会社の大掃除の連絡を任されたとき、「日時だけ知らせれば十分なのか」「分担や持ち物はどのように書けばよいのか」と悩むことはないでしょうか。
社員が参加する大掃除の社内案内では、「日時」「対象と場所」「担当」「準備と事前対応」「問い合わせ先」の5つを整理し、連絡の段階（最初の案内・前日の確認・変更）に合わせた文例へ自社で決まった内容を当てはめるのがスムーズです。受け取る側が「いつ、どこで、何を担当し、何を用意すればよいか」を迷わず把握できるようになります。
この記事では、社内メールですぐに使える3つの文例（最初の案内・前日確認・変更通知）と、分担表の簡単な記入例をご紹介します。
なお、この記事で扱うのは社員自身が参加して行う大掃除の案内です。清掃業者が入ることに伴う立ち入り制限や事前片付けの通知とは必要な案内内容が異なりますので、自社の清掃形態に合わせて活用してください。
大掃除のお知らせは、日時・担当・準備をまとめて伝える
大掃除の社内メールを作成するときは、いきなり文章を書き始めるのではなく、まず社内で決まっている基本情報を揃えましょう。必要な情報が箇条書きでまとまっていると、受信者が当日の動きを確かめやすくなります。
読む人の当日の動きが分かる案内に
社内で決まっている情報を、次の5つに整理してみましょう。
| 書くこと | 入れる内容 |
|---|---|
| 日時 | 【月日・曜日】【開始時刻】【終了予定】（集合時刻が異なる場合は明記） |
| 対象と場所 | 【対象部署／参加対象】【清掃する範囲】【集合場所】 |
| 担当 | 【担当する場所・分担表の参照先】【更新日や版】 |
| 準備と事前対応 | 【各自が用意する物】【会社が用意する物／受取場所】【社内で決めた事前対応と期限】 |
| 問い合わせ先 | 【担当部署・氏名・社内連絡先】（業務の都合で調整が必要な場合の連絡先） |
すでに別のファイルや共有フォルダで「清掃分担表」が作られている場合は、メール本文に表全体をすべて貼り付けるよりも、分担表の保存場所（リンクや共有フォルダのパス）と更新日・バージョンを明記する形が読みやすくなります。
「大掃除の案内はいつ送るべきか」という点については、何日前までに送るという画一的な決まりはありません。社内での業務調整や私物の片付け、必要な備品の準備にかかる時間を考慮し、無理のないタイミングで発信しましょう。前日の確認メールは、当日の集合や持ち物を再確認したい場合に送る追加の連絡として活用します。
企業によっては、年内の最終営業日に全社で大掃除を行い、その後に一年の労をねぎらう納会を開くといった事例もあります（参考：Ｓｋｙ株式会社の年末行事紹介）。自社の大掃除がどのようなスケジュールや体制で行われるかを確認し、確定した情報から文面に落とし込んでいきましょう。
必要な社内情報がすでに決まっている場合は、すぐ下のメール文例の選択から今の段階に合うものを選んでください。まだ日程や担当が決まっていない項目がある場合は、無理に文面を作らず、関係部署への確認を先に進めましょう。
最初の案内・前日・変更に合うメール文例を選ぶ
大掃除の連絡は、「初めて全体に知らせる案内」「前日のリマインド」「日時や担当が変わったときの通知」という3つの段階で、伝えるべきポイントが異なります。
自社の状況に合った文例を選び、【 】の部分を社内の決定事項に書き換えてお使いください。
分担表は、担当範囲・準備・確認先が分かる形にする
担当が複数に分かれる場合は、「誰がどこを担当するか」を分担表で示す方法があります。
大掃除の分担表は、細かな清掃手順まで詰め込む必要はなく、「場所・対象範囲」「担当・確認先」「準備・事前対応」を整理すると、案内文と照合しやすくなります。
| 場所・対象範囲 | 担当・確認先 | 準備・事前対応 |
|---|---|---|
| 【場所A・対象範囲】 | 【担当部署・班／確認先】 | 【社内で決めた準備・事前対応】 |
| 【場所B・対象範囲】 | 【担当部署・班／確認先】 | 【社内で決めた準備・事前対応】 |
分担表を作成・案内する際は、以下の点に配慮しましょう。
- 複数部署で使う場所の確認先：会議室や給湯室など、特定の部署に属さない共有スペースを割り当てる場合は、現場の連絡担当者が独断で決めるのではなく、管理部門や関連部署の間で事前に合意を取ってから記載します。
- 会社用意と個人準備の区別：バケツ、専用洗剤、ゴミ袋などの共用備品はどこで受け取れるのか、各自が持参すべきもの（軍手やマスクなど）は何があるのかを明確に分けておきます。
なお、メールではなく社内掲示板や回覧板で案内を出す場合も、必要な項目は同じです。メールの件名を「年末社内大掃除の実施について」といった見出しに変え、発信日と担当部署・連絡先を文書の上部に記載することで、そのまま社内掲示として活用できます。
送る前に、日付・分担表・確認が必要な内容を見直す
案内文が完成したら、送信ボタンを押す前に以下のチェックリストで内容を見直しましょう。特に日付や添付ファイルのリンクは間違いが起きやすいため、注意深く確認します。
- 日時・曜日の整合性：カレンダーと照らし合わせて月日と曜日が一致しているか、開始時刻と終了予定が正しいか
- 参加対象と範囲：案内を送る宛先（全社、特定フロア、特定部署）と、本文の対象範囲にズレがないか
- 分担表の参照先と権限：案内しているリンクやファイルが最新版か、参加対象者が閲覧できるアクセス権限になっているか
- 準備物・受取場所の明記：各自が用意するものと会社支給の備品が区別され、受取場所や事前片付けの期限が抜けていないか
- プレースホルダーの確認：【 】で囲まれた記入欄の置き換え漏れがないか、問い合わせ先の内線やメールアドレスが正しいか
特に変更メールを送る場合は、前回の案内に記載した古い日時や担当が本文に残っていないかを念入りに確認してください。
作業手順や安全確認についての注意点
脚立を使って窓を拭いた際に、脚立がぐらついて転落しそうになった事例が報告されています（参考：厚生労働省「職場のあんぜんサイト（脚立作業のヒヤリ・ハット事例）」）。また、床の拭き掃除による水濡れや、整理中の荷物が通路に放置されることは、つまずきや転倒の大きな要因となります（参考：厚生労働省「職場のあんぜんサイト（転倒災害）」）。
高所作業の手順、強力な洗剤の取り扱い、オフィス機器・サーバーの電源停止、重要書類やデータの廃棄ルール、体調不良等による欠席の扱いなどは、メール作成担当者が独断でルールを設けず、総務部門や安全衛生担当者に確認済みの手順を本文に記載しましょう。
文面の見直しが終わったら、社内の承認ルールに沿って確認を取り、送信の準備を整えてください。
なお、社内の大掃除と合わせて取引先や社外への年末年始休業を知らせる準備を進めている方は、年末年始休業のお知らせ・案内メールの書き方も併せて参考にしてください。また、大掃除後に社内で納会を行う予定があり、その進行や挨拶を確認したい場合は、納会の意味と挨拶のポイントをご覧ください。
参考資料
- Ｓｋｙ株式会社「Ｓｋｙ株式会社の年末行事について」（自社の年末行事としての社員一斉清掃事例）
- 厚生労働省 職場のあんぜんサイト「脚立で窓を拭いていた際のヒヤリ・ハット事例」（清掃作業時における高所作業の安全管理）
- 厚生労働省 職場のあんぜんサイト「転倒災害」（水濡れや放置物による転倒防止対策）