有休メールの書き方とマナー！そのまま使える状況別テンプレート

2026年3月15日

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「明日から有休を取りたいけれど、上司にどうやってメールすればいいんだろう…」

「忙しい時期に休むから、なんだか気まずいな」

そんな風に悩んで、メールの作成画面を前にフリーズしてしまった経験はありませんか？私も新入社員の頃は、「休む」と伝えるだけで心臓がドキドキしていたのをよく覚えています。

でも、安心してくださいね。有休メールは、決して「休んで申し訳ありません」と謝るためのものではありません。一緒に働く仲間が困らないようにするための「思いやりのバトン」なのです。

この記事では、有休メールを送る時の基本マナーから、そのままコピーして使える状況別のテンプレートまでをたっぷりご紹介します。

この記事の結論（大切なポイント）は、以下の3つです。

有休メールは「感謝」と「引き継ぎ」をセットにして伝える
理由は「私用のため」でOK！長々と書く必要はありません
コピペできるテンプレートを使って、サクッと確実な連絡をしよう

それでは、周りの人に「いいね！」と快く送り出してもらえる、素敵な有休メールの書き方を見ていきましょう！

はじめに：有休メールは「周りへの気遣い」を伝える手紙です

有給休暇（有休）を取ることは、働く人の大切な権利です。堂々とお休みして良いのですが、チームで仕事をしている以上、周りへの配慮は欠かせません。

なぜ口頭だけでなく、メールでも連絡するの？

「昨日、口頭で『来週の金曜日は休みます』って伝えたから、メールはいらないよね？」と思うかもしれません。しかし、ビジネスの場では「言った・言わない」の行き違いを防ぐために、必ずメールなどの文字で記録を残すのが基本のルールです。

例えば、あなたが休んでいる間に、別の部署の人から「〇〇さん、今日いますか？」と問い合わせがあったとします。その時、チームのメンバーが「〇〇さんは今日お休みです」とパッと答えられるのは、あなたの有休メールが共有されているからなのです。口頭だけだと、誰かが忘れてしまった時にパニックになってしまいますよね。

【重要】絶対に外せない有休メールの基本3カ条

上司や同僚から「しっかりしているな」と思われるために、以下の3つのポイントを必ず押さえておきましょう。

早めの連絡を心がけるお休みの予定が決まったら、できるだけ早く伝えましょう。理想は「休む日の1週間前〜3日前」までです。急な体調不良などの場合は仕方ありませんが、前もってわかっている予定なら、早ければ早いほど周りもスケジュールの調整がしやすくなります。
業務の引き継ぎを明確にする「休んでいる間、自分の仕事はどうなるのか」をはっきりさせておくことが一番の思いやりです。「急ぎの案件はありません」の一言があるだけでも、周りの安心感は全く違います。誰かに代わりをお願いする場合は、その人の名前もしっかり書きましょう。
感謝と配慮の言葉を添える「お休みをいただき、ありがとうございます」「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」といった、クッション言葉を添えましょう。この一言があるだけで、メール全体の印象がグッと柔らかく、温かいものになります。

【編集者からのワンポイントアドバイス】

私も過去に、「休みます」とだけ書いたそっけないメールを送ってしまい、上司から「進行中のあのプロジェクトはどうなってるの！？」と電話がかかってきて大焦りした失敗があります。それ以来、「現在持っている業務の状況」を必ず一言添えるようにしたら、安心して休めるようになりました！

【コピペOK】そのまま使える！状況別の有休メールテンプレート

それでは、実際に使える有休メールのテンプレートをご紹介します。

ご自身の状況に合わせて、以下のコードブロック内の文章をコピー＆ペーストし、「〇〇」の部分を書き換えて使ってくださいね。

1. スタンダードな事前申請（基本の型）

まずは、一番よく使う「事前にわかっているお休み」の申請メールです。旅行やリフレッシュなど、一般的なお休みの場合はこちらを使いましょう。

件名：有給休暇取得のお願い（〇月〇日）／あなたの氏名

〇〇課長
お疲れ様です。〇〇です。

誠に恐縮ですが、以下の日程で有給休暇をいただきたく、
ご連絡いたしました。

【取得日時】
〇月〇日（〇）終日

【理由】
私用のため

【休暇中の連絡先・引き継ぎについて】
・休暇中の急ぎのご連絡は、私の携帯電話までお願いいたします。
・現在進行中の〇〇の案件については、〇〇さんに引き継ぎをお願いしております。
・その他、緊急の対応が必要な業務はございません。

お忙しいところご迷惑をおかけして申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。

2. 急な体調不良・身内の不幸（当日の事後報告）

朝起きて熱がある、急な家庭の事情ができたなど、当日に休むことになってしまった場合のテンプレートです。この場合は、何よりも「スピード」が命です。始業時間の10分前までには必ず送りましょう。

件名：【勤怠連絡】本日お休みをいただきます／あなたの氏名

〇〇課長
おはようございます。〇〇です。

大変申し訳ありませんが、昨晩から発熱が続いており、
本日はお休みをいただきたく存じます。
（※身内の不幸などの場合は「急な家庭の事情により」などと書き換えます）

【本日の業務について】
・本日締め切りの〇〇のデータ作成につきましては、先ほど〇〇さんにチャットで代行をお願いいたしました。
・お客様との打ち合わせは、明日に日程変更のご連絡を済ませております。

急なお休みで多大なご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
明日は出社できるよう、本日は静養に努めます。

何卒よろしくお願いいたします。

【よくある失敗談】

体調が悪い時、「風邪をひきました」とだけ送ってしまう人が多いですが、上司が一番知りたいのは「今日の仕事はどうするのか」です。具合が悪くてつらい時こそ、最低限の引き継ぎやアポイントの変更状況だけは必ず書き添えましょう！

3. 長期休暇（旅行・帰省など）を取る場合

夏休みや年末年始、またはリフレッシュで数日間の連続したお休みを取る場合のテンプレートです。期間が長い分、周りへの影響も大きくなるので、より丁寧な引き継ぎが必要です。

件名：長期有給休暇取得のご報告（〇月〇日〜〇月〇日）／あなたの氏名

チームの皆様
お疲れ様です。〇〇です。

誠に勝手ながら、以下の期間で長期の有給休暇をいただきます。

【休暇期間】
〇月〇日（〇）〜 〇月〇日（〇）の〇日間
※〇月〇日（〇）より通常通り出社いたします。

【休暇中の業務引き継ぎについて】
休暇中の業務につきましては、以下の通り手配しております。

・〇〇プロジェクト進行管理：〇〇さん
・お客様からの代表電話・メール対応：〇〇さん

引き継ぎ資料は、共有フォルダの「〇〇」に保存しておりますので、
何かご不明点がありましたらそちらをご確認いただけますと幸いです。

不在中は皆様に多大なご迷惑をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

4. 半休・時間休を取る場合

「午前中だけ病院に行きたい」「市役所で手続きをするため2時間だけ遅れて出社したい」といった、1日ではなく数時間のお休みを取る場合のテンプレートです。

件名：午前半休（または時間休）取得のお知らせ／あなたの氏名

〇〇課長
お疲れ様です。〇〇です。

誠に恐縮ですが、私用のため、以下の通り午前半休（時間休）を
いただきたく存じます。

【取得日時】
〇月〇日（〇）午前中
※13:00には出社し、業務を開始する予定です。

【業務について】
・午前中に対応が必要な急ぎの案件はございません。
・不在中の緊急のご連絡は、携帯電話または社内チャットまでお願いいたします。
確認次第、折り返しご連絡いたします。

ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

上司から「いいね！」と思われる、有休メール5つのマナー

テンプレートを使ってメールの文章が完成したら、送信ボタンを押す前に「5つのマナー」をチェックしましょう。これらを意識するだけで、あなたの印象がグッと良くなりますよ！

1. 件名は「ひと目でわかる」ようにする

毎日たくさんのメールを受け取っている上司や同僚にとって、「何についてのメールか」がすぐにわからない件名はストレスになります。メールの件名だけで「誰が・いつ・何をするのか」が伝わるように工夫しましょう。

【件名の良い例・悪い例の比較】

評価	件名	理由
❌ 悪い例	お休みについて（〇〇）	いつ休むのかがわからないため、後から探しにくい
❌ 悪い例	〇月〇日に有給休暇をいただきますのでよろしくお願いいたします	長すぎて、スマホで見た時に途中で切れてしまう
⭕ 良い例	【有給休暇取得のお願い】〇月〇日／氏名	パッと見て要件と日付、誰からの連絡かがすぐにわかる
⭕ 良い例	【勤怠連絡】本日お休みをいただきます／氏名	「【】（隅付き括弧）」を使うと目立ち、緊急度が伝わりやすい

2. 休む理由は「私用のため」で問題なし！

有給休暇は、法律で認められた労働者の権利です。そのため、休む理由を事細かに説明する必要はありません。

旅行、推しのライブ、家でゴロゴロしたい……どんな理由であれ、基本的には「私用のため」と書けばOKです。ただし、忌引き（身内の不幸）や結婚による特別休暇など、会社から特別な手当や日数が付与される休暇の場合は、社内規定に従って「〇〇のため」と正確に記載しましょう。

3. 業務の引き継ぎ状況は必ず書こう

前半でもお伝えしましたが、これが最も重要です。「自分の仕事はちゃんとコントロールできていますよ」とアピールすることは、社会人としての責任感の表れです。

「〇〇の件は完了しています」
「急ぎの対応が必要な案件はありません」
「〇〇の件は〇〇さんに引き継いでいます」

このような一言があるだけで、上司は安心してあなたを休ませることができます。

4. 連絡手段は「会社のルール」を最優先に（チャットツールとの使い分け）

最近は、メールではなくSlackやTeams、Chatworkなどの「ビジネスチャット」で勤怠連絡をする会社も増えています。

「メールとチャット、どっちで送ればいいの？」と迷ったら、必ず自分の会社のルール（または部署のルール）に従いましょう。

もしルールがわからない場合は、先輩が過去にどのように連絡しているか履歴を確認するか、「有休の連絡はメールとチャット、どちらが良いでしょうか？」と直接聞いてみるのが一番確実です。

5. 宛先（To・Cc）は誰を入れるべき？

メールを送る際、「To（宛先）」と「Cc（共有）」の使い分けも大切です。

To（宛先）：直属の上司（決裁権を持っている人）
Cc（共有）：同じチームのメンバー、または関係するプロジェクトのメンバー

「To」には、あなたの有休を承認する立場にある上司を入れます。「Cc」には、「あなたが休むことで影響を受けるかもしれない人たち」を入れて、情報共有を行いましょう。

【編集者からのワンポイントアドバイス】

会社によっては「勤怠管理専用のメーリングリスト」が用意されていることもあります。宛先を間違えると、「休むって聞いてないよ！」というトラブルになりかねないので、入社したての場合や部署異動したばかりの時は、宛先のルールをしっかり確認しておきましょう！

【社外向け】取引先への「不在通知（自動返信）」も忘れずに！

社内への連絡が終わって「ホッ」とするのはまだ早いです！もしあなたが、お客様や取引先など「社外の人」と直接やり取りをする仕事をしているなら、メールの「不在通知（自動返信）」の設定を必ず行いましょう。

社外の人を不安にさせない不在通知の書き方

取引先から急ぎのメールが来たのに、丸1日返信がないと「あれ？どうしたんだろう？」「無視されているのかな？」と不安にさせてしまいます。

不在通知を設定しておけば、あなたが有休中であることを自動で伝えてくれるため、相手も「なんだ、お休みなら仕方ないな」と納得してくれます。

コピペで使える！社外向け自動返信テンプレート

お使いのメールソフト（OutlookやGmailなど）の自動返信機能に、以下の文章を設定しておきましょう。

件名：【不在通知】〇〇株式会社の（あなたの氏名）です

※このメールは自動返信にて送信されております。

いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社の（あなたの氏名）です。

誠に勝手ながら、以下の期間はお休みをいただいております。

【不在期間】
〇月〇日（〇）〜 〇月〇日（〇）

いただいたメールにつきましては、
〇月〇日（〇）以降に順次ご返信させていただきます。

お急ぎのご用件がございましたら、大変恐れ入りますが、
以下の連絡先、または担当の〇〇までご連絡をお願いいたします。

【緊急連絡先】
電話番号：03-0000-0000（代表）
担当者：〇〇（メールアドレス：oooo@example.com）

ご不便をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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〇〇株式会社　〇〇部
氏名（ふりがな）
電話：03-0000-0000
メール：your-email@example.com
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こんなときどうする？有休メールのよくある悩み（FAQ）

最後に、有休メールに関する「よくある疑問」にQ&A形式でお答えします。

Q1. 繁忙期だけど、どうしても休みたい時はどう書く？

A. まずは口頭で相談し、メールでは最大限の配慮を示しましょう。

どうしても忙しい時期に休まなければならない時は、いきなりメールを送るのではなく、まずは上司に「ご相談があるのですが…」と口頭で伝えましょう。その後、メールには「お忙しい時期に大変申し訳ありません」「ご迷惑をおかけして恐縮ですが」といったお詫びのクッション言葉を多めに入れ、引き継ぎを完璧に行うことが大切です。