年会開催のお知らせ】
今年も残すところわずかとなりました。日頃の労をねぎらい、親睦を深めるため以下の通り忘年会を開催します！・日時：【◯月◯日（◯） ◯:◯〜◯:◯】
・場所：【店名】（【◯◯駅 徒歩◯分】）
・会費：【金額】（【集金方法】）
・回答方法：【回答フォームのURL】からご回答ください
・回答期限：【◯月◯日（◯） 17:00まで】※ご質問や調整のご相談は、幹事の【幹事氏名】までお気軽にどうぞ！
新年会は目的の言葉と日付を一緒に差し替える
忘年会ではなく「新年会」として案内する場合は、年末の労いの言葉を「新年の挨拶と新たな年の結束を固める言葉」に差し替えます。新年会も日時や会場、出欠の回答方法を明示して案内することが基本です（一般社団法人日本ビジネスメール協会「新年会の開催をお知らせするメールの文例」参照）。
注意点として、年内（12月中）に新年会の案内を送る場合は、まだ年が明けていないため「あけましておめでとうございます」と書くのは不自然です。「来年の新年会についてご案内いたします」といった表現にします。年明けに送る場合は新年の挨拶から始めましょう。
【件名の差し替え】
【新年会のご案内】【開催月日・曜日】開催／出欠回答は【回答期限】まで【冒頭文の差し替え（年明けに送信する場合）】
あけましておめでとうございます。幹事の【幹事氏名】です。
旧年中は大変お世話になりました。本年もどうぞよろしくお願いいたします。
さて、新しい一年のスタートにあたり、社員一同の親睦と結束を深めるため、新年会を下記の通り開催いたします。【冒頭文の差し替え（年内に送信する場合）】
お疲れ様です。幹事の【幹事氏名】です。
少し早いご案内となりますが、新年を迎えるにあたり、社員一同で新年のスタートを祝う「新年会」を下記の通り企画いたしました。
送る前の確認リスト
案内文を作成したら、送信ボタンを押す前に以下の項目を1つずつ確認しましょう。
- 差し替え用の【】（日付、曜日、店名、金額など）の入力漏れや消し忘れはないか
- 日付と曜日はカレンダーと合っているか（開催年も含めて確認したか）
- 開始時間・終了予定時間・受付開始時間は明確に書かれているか
- 会場名、住所、電話番号、最寄り駅からのアクセス、店舗URLは正確か
- 会費の金額と集金方法（当日集金、事前振込など）は明記されているか
- 出欠の回答方法（メール返信、専用フォーム等）と回答期限が具体的に指定されているか
- 幹事の氏名、連絡先（内線、携帯電話、メールアドレス）が記載されているか
- まだ決まっていない項目（予定・未定）がある場合、その旨が正しく明記されているか
- 【社外宛先の場合】To / Cc / Bcc の設定は社内ルールに沿っているか
社外の方へ一斉送信する場合、受信者同士のメールアドレスを見せる必要がないときは、個別送信やBccでの送信を検討します。Ccに入力された宛先は他の受信者にも表示されますが、Bccに入力された宛先は他のBcc受信者には表示されません（Gmail ヘルプ「メールの送信または送信取り消し」参照）。ただし、一斉送信の取り扱いは各社のセキュリティ規程や運用ルールに従って選択してください。
文面が完成したら、まずは上司や共同幹事に内容を確認してもらい、問題がないことを確かめてから送信準備を整えましょう。
他の社内行事や関連する準備を進める場合は、以下の記事も参考にしてください。
- 送別会の案内文や主賓への配慮を確認したい場合は、送別会の案内メールをご覧ください。
- 歓迎会の案内や新入社員への案内状を作成する場合は、歓迎会の案内メールで詳しく解説しています。
- 新年会当日の司会進行や台本を準備する場合は、新年会の司会進行シナリオが役立ちます。