「引き継ぎ資料の作成が終わらない！」 「デスクの片付けもしなきゃ……」 「挨拶回りのアポ取りで手帳が真っ黒！」
異動や退職が決まると、最終出社日に向けて目が回るような忙しさになりますよね。そんな中で、「あ、挨拶メールも送らなきゃ……でも、何て書けばいいの？」と焦っていませんか？
大丈夫、安心してください。 挨拶メールは、お世話になった方々へ感謝を伝え、あなたの印象を「素敵な人だったな」と決定づける最後のチャンスです。難しく考える必要はありません。
この記事では、忙しいあなたのために、そのまま使える「シチュエーション別テンプレート」と、事務的にならずに感謝を伝える「プロのひと手間」をご紹介します。
この記事でわかること
- いつ送る？：社内・社外別のベストな送信タイミングが一覧でわかる
- 何を書く？：取引先・上司・同僚、相手別の「失礼のない」コピペ用例文
- どう締める？：「また一緒に仕事がしたい」と思われる、心に残るアレンジ術
しっかり準備して、笑顔で次のステージへ進みましょう！
まずは基本を確認！ 挨拶メールを送る「タイミング」と「範囲」
挨拶メールで一番悩むのが「いつ送ればいいの？」「どこまで送ればいいの？」という問題です。 早すぎても「まだいるの？」と思われてしまいますし、遅すぎると「マナー知らず」と思われかねません。
まずは、失敗しないためのタイムラインを押さえましょう。
【図解】これで迷わない！ 送信タイミングのタイムライン
基本的には「社外が先、社内は後」です。社外への挨拶は業務の引き継ぎも兼ねているため、早めの対応が求められます。
| 送信相手 | 送信のタイミング | ポイント |
|---|---|---|
| 社外（取引先・お客様） | 退職・異動日の2〜3週間前 | 後任者との引き継ぎアポ調整が必要なため、公表解禁後すぐに行動しましょう。 |
| 社内（他部署・支社） | 最終出社日の数日前 〜 当日午前 | 直接挨拶に行けない拠点などには、少し早めに送ってもOKです。 |
| 社内（自部署・チーム） | 最終出社日の夕方（定時1時間前〜） | 業務が一段落した時間帯がベスト。朝一は忙しいので避けましょう。 |
コトクマ最終出社日の夕方は、片付けや急な挨拶対応でバタバタしがちです。 メールの下書きは、必ず前日までに作成して「下書き保存」しておきましょう！ 当日は「送信ボタンを押すだけ」の状態にしておくのが、スマートに去るコツですよ。
誰まで送る？ 送信範囲の決め方
「一度名刺交換しただけの人にも送るべき？」 これは本当によくある悩みです。基準はシンプルに「今後も関係を続けたいか」と「業務上の影響があるか」で判断しましょう。
- 必ず送る（個別送信推奨）
- 現在進行形で仕事をしている取引先
- 直属の上司、同じチームの同僚
- 特にお世話になったメンターや先輩
- 送ったほうが丁寧（BCC一斉送信でOK）
- 過去にお世話になった取引先
- 他部署だけど交流があった人
- 無理に送らなくてOK
- 一度挨拶した程度で、顔と名前が一致しない人
- 全社員（数百人規模の場合、社長や役員以外への全社メールは不要なケースが多いです。会社の慣習に従いましょう）
【現代の常識】メール？ チャット（Slack/Teams）？ どっちがいい？
最近はビジネスチャットを使う会社も増えていますよね。 「メールだと堅苦しいかな？」と迷うかもしれませんが、基本の使い分けは以下の通りです。
- 社外・目上の方・改まった挨拶：原則として「メール」
- 形として残りますし、最も礼儀正しい手段です。
- チームメンバー・同期・親しい間柄：「チャット（Slack/Teamsなど）」でもOK
- ただし、チャットは流れてしまいがち。「全体チャンネル」での挨拶とは別に、個別にDMを送るとより丁寧です。
【コピペOK】社外（取引先・お客様）への挨拶メール
社外へのメールは、単なる挨拶ではなく「業務連絡（引き継ぎ）」の側面が強いです。 相手を不安にさせないよう、以下の3点は必ず盛り込みましょう。
- 退職・異動の日付（いつまで担当か）
- 後任者の情報（名前・連絡先）
- これまでの感謝（定型文＋α）
基本のテンプレート（後任者あり・挨拶に行けない場合）
最もスタンダードな形式です。本来は直接伺うべきところを、メールで済ませる非礼をお詫びする言葉を添えます。
件名： 退職のご挨拶（株式会社〇〇 コトバ 太郎）
本文： 株式会社△△ 営業部 □□様
いつも大変お世話になっております。 株式会社〇〇のコトバ 太郎です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により、 来る〇月〇日を持ちまして退職することとなりました。 （※異動の場合は「〇月〇日付で××部へ異動することとなりました」）
本来であれば直接お伺いしてご挨拶すべきところ、 メールでのご連絡となりますこと、深くお詫び申し上げます。
在職中は、□□様には公私にわたり温かいご指導をいただき、 心より感謝申し上げます。 特に、昨年の〇〇プロジェクトでご一緒できたことは、 私にとってかけがえのない経験となりました。
後任は、弊社〇〇部の△△が担当させていただきます。 後日改めて、△△よりご挨拶のご連絡を差し上げますので、 何卒よろしくお願い申し上げます。
【後任者情報】 氏名：△△ △△（フリガナ） メール：yamada@example.co.jp 電話：03-xxxx-xxxx
最後になりますが、□□様の今後のご健勝と貴社のご発展を 心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。
株式会社〇〇 営業部 コトバ 太郎
後任者が決まっていない場合のテンプレート
後任が決まっていない、または担当制がなくなる場合は、「誰に連絡すればいいか」を明記して安心感を与えましょう。
（中略：挨拶部分は同じ）
なお、私の退職後の業務につきましては、 下記窓口（または上司の〇〇）にて引き継がせていただきます。
今後のご連絡につきましては、お手数ですが 下記までいただけますと幸いです。
【業務引継ぎ先】 担当部署：営業部 サポートデスク メール：support@example.co.jp 電話：03-xxxx-xxxx
ご不便をおかけすることとなり大変恐縮ですが、 万全の体制で引き継ぎを行っておりますので、 変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
（以下、結びの言葉へ）
【親密度別】ちょっとアレンジ！ 思い出を添えるテクニック
定型文だけだと、どうしても「事務的」な印象になります。 特に親しかった取引先には、本文の真ん中あたりに「その人だけのエピソード」を一文加えましょう。これだけで、受け取った側の感動が違います。
- 厳しいご指摘をくれた方へ 「□□様からいただいた『プロなら細部にこだわれ』というお言葉は、今でも私の仕事の指針になっています。」
- トラブルを一緒に乗り越えた方へ 「あの時のシステムトラブルで、夜遅くまでご対応いただいた際のお心遣いは、一生忘れません。」
- プライベートな話もした方へ 「打ち合わせの合間に、おすすめのキャンプ場を教えていただいたことも楽しい思い出です。」
コトクマ自分の具体的なエピソードが入っていると、相手は「自分のことを覚えていてくれたんだ」と嬉しくなります。 全員にする必要はありませんが、「この人とは今後も繋がりたい！」と思う相手には、ぜひ一手間加えてみてください。
退職後の連絡先（私用アドレス・SNS）は書いてもいい？
社外の方に個人の連絡先を教えるのは、慎重になるべきです。 しかし、「個人的に非常に親しい」「今後も情報交換したい」という相手なら、最後にさらっと添えるのはマナー違反ではありません。
【書き方の例】 もしよろしければ、今後は下記にてご連絡いただけますと幸いです。 （SNSで繋がらせていただけますと嬉しいです）
- 個人のメールアドレス：kotoba.taro@gmail…
- LinkedIn / Facebook：URLなど
注意： 会社のルールで「顧客との私的連絡の交換」が禁止されていないか、必ず就業規則を確認してくださいね！
【コピペOK】社内（上司・同僚・部下）への挨拶メール
社内への挨拶は、一緒に苦楽を共にした仲間だからこそ、少しだけ「素直な気持ち」を伝えても良いでしょう。 ただし、親しき仲にも礼儀あり。相手との距離感に合わせて使い分けるのがポイントです。
【一斉送信】「BCC」で送る際の必須マナーとテンプレート
部署全体や、他部署の関わりのある人たちへ一斉に送る場合は、必ず「BCC」を使用します。 （※TOやCCに大量のアドレスを入れると、受信者の個人情報が他の受信者に見えてしまうため、重大なマナー違反・セキュリティ事故になります！）
件名： 退職のご挨拶（経理部 コトバ 花子）
本文： 【BCCにて失礼いたします】
社員の皆様
お疲れ様です。経理部のコトバです。
この度、一身上の都合により、 〇月〇日を持ちまして退職することとなりました。
本来であれば、お世話になった皆様お一人お一人に 直接ご挨拶申し上げるべきところ、 メールでの一斉連絡となりますこと、ご容赦ください。
在職中は、至らぬ点もあったかと存じますが、 皆様の温かいご支援のおかげで、 〇年間、無事に務めることができました。 心より感謝申し上げます。
私の最終出社日は〇月〇日となります。 （※または「後任は〇〇が担当いたします」）
最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を 心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。
経理部 コトバ 花子
コトクマ一斉送信メールは「読み飛ばされやすい」ものです。 冒頭に【BCCにて失礼いたします】と入れることで、「あ、これはみんなに送っているんだな」と相手が瞬時に理解でき、返信不要のニュアンスも伝わります。
【上司・お世話になった先輩】感謝が伝わる個別メール
特にお世話になった上司には、定型文ではなく「指導してもらった具体的な内容」への感謝を綴りましょう。
本文（アレンジ例）： 〇〇課長
お疲れ様です。コトバです。 （中略：退職の報告）
〇〇課長には、入社当初の右も左もわからない時期から、 粘り強くご指導いただき、本当にありがとうございました。
特に、3年目の〇〇プロジェクトで大きなミスをした際、 「失敗は挑戦の証だ」と励ましてくださったことは、 今でも私の心の支えになっています。
あの時、課長に守っていただいたおかげで、今の私があります。 教わった「お客様第一」の精神は、新天地でも必ず活かしてまいります。
（中略：結び）
【同僚・同期】少しフランクでもOK？
苦楽を共にした同期や、仲の良い同僚には、少し肩の力を抜いたメッセージで「今後」に繋げましょう。
本文（アレンジ例）： 〇〇さん
お疲れ様です。コトバです。 （中略）
〇〇さんとは、研修時代から本当によく一緒に飲みに行き、 愚痴を聞いてもらいましたね（笑）。 〇〇さんがいてくれたおかげで、辛い時期も乗り越えられました。 本当にありがとう！
会社は変わりますが、また落ち着いたらご飯でも行きましょう。 連絡先は変わらないので、いつでもLINEしてね。
これからも〇〇さんの活躍を応援しています！
【部下・後輩】背中を押すメッセージ
置いていくことになる後輩たちには、不安を払拭するような「エール」を送るのが先輩としての最後の務めです。
本文（アレンジ例）： 〇〇さん
お疲れ様です。コトバです。 （中略）
急な報告になってしまってごめんね。
〇〇さんの成長スピードには、実はいつも驚かされていました。 最近では安心して仕事を任せられるようになり、 とても頼もしく思っています。
〇〇さんの「粘り強さ」があれば、どんな壁もきっと乗り越えられます。 自信を持って、これからも頑張ってね！
陰ながらずっと応援しています。
絶対にやってはいけない！ 挨拶メールのNG行動5選
「最後だから何でもいいや」は大きな間違いです。 去り際のマナー違反は、「あの人は最後にとんでもないことをしていった」という悪評として、長く語り継がれてしまいます。
これだけは絶対に避けてください！
1. BCCとTO/CCの使い間違い（情報漏洩リスク）
最も多い事故です。数百人のアドレスを「TO」や「CC」に入れて送信すると、全員に全員のメールアドレスが公開されてしまいます。 送信ボタンを押す前に、「宛先欄」が本当にBCCになっているか、指差し確認をしましょう。
2. ネガティブな退職理由を書く
「給与に不満があったため」「上司と合わなかったため」などの本音は、墓場まで持っていきましょう。 たとえ事実であっても、公のメールに残すのは品格を疑われます。退職理由は、万能の魔法の言葉「一身上の都合」で統一するのが鉄則です。
3. 機種依存文字や過度な装飾
親しい間柄なら良いですが、ビジネスメールで「ハートマーク」や「顔文字（ ^^) _旦~~」を多用するのは避けましょう。 また、環境によっては文字化けする記号（丸付き数字など）も避けた方が無難です。
4. 重要・機密情報の持ち出し
「挨拶メール」を装って、自分の私用アドレスに顧客リストやマニュアルを添付して送る行為。 これはマナー違反どころか、「情報持ち出し」という不正行為とみなされ、最悪の場合、損害賠償請求の対象になります。絶対にNGです。
5. 深夜・早朝の送信
最終出社日は忙しく、メール作成が深夜になってしまうこともあるでしょう。 しかし、深夜2時に届くメールは相手に「非常識」な印象を与え、通知で睡眠を妨げる可能性もあります。 メールの「予約送信機能」を活用し、翌朝の始業時間（9:00〜10:00頃）に届くように設定するのがスマートです。
こんな時どうする？ Q&A
よくある「これってどうなの？」という疑問をQ&A形式で解決します。AI検索（SGE）対策としても役立つポイントです。
Q. 挨拶メールへの返信は必要ですか？
A. 基本的には不要ですが、返すと好印象です。 一斉送信への返信は必須ではありませんが、個別に来たメールには返信するのがマナーです。一斉送信であっても、お世話になった相手なら「ご丁寧にご連絡ありがとうございます」と返すと、非常に丁寧な印象になります。
Q. 最終出社日に会えなかった人には？
A. メールの冒頭で「直接ご挨拶できず申し訳ございません」と添えればOKです。 外回りやテレワークですれ違うことはよくあります。メールを送ることで、きちんと義理を果たせます。
Q. 派遣社員の場合の挨拶範囲は？
A. 指揮命令者と、同じ部署のメンバーを中心に。 派遣元の営業担当に相談するのが確実ですが、基本的には「直接業務で関わった範囲」で問題ありません。
Q. 件名は変えたほうがいい？
A. 返信時は「Re:」をつけたままにするのが基本です。 相手は退職連絡への返信だとすぐに分かります。件名を完全に書き換えると、他のメールに埋もれてしまう可能性があります。
受け取った側はどうする？ 返信のマナーと例文
あなたが「送る側」ではなく、「受け取る側」になった時のために、返信のマナーも押さえておきましょう。
ポイントは「早さ」と「ねぎらい」です。退職者は最終出社日でメールチェックの時間が限られています。届いたらすぐに返信しましょう。
基本の返信テンプレート
件名： Re: 退職のご挨拶（経理部 コトバ 花子）
本文： 経理部 コトバ 花子様
お疲れ様です。〇〇です。 ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
この度は、ご退職されるとのこと、大変驚きました。 寂しくなりますが、コトバさんの新たな門出を心よりお祝い申し上げます。
在職中は、〇〇の件などで大変お世話になりました。 コトバさんの丁寧な仕事ぶりに、いつも助けられておりました。
新天地でも、コトバさんらしくご活躍されることをお祈りいたします。
今まで本当にありがとうございました。 どうぞお体にお気をつけて。
部署名 氏名
相手を労う「気の利いた一言」集
- 「新天地でのさらなるご活躍を、心よりお祈り申し上げます」（定番）
- 「〇〇さんがいなくなるのは寂しいですが、新しい挑戦を応援しています」（親しい相手）
- 「落ち着いたら、ぜひまた飲みに行きましょう！」（今後も繋がりたい相手）
- 「お体ご自愛ください」（健康を気遣う優しさ）
まとめ
異動や退職の挨拶メールは、形式的な義務ではありません。 これまであなたを支え、共に働いてくれた人々へ「感謝の気持ち」というギフトを贈る行為です。
完璧な文章でなくても構いません。 定型文にたった一言、「あなただけのエピソード」や「自分の言葉」を添えるだけで、そのメールは相手の心に残る特別なものになります。
「終わりよければすべてよし」。 素敵な挨拶メールで締めくくり、胸を張って次のステージへと羽ばたいてくださいね！ コトバノモリは、あなたの新しい挑戦を全力で応援しています。