始末書と顛末書の違いは？反省が伝わる書き方・例文・再発防止策まで徹底解説【テンプレート付】

仕事でミスをしてしまい、「どうしよう、始末書を書かなきゃ…」と焦っていませんか？ 上司から「顛末書（てんまつしょ）を出して」と言われて、「始末書と何が違うの？」と戸惑っているかもしれませんね。

誰にでも失敗はあります。大切なのは、起きてしまったミスをどうリカバリーするかです。 誠意ある対応ができれば、今回の失敗をきっかけに「かえって信頼される人」になることだってできるんですよ。

この記事では、言葉のプロであるコトバノモリ編集部が、以下の3つを分かりやすく解説します。

• 30秒でわかる「始末書」と「顛末書」の違いと使い分け
• 上司が納得する「再発防止策」の考え方
• 【ケース別】そのまま使える書き方例文（遅刻・紛失・ミスなど）

焦らなくて大丈夫。まずは深呼吸をして、一緒に書き方を確認していきましょう。

30秒で解決！「始末書」と「顛末書」の違いとは？

「始末書」と「顛末書」。漢字も雰囲気も似ていますが、この2つは書類の目的がまったく違います。 ここを間違えると、「反省していない」と思われたり、「要点がわからない」と突き返されたりしてしまうので注意が必要です。

なお、始末書と顛末書の使い分けに法律上の明確な定義はありませんが、ここでは一般的なビジネス慣習として解説します。

一目でわかる比較表（目的・宛先・内容）

まずはざっくりと、2つの違いを表で確認してみましょう。

項目	始末書（しまつしょ）	顛末書（てんまつしょ）
主な目的	謝罪・反省を示すこと	事実・経過を報告すること
内容の重心	「申し訳ありません」というお詫びと誓い	「いつ・どこで・なぜ起きたか」という客観的事実
宛先	社長や部長などの責任者宛て	直属の上司や担当部署宛て
ニュアンス	個人の責任を認め、許しを請う	再発防止のために情報を共有する

【宛先についての補足】 提出先は社内規程や上司の指示、事案の重大性によって異なります。一般には、顛末書は直属の上司や部門長に提出し、案件によっては社長など会社の責任者に提出することもあります。

あなたはどっち？提出すべき書類の判断基準

「今回はどっちを出せばいいの？」と迷ったときは、上司の指示に従うのが鉄則ですが、自分でも判断できるようにしておきましょう。

始末書・顛末書の使い分けに法律上の明確な基準はありません。一般的には、謝罪・反省（誓約）を中心にするなら始末書、経緯・原因の共有を中心にするなら顛末書として扱われることが多いです。

1. 金銭的な損害や、重大な規律違反をした場合
   • → 「始末書」の可能性が高いです。個人の過失として、処分を検討する材料になることもあります。
2. システムトラブルや、業務フローの問題でミスが起きた場合
   • → 「顛末書」のケースが多いです。誰かを責めることより、「なぜ起きたか」を解明して再発を防ぐことが優先されるからです。

また、会社によっては「事実報告としての顛末書」と「反省文としての始末書」をセットで提出するケースや、「顛末書の中に再発防止策も盛り込む」という運用もあります。やはり最終的には社内ルールを確認しましょう。

基本的には、「不始末（ふしまつ）」をしたなら始末書、「事の顛末（てんまつ）」を報告するなら顛末書です。

【要注意】「理由書」「反省文」との違いもチェック

会社によっては、さらに別の呼び方をすることもあります。

• 理由書: 遅刻や欠勤など、軽いミスの際になぜそうなったかの「理由」のみを報告するもの。始末書より軽めです。
• 反省文: 学生時代にも書いたことがあるかもしれませんね。事実報告よりも「個人の反省」に特化したもので、社内研修での態度などが問題になった時に求められることがあります。

【始末書】誠意が伝わる構成と書き方のポイント

ここからは、具体的な書き方を見ていきましょう。まずは「お詫び」がメインとなる始末書からです。

始末書で一番大切なのは、「自分の非を認め、心から反省していること」を伝える姿勢です。言い訳がましくなると逆効果なので気をつけましょう。

始末書に書くべき「3つの必須要素」

どんな内容の始末書でも、必ずこの3段構成で組み立てます。

1. 事実（何をしたか）
   • いつ、どこで、どのようなトラブルを起こしたかを簡潔に書きます。
2. 原因（なぜ起きたか）
   • 言い訳をせず、自分の不注意や確認不足など、自分に矢印を向けて原因を書きます。
3. 反省と誓い（お詫びと対策）
   • 迷惑をかけたことへの謝罪と、「二度と同じミスを繰り返さないための具体的な対策」を書きます。

言い訳はNG！心証を良くする言葉選び

文章の端々に「自分のせいじゃない」という気持ちが出ていると、読み手は敏感に察知します。以下のような表現は避けましょう。

• NG例: 「忙しくて確認できませんでした」
  • 解説: 「忙しい」は言い訳の定番です。
  • OK例: 「業務の優先順位を見誤り、確認がおろそかになっておりました」
• NG例: 「〜するつもりでした」
  • 解説: 「つもり」は結果責任を果たしていないことを強調してしまいます。
  • OK例: 「私の認識の甘さにより〜」
• NG例: 「不可抗力により」
  • 解説: 始末書では使わないほうが無難です。たとえ運が悪かったとしても、「リスクを予測できなかった自分の責任」というスタンスで書くのがマナーです。

手書き？パソコン？作成時の基本マナー

「お詫びの気持ちを表すなら、手書きじゃないとダメ？」と悩む方も多いですよね。

• 基本はパソコン作成でOK
  • 最近はデータで管理・保存するため、パソコンでの作成（Wordなど）が一般的です。読みやすさを優先しましょう。
• 手書きが求められるケース
  • 特に重大な過失の場合や、歴史のある企業、上司の方針によっては「手書きで誠意を見せるべき」とされることもあります。
  • 迷ったら、書き始める前に「パソコンで作成してもよろしいでしょうか？」と上司に確認するのが一番確実です。

【顛末書】事実を正確に伝える構成と書き方のポイント

「始末書」がお詫びの手紙なら、「顛末書」は現場レポートです。 ここで感情的になりすぎて「本当に申し訳なくて…」と書き連ねると、読み手は「で、結局何が起きたの？」と困ってしまいます。

顛末書は「客観性」が命！5W1Hで整理しよう

顛末書を書くときは、「第三者が見ても状況がわかること」を意識してください。 自分の感情（主観）はいったん横に置き、事実（客観）を積み上げていきます。

• When（いつ）: 発生日時
• Where（どこで）: 発生場所
• Who（誰が）: 当事者、関係者
• What（何を）: 起きた事象、被害の内容
• Why（なぜ）: 原因（事実に基づくもの）
• How（どのように）: 対応状況、処置

時系列で書く！わかりやすい構成の作り方

報告が苦手な人は、時間を追って書くとスムーズです。

1. 発生前の状況: 「〇月〇日 10:00頃、通常通り業務を開始」
2. トラブル発生: 「10:30、〇〇の操作を行ったところエラー画面が表示」
3. 初期対応: 「直ちに課長へ報告し、システム部へ連絡」
4. 原因調査: 「ログを確認した結果、〇〇の設定ミスと判明」
5. 現在の状況: 「現在は復旧済み。業務への影響は軽微」

このように、「映画のあらすじ」を書くようなつもりで事実を並べましょう。

社外へ提出する場合の注意点

取引先などでトラブルを起こし、社外へ顛末書を出すケースもあります。 この場合、「自社の恥」を外部へ晒す書類になります。

• 絶対に独断で出さない: 必ず上司の添削と承認を受けてください。
• 表現をマイルドにする場合も: 社外向けは感情表現を抑えつつ、事実に基づく表現に整えます。例えば「担当者が寝坊しました」の詳細は避け、『私的要因により始業時刻に遅参し、対応が遅れました』など、事実の骨格を維持した中立表現を用い、再発防止策を具体的に示します。

【例文】遅刻に関する顛末書（報告メインの場合）

顛末書として報告する場合は、反省よりも事実と対策を優先します。

件名：遅刻に関する顛末書

〇〇部 部長 〇〇 殿

1. 日時 令和〇年〇月〇日 午前10時00分出社（所定始業時刻：午前9時00分）

2. 経緯 当日朝、起床予定時刻を過ぎて起床し、直ちに〇〇課長へ電話連絡を行いましたが、結果として1時間の遅刻となりました。

3. 原因 前夜の就寝時間が遅くなったことによる睡眠不足、およびアラーム設定の不備（設定時刻の誤り）が重なったためです。

4. 再発防止策 ・目覚まし時計を複数設置し、起床確認を確実に行います。 ・就寝時間を管理し、業務に支障をきたさない体調管理を徹底します。

以上

令和〇年〇月〇日 〇〇部 〇〇 〇〇 ㊞

【ケース別】始末書の書き方例文集（テンプレート）

それでは、具体的な例文を見ていきましょう。 ここでは謝罪と反省を中心とした「始末書」の例文を紹介します。状況に合わせてアレンジして使ってください。

【遅刻・欠勤】寝坊や体調不良の場合

件名：遅刻に関する始末書

代表取締役社長 〇〇 〇〇 殿

遅刻に関する始末書

私は、令和〇年〇月〇日、本来9時の始業時刻であるところ、1時間遅刻し、10時に出社いたしました。

1. 事実 令和〇年〇月〇日、自身の寝坊により1時間の遅刻をいたしました。

2. 原因 前夜の就寝時間が遅くなり、目覚まし時計の設定時刻に気づかなかったことが原因です。社会人としての自己管理、体調管理が欠けておりました。

3. 反省と今後の対策 私の遅刻により、朝礼および午前の業務進行に支障をきたし、チームの皆様に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。 今後は就寝時間を厳守し、目覚まし時計を複数セットするなど起床対策を徹底いたします。また、生活リズムを見直し、万全の体調で業務に取り組むことを誓います。

令和〇年〇月〇日 〇〇部 〇〇 〇〇 ㊞

【紛失】社員証や重要書類をなくした場合

件名：社員証紛失に関する始末書

1. 紛失日時 令和〇年〇月〇日 20時頃

2. 紛失場所 帰宅途中の〇〇線電車内、もしくは〇〇駅周辺

3. 状況 帰宅時に社員証が入った定期入れを携帯しておりましたが、帰宅後に紛失に気づきました。直ちに最寄りの〇〇警察署へ遺失物届を提出しましたが、現時点では発見されておりません。

4. 反省と対策 重要な貸与品を紛失し、セキュリティ上のリスクを生じさせたことを深く反省しております。 今後は、社員証にはチェーンを装着して鞄と繋ぐなど、物理的な脱落防止策を講じます。また、退社時および帰宅時の所持品確認を徹底し、二度とこのような不始末を起こさないよう努めます。

【ミス・過失】発注ミスや器物破損の場合

件名：商品発注ミスに関する始末書

1. 概要 〇月〇日納品分の商品「A」について、本来「10個」発注すべきところを誤って「100個」発注し、過剰在庫および返品手数料〇〇円の損害を発生させました。

2. 原因 発注システムへの入力時、数量の桁数確認を怠ったこと、および送信前のダブルチェックを行わなかったことが原因です。

3. 反省と対策 私の不注意により会社に金銭的な損害を与えましたこと、深くお詫び申し上げます。 今後は発注入力後の指差し確認を徹底するとともに、〇〇個以上の発注に関しては必ず上長の承認を得るフローを遵守いたします。今回の反省を業務に活かし、信頼回復に努めてまいります。

ここが一番大事！「二度と同じミスをしない」再発防止策の作り方

始末書で上司が一番見ているのは、実は謝罪の言葉ではなく「再発防止策」です。 「もうしません」と言うだけなら子供でもできます。ビジネスでは「仕組みで解決する姿勢」が求められます。

「気をつけます」は対策ではない！

• × 「今後は注意します」
• × 「気を引き締めて取り組みます」
• × 「意識を変えます」

これらは全て「精神論」です。人の意識は時間とともに薄れるもの。上司は「意識が薄れたら、またやるんでしょ？」と思います。

原因を掘り下げる「なぜなぜ分析」を使ってみよう

具体的な対策を作るには、トヨタ式でも有名な「なぜなぜ分析」の簡易版がおすすめです。

【例：遅刻をしてしまった】

1. なぜ遅刻した？
   • → 寝坊したから。
2. なぜ寝坊した？
   • → 目覚まし時計を止めて二度寝したから。
3. なぜ二度寝した？
   • → 前夜にスマホをダラダラ見てしまい、睡眠不足だったから。

【導き出される対策】

• × 気合で起きる（精神論）
• 〇 寝室にスマホを持ち込まない。目覚まし時計をベッドから歩かないと届かない場所に置く。（物理的な仕組み）

今日からできる具体策の例

• チェックリストを作る: 記憶に頼らず、紙を見て確認する。
• ダブルチェックを依頼する: 人を変えて二重に見る。
• アラーム/リマインダーの設定: PCやスマホの通知機能を使う。
• 指差し確認: アナログですが、「ヨシ！」と声を出すのは非常に効果的です。

意外と見られてる？用紙・封筒・提出時のマナー

内容が完璧でも、出し方が雑だと「反省していない」と思われます。最後まで気を抜かないで！

用紙サイズと適切な封筒の選び方

• 用紙: 一般的にはA4サイズの白紙（コピー用紙でOK）に印刷します。
• 封筒:
  • 白の長形3号（A4が三つ折りで入るサイズ）が基本です。
  • 茶封筒は事務的な書類用なので、始末書には不向きです。
  • 「郵便番号枠」がない無地のタイプがベストですが、なければ枠ありでも許容範囲です。
• 表書き: 封筒の表面中央に「始末書」または「顛末書」と縦書きします。裏面には自分の所属と氏名を書きます。

三つ折り？そのままでいい？封入の手順

封筒に入れる場合は、「三つ折り」にします。

1. 書き出し（文頭）が右上にくるように紙を置く。
2. 紙の下3分の1を上に折る。
3. 紙の上3分の1を下に被せるように折る。
4. 封筒から出した時、書き出しの部分が最初に見える向きで入れる。
   • ※手渡しする場合は、あえて封（のり付け）をしないのがマナーとされることもあります（すぐに上司が中身を確認するため）。

渡す時のタイミングと「お詫びの言葉」スクリプト

机の上にポンと置いておくのはNGです。必ず「手渡し」しましょう。

【会話例】

• あなた: 「〇〇課長、今お時間よろしいでしょうか」
• 課長: 「はい、なんですか」
• あなた: 「先日の〇〇の件につきまして、始末書（顛末書）を作成いたしました。（両手で差し出しながら）この度は多大なるご迷惑をおかけし、大変申し訳ございませんでした」
• あなた: 「二度と同様のミスを起こさないよう、〇〇という対策を徹底してまいります」

始末書・顛末書のよくある質問（FAQ）

Q. 会社から「提出しろ」と言われましたが、納得がいきません。拒否できますか？

A. 状況によりますが、事実報告であれば拒否は難しいです。 始末書（謝罪・反省の意思表明）については、強制が問題となる場合があり、対応は就業規則や事案の内容、裁判例の考え方によって左右されます。 一方で、事実関係の報告（顛末書・報告書）であれば業務命令として求めやすいと整理されることが多いです。会社の指示に疑問がある場合は、まず“事実関係”を正確に記した文書で説明し、必要に応じて人事・労務や専門家に相談しましょう。

Q. ネットの例文をコピペしてもバレませんか？

A. バレる可能性が高いですし、何より危険です。 ネットの例文は汎用的なので、あなたの会社の状況や独自の業務フローとは合わない部分が必ずあります。コピペして「〇〇」の部分だけ書き換えたような文章は、読み手に違和感を与えます。 例文はあくまで「型」として使い、「原因」と「対策」の部分だけは自分の言葉で具体的に書きましょう。

Q. どのくらいの期間内に提出すべきですか？

A. 社内ルールに従いましょう。ない場合は「可及的速やかに」です。 提出時期は社内ルールがあればそれに従い、ルールがない場合でも“可及的速やかに”が基本です。調査に時間がかかるときは、第一報（現時点で確定している事実）→続報（原因・対策確定後）の2段階に分けると実務的です。

Q. 上司が怒っていて受け取ってくれない時は？

A. 無理に渡さず、タイミングを改めましょう。 「今は見たくない」と言われたら、「申し訳ございません。また改めさせていただきます」と引き下がりましょう。 そして、数時間後や翌日の朝一番など、相手が落ち着いたタイミングを見計らって再トライします。その際、「先ほどは失礼いたしました」と一言添えるのが大人の対応です。

まとめ

始末書や顛末書を書くのは、誰にとっても気が重いものです。 ペンを持つ手が震えたり、画面の前で溜息をついたりしてしまう気持ち、よく分かります。

でも、「失敗」はそこで終わりではありません。

1. 事実を隠さず報告する
2. 原因を深く考える
3. 具体的な再発防止策を実行する

この3つができれば、あなたは以前よりも強く、信頼できるビジネスパーソンになれます。 「雨降って地固まる」という言葉があるように、今回の件をきっかけに、あなたの評価が逆に上がる可能性だってあるのです。

まずは形を整え、誠意を持って提出することから始めましょう。 コトバノモリは、あなたがこのピンチを乗り越えられるよう応援しています！